Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
หน่วยที่4 การจัดทำรูปแบบเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019 - Coggle…
หน่วยที่4 การจัดทำรูปแบบเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019
การจัดพิมพ์รูปแบบเอกสาร
1.การจัดพิมพ์รูปแบบเอกสาร
การตั้งค่าหน่วยไม้บรรทัดเป็นเซนติเมตร
จะช่วยให้ผู้ใช้กำหนดค่าแท็บจะทำได้ง่ายกว่าหน่วยไม้บรรทัดเป็นนิ้ว เพราะค่าย่อยๆ ของหน่วยไม้บรรทัดมีความละเอียดมากกว่า มีวิธีการตั้งค่าหน่วยวัดไม้บรรทัดดังนี้
1) ให้คลิกปุ่มแท็บ File
2) คลิกปุ่มคำสั่ง Options
3) เลือกปุ่มคำสั่ง Advanced จะปรากฏหน้าต่าง Word Option
4) เลื่อนเมาส์มาที่ปุ่มคำสั่ง Display
5) เลือกหน่วยที่ปุ่มคำสั่ง Show measurements in units of : เลือกเป็น Centimeters
6) เสร็จแล้ว คลิกปุ่มคำสั่ง OK
การตั้งเค้าโครงหน้าเอกสาร
หลังจากตั้งค่าหน่วยวัดไม้บรรทัดเป็นเซนติเมตร ขั้นตอนต่อมาผู้ใช้งานควรกำหนดเค้าโครงหน้าเอกสารหรือระยะขอบหน้ากระดาษเสียก่อน สำหรับขนาดระยะขอบของกระดาษที่เป็นมาตรฐานของเอกสารทางวิชาการจะใช้กระดาษขนาด A4 เว้นระยะขอบ ดังนี้
ด้านบน 1.5 นิ้ว หรือ 3.81 เซนติเมตร ด้านล่าง 1 นิ้ว หรือ 2.54 เซนติเมตร ด้านขวา 1 นิ้ว หรือ 2.54 เซนติเมตร ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว หรือ 3.81 เซนติเมตร
1) ให้คลิกปุ่มแท็บ Layout
2) คลิกปุ่มคำสั่ง Page setup
3) ปรากฏกล่องโต้ตอบ Page Setup
4) คลิกที่ปุ่มคำสั่ง Paper (กระดาษ) เพื่อกำหนดค่า Margins (ระยะขอบ)
5) เลือกวางแนวหน้าเอกสารเป็นแบบ Portrait (แนวตั้ง)
6) Apply to (นำไปใช้กับ) เลือก Whole Document (ทั้งเอกสาร)
7) คลิกปุ่มคำสั่ง Set As Default (ค่าเริ่มต้น) > Yes
8) หลังเสร็จสิ้นการกำหนดระยะขอบเอกสาร คลิกปุ่มคำสั่ง OK
การตั้งค่าระยะห่างบรรทัด
โดยปกติการกำหนดช่วงระยะความห่างของช่องว่างความสูงของแต่ละบรรทัดให้เท่า ๆกัน เพื่อจัดหน้าเอกสารให้มีความพอดี เพราะหากว่าระยะบรรทัดมีความห่างเกินไปก็จะทำให้เอกสาร Word อาจจะไม่สวยงาม หรือปรับเพื่อให้สามารถจัดหน้าให้มีข้อมูลมากที่สุด
การตั้งค่าระยะห่างบรรทัดที่ใช้ในการทำเอกสาร
งานวิชาการ นิยมใช้ระยะห่างบรรทัดแบบ Single (หนึ่ง
บรรทัด) มีวิธีการดังนี
1) ในหน้าเอกสาร Word ให้คลิกริบบอนแท็บ Home หรือ Layout
2) คลิกปุ่มคำสั่ง ParagraphSettings
3) คลิกปุ่มคำสั่ง Indentationand Spacing (การเยื้องและระยะห่าง)
4) ในกลุ่มคำสั่ง Spacing กำหนดค่าในช่อง Before: = 0 pt, After: = 0 pt
5) ในกลุ่มคำสั่ง Spacing กำหนดค่าในช่อง Line Spacing: = Single, At: = ไม่มี
6) ในกลุ่มคำสั่ง Spacing ให้เลือก Don’t add space between paragraphs of thesame style (ไม่เพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าที่มีสไลต์เดียวกัน) จากนั้นคลิกปุ่ม OK
7) หากผู้ใช้ไม่ต้องทำการตั้งค่าค่าระยะห่างบรรทัดใหม่ทุกครั้ง ให้คลิกปุ่ม Set As Default > All documents based on the Normal dotm template > OK
การกำหนดรูปแบบตัวอักษรทั้งเอกสาร
