Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Ametikohtumiste ettevalmistamine (sisuline ettevalmistus (korraldaja ül)…
Ametikohtumiste ettevalmistamine
sisuline ettevalmistus (korraldaja ül)
tuleks läbi mõelda väga detailne plaan, kuidas valmistada ette selline kohtumine, et see kujuneks positiivseks, tulemuslikuks, täidaks oma eesmärgi ja saavutaks oodatava tulemuse
kohtumise eesmärgi määratlemine
ülesannete jaotamine
arutlusteemade ettevalmistamine
arutusele tulevate küsimuste määratlemine
kohtumise taktika, meetodite kooskõlastamine
võimalikke järelandmiste ja sobivate lahenduste ette nägemine
põhiliste ettepanekute, seisukohtade kokkuleppimine
1 more item...
Tegevused sekretäri jaoks:
seotud algusest lõpuni kohtumiste ettevalmistamise- korraldamise- ja teenindamisega
seotud ühe töölõiguga ärikohtumise programmist: nimekirja koostamine, kutsete väljasaatmine, külaliste vastuvõtmine, majutuse korraldamine jne
Tööülesannete jaotus sõltub sellest, kui suur on ärikohtumiste ulatus ja kas ärikohtumiste ettevalmistamiseks on loodud eraldi töörühm või korraldab ja teenindab kohtumist algusest lõpuni sekretär.
reklaamide ja kutsete välja saatmine
osalejatega side hoidmine
ametikohtumiste jaoks ruumide broneerimine
tehniliste vahendite organiseerimine
tõlkide tegevuse korraldamine
hotellikohtade broneerimine
transpordi tellimine
ametikohtumiste materjalide paljundamine, toimetamine, trükkimine
tehniliste töötajate tagamine
lisaprogrammide kooskõlastamine
sponsorite otsimine
korralduslik ehk tehniline ettevalmistus
(osaliselt sekretäri ül)
kohtumise aja ja koha kooskõlastamine
*vastavalt osalejate arvule ja org. võimalusele
osavõtjate määratlemine
tulemuslikumad koosolekud, kuni 10 inimest
kutsuda ainult vajalikud osalejad
osavõtjate informeerimine kohtumise toimumise ajast ja kohas
kutsete, päeva-, töökorra- ja otsuste kavandite ning vajalikke dokumentide saatmine osavõtjatele
*päevakord saata tutvumiseks paar päeva varem
kohtumise ruumi ettevalmistamine
osavõtjate istuma paigutamise kavandamine
nimesiltide ettevalmistamine
vajalikke tehniliste vahendite muretsemine
1 more item...
Järeltegevused:
kohtumise lõppedes tehakse kokkuvõte
tulemused vormistatakse otsuse, lepingu, kokkuleppena, koostööprojektina või märgitakse poolte seisukohad (eriarvamused) protokolli
olenemata sellest, kas kohtumine lõppes vormistatud tulemusega või mitte, palutakse kohtumisest osavõtjatel sageli kirjutada aruanne, mis võimaldab kohtumist analüüsida ja kavandada edaspidist tegevust