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Fases do Documento (Documento Permanente (Atividades / Funções (1-ARRANJO:…
Fases do Documento
Documento Permanente
Atividades / Funções
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2-DESCRIÇÃO: elaboração de instrumentos de pesquisa. índice, guias...
3-DIFUSÃO/ PLUBICIDADE: divulgação, aproximar da comunidade.
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Arquivo Corrente
Destinação
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2°- Tabela de Temporalidade
Criada por Comissão de avaliação Permanente
Determina o Prazo de Guarda e a Destinação Final
Aprovada por autoridade Competente de cada ente Politico
1° -Plano de Classificação (código)
Serve para tomada de decisão
Códigos Hierarquizados ---> Geral ---> Particular
Não é Predeterminado / Cada instituição decide como vai ser o seu
Se aplica ao Documento Corrente e Intermediário
Função e Atividade / Estrutura e Função
Protocolo :
serve para encontrar o Documento, saber onde ele estar
Conceito
a) Setores encarregados do RECEBIMENTO / REGISTRO/ DISTRIBUIÇÃO / MOVIMENTAÇÃO / FLUXO/ CURSO dos Documentos em curso
b) Denominação atribuída ao Próprio número de Registro dado ao Documento
c) Livro de Registro de Documentos Recebidos e/ou Expedidos
Atividade de Controle
Controle de Tramitação -
Quem faz a tramitação não é o protocolo, mas sim cada setor da instituição
Protocolo só controla a redistribuição entre setores
3°- Movimentação : Várias destinação dada aos documentos
Interna ---> Distribuição ( primeiro destino dado ao documento )
Externa / saído do Documento ---> Expedição
1 ° - Recebimento:
Entrada dos Documentos
Determinar se é Ostensivos(Registra) ou Particulares /Sigilosos ( Entregar para o Dono / Não registra)
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