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RESOLUCION No. 046 DE LA SENRES, image, image, image, image, Conclusiones.…

- - - - La presente norma es de aplicación obligatoria en los procesos de diseño y reforma de estructuras organizacionales, que se ejecuten en las instituciones del Estado.
    - - Es el proceso dinámico mediante el cual una organización fortalece su estructura y comportamiento, orientado a aumentar la eficiencia y la eficacia en el funcionamiento institucional, para lo cual aplica principios, políticas, normas, técnicas y estrategias; y, se fundamenta en la especialización de su misión para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes usuarios.
    - - a) Mejorar la calidad de los servicios públicos.
      - b) Desconcentrar y descentralizar competencias de gestión operativa ,para dar una mejor atención a los clientes usuarios;
      - c) Desarrollar una acción sistémica donde las instituciones públicas formen parte de un proceso de Gestión Pública:
        
        Planificación Organización Dirección y ejecución Control
- - - - Los responsables de las unidades o procesos institucionales, motivarán y se involucrarán con la autoridad nominadora para el diseño organizacional o reestructuración de unidades, áreas, o procesos, sobre la base de la normativa legal, planificación estratégica y operativa, convenios nacionales e internacionales.
    - - Iniciar el proceso de reestructuración, previo su informe técnico y sobre la base de las políticas, normas e instrumentos técnicos emitidos por la SENRES.
    - - a) Administrar el proceso de diseño organizacional, b) Preparar los informes técnicos, c) Preparar proyectos o reformas de los reglamentos, d) Establecer los proyectos de políticas y normas organizacionales, e) Absolver las consultas que sobre diseño organizacional o reestructuración, f) Remitir la información que sea requerida por la SENRES, g) Preparar el plan de fortalecimiento institucional, h) Informar a la SENRES sobre el cumplimiento de la LOSCCA.
    - - a) Autoridad nominadora o su delegado; b) Un responsable por cada uno de los procesos; y, c) El responsable de la UARHs.
    - - a) Antecedentes; b) Objetivo del estudio; c) Análisis legal y técnico; d) Conclusiones; e) Recomendaciones; y, f) Anexos.
    - - Establecer los procesos técnicos de diseño organizacional, con el propósito de dotar a las instituciones de: políticas, normas e instrumentos técnicos, que permitan mejorar la calidad, productividad y competitividad de los servicios públicos, para optimizar y aprovechar los recursos del Estado.
- - - - Portafolio de productos. Cadena de valor. Estructura orgánica. Procesos.
    - - Constituye el conjunto integrado de productos que la institución ofrece a la sociedad para satisfacer sus necesidades y expectativas.
        
        PRODUCTOS PRIMARIOS
        
        Son aquellos productos que desarrollan las instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado, en cumplimiento de su normativa legal de creación, misión y de aquella que la complementa, con la finalidad de satisfacer a sus clientes externos.
        
        PRODUCTOS SECUNDARIOS
        
        Se generan en el nivel de apoyo y asesoría, pues su naturaleza no cambia y siempre se encargan de facilitar la entrega de recursos y prestación de servicios para el normal desarrollo de la gestión interna; por lo tanto, es necesario estandarizarlos, considerando los productos básicos que se deben elaborar en dichos niveles, sin que esto signifique que las organizaciones deban limitar la generación de productos, sino más bien, ampliar su portafolio, de acuerdo a las necesidades institucionales.
    - - La cadena de valor es la representación gráfica de las macro actividades estratégicas relevantes de una institución. Se define del análisis realizado a los productos primarios, sin que esto represente necesariamente que son unidades administrativas, sino que identifica el aporte de valor de las macro actividades que permiten el cumplimiento de la misión institucional.
    - - Para el diseño de la estructura orgánica se deben considerar y analizar los siguientes componentes:
        
        Unidades administrativas.
        
        Una estructura organizacional puede estar conformada por direcciones y departamentos a los cuales se denominarán unidades administrativas.
        
        Niveles jerárquicos.
        
        La jerarquía administrativa se refiere al número de niveles de administración que adopta una organización, para garantizar la realización de sus productos y en consecuencia, el alcance de sus objetivos.
        
        Líneas de autoridad y responsabilidad.
        
        Es el canal formal que define la autoridad y responsabilidad desde el más alto nivel hasta la base de la organización y viceversa; es el nexo entre todas las posiciones o niveles organizacionales.
        
        Organigrama estructural.
        
        Es la representación gráfica de la estructura organizacional. Sustenta y articula todas sus partes integrantes e indica la relación con el ambiente externo de la organización.
    - - Los procesos al interior de cada institución se agrupan en función del grado de contribución y valor agregado al cumplimiento de la misión institucional, se clasifican por su responsabilidad en:
        
        Procesos gobernantes
        
        Responsables de emitir políticas, directrices y planes estratégicos para el funcionamiento de la organización.
        
        Procesos habilitantes
        
        Brindar productos de asesoría y apoyo logístico para generar el portafolio de productos institucionales demandados por los procesos gobernantes, agregadores de valor y por ellos mismos.
        
        Procesos agregadores de valor
        
        Generar el portafolio de productos y/o servicios que responden a la misión y objetivos estratégicos de la institución.
- - - - es el documento que contiene políticas, métodos y procedimientos que permiten identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles, recursos e interrelacionamientos de las unidades y procesos de la institución, en función del cliente.
    - - Tiene como objetivo fortalecer la gestión de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado, sobre la base del estatuto y estructura orgánica.
    - - Los procedimientos permiten establecer tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial y al detalle.
        
        Nombre de la unidad administrativa. - Producto. - Volumen y frecuencia. - Tareas. - Responsables. - Tiempo real. - Tiempo de demora.
    - - cada responsable deberá calificar la tarea que realiza en función del análisis del valor, el cual determina si la tarea analizada agrega valor o no al proceso, sea esta a la organización o al cliente externo.
    - - El objetivo es garantizar que la organización tenga procesos que eliminen los errores, minimicen las demoras, maximice el uso de los recursos, sean adaptables a las necesidades de los clientes y sean de fácil entendimiento.
    - - Para establecer los procedimientos mejorados se considerará la información concerniente a:
        
        Nombre de la unidad administrativa
        
        Producto
        
        Volumen y frecuencia
        
        Insumos
        
        Proveedores
        
        Actividades
        
        Flujo de diagramación
        
        Productos intermedios y finales
        
        Clientes internos y externos
        
        Especificaciones legales y técnicas