Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Sise- ja välissuhtlus (Otsesuhtluse kanalid ning sekretäri roll-
…
Sise- ja välissuhtlus
Otsesuhtluse kanalid ning sekretäri roll-
arenguvestlusel sekretär saab teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks
teemaseminar: kui on otsustatud teises keskkonnas teha seminar, siis sekretär organiseerib kõik vajaliku
koosolek: sekretär korraldab koosoleku jaoks vajaliku, vajadusel protokollib
infokoosolekud: info edastamine
road-show: anda tagasisidet
elektrooniliselt vahendatud kohtumised: kiirete küsimuste korral kiire pöördumine
üritused: nende korraldamine, hinnapakkumiste uurimine
Koosolekud- tavapärane osa org. töörutiinist, oluline selgitada, kas töötajad on rahul koosolekute toimumise, sageduse, läbiviimise ja sisuga
Infokoosolekud- edastatakse uudised org. ja selle arengu kohta ning org. puudutavad ebameeldivad uudised
Road-show- kui org. esindused/osakonnad asuvad erinevates kohtades, tehakse väljasõite, et suhelda kohapeal, tutvustada muutusi, anda tagasisidet ja kuulata arvamusi
Teemaseminarid- käsitletakse mõnd olulist valdkonda, sinna on oodatud kõik selle valdkonna töötajad. Räägitakse juhtide ootustest, headest ja halbadest kogemustest,
kuulutatakse välja aasta parimad spetsialistid
Elektrooniliselt vahendatud kohtumised- geograafiline vahemaa, e-kohtumised(nt videokonverents, Skype'i vahendusel), kiire tööülesannete lahendamine
Üritused- ühtekuuluvustunde tekitamiseks ja suurendamiseks, nt suvepäevad, spordiüritused, perepäevad, jõulupeod
Arenguvestlus- personalitöö oluline osa, tagasiside andmine töö kohta, ettepanekute kuulamine
**Elektroonilised infokanalid ja sekretäri roll-
e-kiri: info vastuvõtmine, registreerimine, edastamine(põhjendatud juhtumitel)
siseveeb: oleneb, kes on pandud haldamise üldvastutajaks või kes sisestab infomaterjale. See vastutus võib ka sekretäril olla
elektrooniline siseleht: info edastamine
Intranet ehk siseveeb- pakub infot org. töötajatele, tagasiside saamine, aja- ja asjakohane
Elektrooniline siseleht- ilmub kindlal ajal ja ilmub töötajateni e-postiga, org. sisesed uudised ja muutused, aitab kursis olla ka neil, kes igapäevaselt siseveebi ei kasuta
E-kiri- tavapärasem infoliikumiskanal, e-kiri saata vaid põhjendatud juhtumitel
Välissuhtlus
Uudis-päevakajaline, oluline ja usaldusväärne
sekretäri roll: üldiselt sekretärid ei kajasta uudiseid meediale ega esine avalikkuse ees
Pressiteade- organisatsioonide, avaliku elu tegelaste edastatud info olulise sündmuse, muutuse, kriisi või muu sarnase asja kohta
sekretäri roll: valmiskirjutatud pressiteate üle lugemine ja õigekirja kontroll
Pressikonverents- org. on uudisväärtusega sõnum, mis võiks pälvida meediahuvi ja leida laia avalikku kõlapinda
sekretäri roll: juhi korraldusel koostada kutsutute nimekiri ja saata neile õigel ajal kutse, leida ürituseks sobiv ruum ning valmistada see ette
Info paberil ja tahvlil
Teadetetahvel- infokanal org. kus arvuteid ei kasutata
sekretäri roll: infot kiiresti, selgelt ja lihtsal kujul üles panna
Vahendatud infokanalid- kõik e-kanalid
sekretäri roll: info saamine, edastamine, käsitlemine
Sekretäri suhtlus meediaga
- ajakirjanikuga suheldes olla avatud ja sõbralik, kuulata ära
- ajakirjanikult uurida enda jaoks olulist infot( uurida kes ta on, kust, mis teemaga seoses ja miks helistab)
- olla filter( teha selgeks, kui oluline on teema, millest ajakirjanik rääkida soovib)
- reageeri kiiresti( uurida ajakirjaniku käest, kui kiire on tal soovitud kommentaaride ja vastuste saamisega)
- luua ettevõttest positiivne kuvand
- mitte anda lubadusi, mida ei suudeta täita(nt kui lubatakse, et vastused saadetakse kellea neljaks, siis nii peaks see ka olema)
- mitte venitada
- võimalusel jagada ajakirjanikule kontakte