Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
AMETIKOHTUMISTE ETTEVALMISTAMIE (TEHNILINE: SEKRETÄR TEGELEB PÕHILISTE…
AMETIKOHTUMISTE ETTEVALMISTAMIE
TEHNILINE
: SEKRETÄR TEGELEB PÕHILISTE ÜLESANNETEGA JA PAKUB TEHNILIST TUGE.
Kohtumise aja ja koha kooskõlastamine: Sekretär peaks otsima koha kus koosolekut saaks pidada vastavalt koosoleku toimumise ajale, juhatajaga kooskõlastama aega ja kohta.
Osavõtjate informeerimine toimumise ajast ja kohast: Sekretär peab saatma kutsed osalejatele kas emaili teel, infotahvlile jne.
Kutsete, päeva-, töökorra- ja otsuste kavandite ning vajalikke dokumentide saatmine osavõtjatele: Sekretär peab õigeaegselt saatma vajaliku info ja dokumendid asjaosalistele.
Ruumide ettevalmistamine:Sekretär peaks valmistama ette koosoleku ruumi vastavate vahendite mida parasjagu vaja oleks. Oleneb koosoleku kohast ja suurusest.Vajalikd dokumendid, kirjutusvahendid, tehnilised vahendid, vesi, kohvi, snäkilaud jne.
Osavõtjate istuma paigutamise kavandamine: Sekretär peaks osalejad paigutama istekohtadesse vastavalt vajadusele.
Nimesiltide ettevalmistamine: Peale osalejate registreerimist peaks valmistama ette nimesildid, väiksematel koosolekutel lihtsamad nimesildid ja kui on suuremad koosolekud siis näiteks trükikojast tellida nimesildid.
Tehniliste vahendite muretsemine: Sekretär peab tagama, et oleks olemas kõik vajalikud vahendid koosoleku sujuvaks pidamiseks.
Osavõtjate registreerimise korraldamine: Sekretär peab korraldama registreerimise kas siis online vormis või muul viisil mis oleks võimalikult mugav registreerijatele.
Majutus: Sekretär peaks otsima vastavalt vajadusele majutuse osalejatele kes seda vajavad või valima sellise koha koosolekuks, kus osalejatel oleks mugav ööbida.
Transport: Sekretär peaks enne koosolekut uurima kas koosoleku kohta saab mugavalt sõita autoga, ühistrantspordiga. Vastavalt vajadusele korraldab ta transpordi osalejatele.
Toitlustamine: Sekretär peaks vajadusel korraldama ja tagama toitlustuse pakkuja.
SISULINE: KOKKUKUTSUJA, KORRALDAJA VASTUTAB SISULISE POOLE EEST
Ülesannete jaotamine: Juhataja peab enne koosolekut määratlema ära kes millise ülessandega tegeleb.
Kohtumise eesmärgi määratlemine: Juhatajal peab olema selgeks tehtud koosoleku eesmärk ka endale, et mitte kõrvale kalduda teemadest.
Arutlusteemade ettevalmistamine: Tuleks kindlasti teada täpselt mis teemadel arutletakse ja ei kaldutaks teemadest kõrvale.
Arutlusse tulevate küsimuste määratlemine:
juhataja peab jägima, et ei kaldutaks teemadest kõrvale.
Kohtumise taktika: Juhataja peab valima õige taktika, et kohtumine lõppeks soovitud eesmärgiga.
Võimalike järelandmiste ja sobivate lahenduste ettenägemine: Juhataja peab olema valmis ka natuke järele andma ja leppima ka olukorraga, et aegajalt tuleb anda ka veidi järele , et saavutada ligilähedane lahendus .
Põhiliste ettepanekute ja seisukohtade kokkuleppimine: Juhataja peab oskama selgitada kui oluline on omavaheline koostöö ja kokkulepete saavutamine organisatsioonile.
Päevakorra projektide väljatöötamine: Juhataja peaks valmistama ette projekti punkti haaval mismoodi peaks koosolekut läbi viima.
Vajalike dokumentide algmaterjalide ettevalmistamine: Juhataja peab olema ka ise ettevalmistunud koosolekuks vajalike dokumentidega.
Otsuse või lepinguprojektide ettevalmistamine: Juhataja valmistab ette vajalikud dokumendid ja laseb siis sekretäril need edasi saata asjaosalistele.
ALLIKAD:
http://materjalid.tmk.edu.ee/anne_ilp/Ametikohtumised/sisuline_ja_korralduslik_ettevalmistus.html
Heli Müristaja - Kai Tamula raamat Sündmus- ja koosolekukorraldus
https://sinulab.ee/wordpress/?p=2028&lang=en
http://web.ametikool.ee/jane/okj/?5._Rühma-_ja_meeskonnatöö:Rühmatöö_vormid