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Gestão de documentos, O PGD deve, Objetivos, Níveis do programa de gestão…
Gestão de documentos
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Objetivos
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Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos
Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos
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Etapas
Utilização: protocolo, arquivamento, organização, recuperação da informação, elaboração das normas de acesso, criação de documentos essenciais.
Destinação: análise, avaliação, seleção, fixação dos prazos de guarda.
Produção: modelos de documentos, racionalização da produção, criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de informação, a gestão do correio eletrônico, a análise de sistemas, a produção e manutenção de programas de documentos vitais e o uso da informatização nesses processos.
Records continuum
Abordagem desenvolvida por pesquisadores australianos em que concebem a gestão integral dos documentos. Compreendendo o entorno digital e apoiando-se numa perspectiva antropológica, a gestão documental é unificada, não linear e contínua.
Os conceitos de transacionalidade e contextualidade são desenvolvidos na teoria do Records Continnum. A transacionalidade se define nas muitas formas de interação e relações humanas que são documentadas nos registros, de todos os tipos e em todos os níveis de agregação. Ao conceito de contextualidade concerne os ricos, complexos e dinâmicos contextos do registro que são o social, o funcional, de procedência, de criação e gestão documental ao longo do espaço-tempo.
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