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Acccounting manager map (WHY (To long run (at beginning (最一開始的根本，是將帳務處理拿回來…

- - - - 教育
        
        報帳規則宣導
        
        憑證標準
        點我
        
        憑證範例補充
        點我
        
        審計相關事宜
        
        線上審計
        
        實際審計
        
        E&C填寫與發放
        
        憑證紙填寫注意事項
        
        1.左上或右上角寫分會-月份(EX.SCU-7)
        
        2.底下僅需填寫欄位(覆核+經辦)，欄位(分會長、財務長) 空白
        
        傳票累積黨填寫
        
        常發生錯誤
        
        2.原始金額未填
        
        3.憑證編碼編錯
        
        1.金額前NO金錢符號
        
        4.未加貸方(所有支出加總)
        
        可再進步之處
        
        1.如為分會內部帳(如呆帳費用不要填進來)
        
        2.幫忙案順序排憑證編碼
        (EX.從NTPU10807001到NTPU10807010)
        →google sheet 功能宣導
        
        如何教育、公式
    - - 詢問系統相關問題
        
        撥打(02)2503-9567，
        客戶代碼為1112264
      - 與文中連線
        
        截圖畫面
- - - - (一)、描述流程
        
        1.確認銀行帳目金額正確
        
        2.日記帳轉換成傳票累積檔格式
        
        3.匯入系統，並檢查是否有誤
        (資產負債表借貸平衡、是否完整輸入)
      - (二)、時間軸
        
        未有明確規範，但要抓好每半年產出財報給事務所的時間
    - - (一)、描述流程
        
        1.參與分會審計流程後，收集憑證與確認傳票累積檔填寫，
        以此再做複審，確認沒問題後，匯入系統
        
        2.待補審分會通過後，同樣做複審的動作，
        並完成全部分會匯入系統，以此結案，並針對分會問題做宣導教育
      - (二)、時間軸
        
        以每三個月為一循環
        
        3.第三個月：
        
        根據本次審計各分會常見問題做教育，
        並統整下次審計如何幫助他們改正與進步
        
        2.第二個月
        
        (1)等待補審分會補審，並向MCVP F&L確認
        
        (2)複審通過分會憑證，並找出各分會bug與常見問題
        
        (3)複審完畢可匯入系統
        
        1.第一個月(分會審計發生月)：
        
        (1)事前協助線上審計，確認審計時是否宣導教育，
        
        (2)主導實際分會審計，修正與輔導憑證審核標準
        
        (3)向分會收集E&C、傳票累積檔、憑證掃描
- - - - 一、如何從MC日記帳轉換成傳票累積黨
        
        步驟 (建立在雲端)
      - 二、系統注意事項
        
        (一)、每年初會計科目建立
        
        (二)、過去資料保存
        
        組織的根本(歷史帳目)
        
        請勿亂動，上面數據即使有誤，僅可在未結案的年分中變動，不可追溯更改
        
        數據分析
        
        分會平均年支出
        
        總會平均年支出、收入
      - 三、其他提醒
        
        (二)、便捷公式分享
        
        (一)、匯入後如何檢查是否有誤
        
        1.資產負債表(銀行帳目)：金額是否正確對應真實金額
        
        2.資產負債表(借貸)：兩者金額是否相同
        
        (三)、對資產負債表上數字的解讀
        
        工具：科目餘額表
        
        1.功能：整理出每一個數字怎麼組成
        
        2.常見問題
        
        (1).暫付款為負
        
        借方來源：OGX、ICX收入
        貸方來源：分會支出、年費收入、大會支出
        因貸方來源龐大，故暫付款長年為負，需調整為正
        
        (2).應付總會如何解釋
        
        主要構成為MC報帳款
        因總會為每兩個月發款，故如科目餘額表紀錄1-6月的帳，來源僅需從5、6月總會報帳款找即可，
        →如MC有晚發或提早發需特別註記
        
        (3).應收保險費為負
        
        總會保險費機制為向每月保險公司付款，並由參加交換計畫者付款給總會沖銷，
        故因不知兩者誰先發生，如先收到計畫參與者付款，則呈現負數
- - - - Why
  - - - 最一開始的根本，是將帳務處理拿回來我們自己做。
        尤其早期歷經過會科繁雜、憑證與日記帳對應不合等問題過多下，當時合作的會計室事務所KPMG人事精力耗費沉重，已討論到必須加費的程度。
        究其原因，是因為雙方的代溝與傳話成本過高，事務所不了解我們的分類方式，要求我們提出說明時，來來回回又過了一周，嚴重拖累到五月報稅季節進度。於是藉由討論，他們希望如果可以有一位非MCVP F&L，且了解AIESEC組織帳務的人，可以在交給會計事務所前先審核一遍，那會讓中間的溝通成本大幅降低，而這，也是Accounting manager的position誕生由來。
    - - 自2018年起，我們向文中資訊系統購買會計師計帳系統，未來每一筆帳務都會在總會辦公室電腦內建完成，想要查找過去帳務data，只要打開系統就可以找到，以此在資料保存上更進一步。
        尤其是收入/支出結構等數據分析，隨著我們逐年把財務數據留底在系統裡，未來想要做長期分析，數據的遺失將不再是問題，相信這樣F&L部門能更好的找到組織發展上的問題，以此期許未來F&L在AIESEC不僅僅只被別人認為是作帳的角色，更能像顧問那樣，提供有邏輯，有依據，專業的協助組織穩健成長