ก่อนทำการพิมพ์ข้อมูลใดๆ ควรมีการกำหนดรูปแบบของตัวอักษรให้ตรงกับความต้องการในการนำไปใช้งาน ซึ่งในตัวอย่างนี้ จะกำหนดบังคับให้ทุกหน้าเอกสารใช้ฟอนต์ “TH SarabunPSK ” หรือกำหนดเป็นตัวอักษรเริ่มต้นในการพิมพ์
การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับหน้าเอกสารและการจัดการข้อความในเอกสาร มีดังนี้ิ
1) จากภาพที่ 4.6 ในหน้าเอกสาร Word ให้คลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์กระพริบในหน้าเอกสาร
2) คลิกริบบอนแท็บ Home > Font
3) จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Font
4) ในหมวด Latin text เลือก Font > TH SarabunPSK แบบ Regular (ปกติ) และขนาดตัวอักษร เท่ากับ 16
5) ในหมวด Complex scripts เลือก Font > TH SarabunPSK แบบ Regular และขนาดตัวอักษร เท่ากับ 16
6) คลิกปุ่มคำสั่ง Set As Default > All Documents Based On The Normal.dotm Template
7) คลิกปุ่มคำสั่ง OK
การแทรกหมายเลขหน้า
เปลี่ยนแปลงหมายเลขหน้า มีวิธีการแทรกเลขหน้าดังนี้
1) จากความต้องการในตัวอย่างข้างต้น ให้สร้างหน้าเอกสารเปล่า จำนวน 3 หน้า โดย
การคลิกที่แท็บ File > New > Blank document
2) เพิ่มจำนวนหน้าเอกสาร จำนวน 2 หน้า โดยให้คลิกริบบอนแท็บ Insert > Page >
Blank Page 2 หน้า รวมทั้งหมดจะมี 3 หน้าเอกสาร
3) เลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตัวอักษรตัวแรก บรรทัดแรก ในหน้าที่ 3 ของเอกสารที่สร้าง
4) คลิกเลือกที่ริบบอนแท็บ Layout (เค้าโครง) แล้วคลิก Breaks (แบ่ง) จากนั้นเลือก
Next Page (หน้าถัดไป) จะสังเกตเห็นว่าจะเริ่มที่หน้าถัดไป
5) เลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตัวอักษรตัวแรก บรรทัดแรก ในหน้าที่ 2 ของเอกสารที่สร้าง
6) คลิกเลือกที่ริบบอนแท็บ Layout (เค้าโครง) แล้วคลิก Breaks (ว่าง) จากนั้นเลือกNext Page (หน้าถัดไป) จะสังเกตเห็นว่าจะเริ่มที่หน้าถัดไป
7) หลังจากทำการแบ่งหน้าแล้ว ขั้นตอนต่อไปเป็นการแทรกหมายเลขหน้า โดยการเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตัวอักษรตัวแรก บรรทัดแรก ในหน้าที่ 3 ของเอกสารที่สร้าง
8) คลิกเลือกที่ริบบอนแท็บ Insert (แทรก) > Page Number (หมายเลขหน้า) > Topof Page (ด้านบนของหน้า) > เลือกรูปแบบ Plain Number 3 (ตัวเลขธรรมดา 3)
9) จะปรากฏเครื่องมือ Header & Footer (ส่วนหัวและส่วนท้าย) แสดงหมายเลขหน้า 3
10) หลังจากแทรกเลขหน้า ให้คลิกคลุมหมายเลขหน้าที่ 3 จากนั้นให้ทำการคลิกที่ Linkto Previous (ลิงก์กับส่วนก่อนหน้า) เพื่อยกเลิกเลือกใช้งาน
11) คลิกริบบอนแท็บ Insert ให้เลือกที่ Page Number จากนั้นเลือก Format Page Numbers… (จัดรูปแบบหมายเลขหน้า)
12) ปรากฏหน้าต่างโต้ตอบ Page Number Format (รูปแบบหมายเลขหน้า) ในช่องNumber format เลือกแบบ 1, 2,3, …
13) ในช่อง Page numbering (การใส่หมายเลขหน้า) เลือก Start at: 1 > คลิกปุ่ม OKจะได้ผลลัพธ์
14) คลิกเมาส์คลุมหมายเลขหน้าที่ 1 จากนั้นคลิกเพิ่ม Header from Top (หัวกระดาษจากด้านบน) เท่ากับ 2.54 เซนติเมตร
15) คลิกเมาส์เลื่อนไปหน้าที่ 2 จากนั้นให้คลิกคลุมหมายเลขหน้าที่ 2 โดยให้คลิกที่คำสั่ง Link to Previous เพื่อยกเลิกเลือกใช้งาน และแก้ไขรูปแบบ Number Format 1, 2, 3, …