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CAPÍTULO IV. MANUAL DE PROCESOS - Coggle Diagram
CAPÍTULO IV. MANUAL DE PROCESOS
El Manual de Procesos es el documento que contiene:
políticas, métodos y procedimientos
que permiten:
identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles, recursos e
interrelacionamientos de las unidades y procesos de la institución, en función del cliente
Objetivo
: fortalecer la gestión de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado, sobre la base del estatuto y estructura orgánica.
fundamentando la gestión institucional en hechos documentados, con las derivaciones que se generen y que facilite la operatividad y establecimiento de estándares de medición y control de la gestión organizacional y la satisfacción de los clientes usuarios.
Levantamiento de procedimientos
:permiten establecer tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial y al detalle
Nombre de la unidad administrativa: Se debe considerar las denominaciones de las unidades administrativas identificadas en el estatuto.
Producto: bien o servicio que satisface las necesidades y expectativas de los clientes.
Se debe considerar las denominaciones de los productos identificados en el portafolio de productos
Volumen y frecuencia:Es la descripción del número de veces que se realiza el producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal, mensual, trimestral.
Tareas: descripción al detalle de todos los pasos que deben ser realizados dentro de una actividad para la obtención de un determinado producto, los mismos que deben ser descritos en forma secuencial y cuya redacción debe denotar acción.
Responsables: Según la tarea identificada se deberá describir la denominación del puesto del responsable de su ejecución
Tiempo real: tiempo que efectivamente una persona está realizando dicha tarea, para lo cual se considerará los tiempos promedios entre lo mínimo y lo máximo de datos históricos.
Tiempo de demora: tiempo en el cual el documento esté en espera de una respuesta o de alguna acción que permita su continuidad, para lo cual se considerará los tiempos promedios entre lo mínimo y lo máximo de los datos históricos.
Mejoramiento de procedimientos:
El objetivo es garantizar que la organización tenga procesos que eliminen los errores, minimicen las demoras, maximice el uso de los recursos, sean adaptables a las necesidades de los clientes y sean de fácil entendimiento.
Organización para el mejoramiento
Comprensión del proceso
Modernización
Mediciones y controles
Mejoramiento continuo
Procedimientos mejorados
:
Nombre de la unidad administrativa, producto, volumen y frecuencia.
Insumos:Entradas, ingresos o inicio de un proceso (documentos, proyectos, bases legales y otros) que responden al estándar o criterio de aceptación definido
Proveedores:Persona u organización interna o externa que suministra insumos o entradas
Actividades:
Se identificarán todas las actividades secuenciales que se realizan para obtener el producto
La descripción de las actividades deben ser redactadas con verbos en infinitivo. En el caso de utilizar más de un verbo estos deben responder a acciones consecutivas y llevadas a cabo por la misma persona.
Considerar que una actividad esta constituida por un grupo de tareas relacionadas con esa actividad.
La descripción de cada actividad debe reflejar los resultados de la ejecución de las tareas.
Flujo de diagramación: Es la representación gráfica del recorrido del proceso, es decir refleja la secuencia de actividades y tareas del mismo, con la finalidad de entenderlo, controlarlo y rediseñarlo. Se representa a través de formas y símbolos gráficos.
Productos intermedios:Cada actividad debe identificar el resultado que se genera en el desarrollo de la misma. A este resultado se le llamará producto intermedio del proceso y el resultado de la última actividad será el producto final del proceso.
Cliente externo: aquel que se beneficia del producto o servicio que recibe y que es externo a la organización.
Especificaciones técnicas:es necesario conocer primero las necesidades de nuestros clientes sean estos internos o externos, a fin de transformarlas en requisitos de entrada