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Documento, Registro y Archivo (Archivo (Conceptos relacionados con los…
Documento, Registro y Archivo
Documento
Documento en general
Patrimonio documental
(Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español)
La
exclusión o eliminación
de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico
deberá ser autorizada por la Administración competente
. En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
Acceso a los documentos del Patrimonio Documental
Con carácter general
, los
documentos
, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público
serán de libre consulta
a no ser que
1)
afecten a materias clasificadas
de acuerdo con la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales
2) o que la difusión de su contenido pueda entrañar
riesgos para la seguridad y la defensa del Estado
3) o
la averiguación de los delitos.
Tendrán
carácter secreto
, sin necesidad de previa clasificación, las
materias así declaradas por ley
. La calificación de materias como clasificadas
corresponderá exclusivamente, en la esfera de su competencia, al Consejo de Ministros y al Jefe de Estado Mayor de la Defensa
.
Las “materias clasificadas” serán
calificadas en las categorías de secreto y reservado
en atención al grado de protección que requieran. La cancelación de cualquiera de estas calificaciones será dispuesta por el órgano que hizo la respectiva declaración.
El Congreso de los Diputados y el Senado, tendrán siempre acceso a cuanta información reclamen, independientemente de su clasificación
, en la forma que determinen los respectivos
Reglamentos
y, en su caso, en
sesiones secretas
.
Esta ley sobre secretos oficiales dispone que los Órganos del Estado estarán sometidos en su actividad al principio de publicidad, salvo los casos en que por la naturaleza de la
materia
sea ésta declarada expresamente “
clasificada
”, de manera que
su secreto o limitado conocimiento queda amparado
por dicha ley.
Cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública
. Dicha autorización
podrá ser concedida
, en los casos de documentos
secretos o reservados
,
por la Autoridad que hizo la respectiva declaración
, y
en los demás casos por el Jefe del Departamento encargado de su custodia
.
Los
documentos
que contengan
datos personales
de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie
consentimiento expreso de los afectados
o hasta que haya transcurrido un plazo de
25 años desde su muerte
, si su fecha es conocida o,
en otro caso, de 50 años, a partir de la fecha de los documentos.
Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos que formen parte del Patrimonio Documental están obligados,
al cesar en sus funciones, a entregarlos
al que les sustituya en las mismas
o remitirlos al Archivo
que corresponda.
Forman parte del Patrimonio Documental
los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
los documentos con una antigüedad superior a los 40 años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
los documentos con una antigüedad superior a los 100 años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del Patrimonio Documental aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados anteriores, merezcan dicha consideración.
Definición
Se entiende por documento toda
expresión
en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material
, incluso los soportes informáticos.
Documento administrativo
Copias realizadas por las AP =>
(Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.)
Documentos aportados por los interesados =>
(Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.)
Características
Producen efectos
: no cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos, etc. Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son
emitidos por un órgano administrativo
: el emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce -es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión
cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
Documentos emitidos por las AP=>
(Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.)
Funciones
Función de
constancia
: el documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de
comunicación
: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna -entre las unidades que componen la organización administrativa -como externa- de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Tipos
Documentos de
iniciación
:
Acuerdo de iniciación del procedimiento.
Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud.
Petición de mejora voluntaria de la solicitud.
Acuerdo de adopción de medidas provisionales.
Acuerdo de acumulación de procedimientos.
Acuerdo de práctica simultánea de trámites.
Documentos de
instrucción
:
Acuerdo de apertura de un período de prueba.
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas.
Oficio de petición de informe preceptivo no determinante.
Oficio de petición de informe facultativo.
Citación de comparecencia.
Concesión del trámite de audiencia.
Acreditación de la notificación.
Acuerdo de tramitación de urgencia.
Acuerdo de apertura del período de información pública.
Documentos de
terminación
:
Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado.
Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen.
Resolución tipo.
Resolución de inadmisión.
Certificación de acto producido por silencio administrativo.
Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto.
Clasificación
Legal
Públicos
: son aquellos que, autorizados por un
Notario o funcionario público
competente, acreditan los hechos, las manifestaciones de voluntad a que se refieren y su fecha; producen efectos frente a terceros.
Privados
: son los realizados
únicamente
con la
intervención
de las
partes interesadas
, o con testigos, pero sin mediar notario ni funcionario; producen efectos sólo entre las partes.
Históricos
: son documentos que
reflejan hechos asociados en una época
, con la finalidad de dejar constancia de ello para el futuro.
Oficiales
. documento oficial es un soporte que
contiene información emanada de la Administración y es apto para ser incorporado a un expediente
. Dentro de los oficiales tenemos los siguientes tipos de documentos:
Documentos
administrativos
. Es el emanado de una administración pública, generado por un órgano administrativo, apto para incorporarse a un expediente administrativo.
Los hay de:
Documentos administrativos de
constancia
: diligencias, certificaciones.
Documentos administrativos de
comunicación
: notificación,
requerimiento, citación, emplazamiento.
Documentos administrativos de
instrucción
: informes, dictámenes
Con el paso del tiempo, gran parte de los documentos administrativos han adquirido un valor histórico, perdiendo paulatinamente su valor administrativo inicial
Documentos
parlamentarios
: son los emanados de los órganos legislativos: leyes, proposiciones de ley, cuestiones de confianza, preguntas, interpelaciones, proposiciones no de ley, reglamentos, resoluciones de las cámaras, etc.
Documentos
judiciales
: son los emanados de los órganos jurisdiccionales: diligencias y providencias, autos y sentencias y ejecutorias.
Otras clasificaciones
Por su contenido y finalidad:
Históricos: cuya finalidad es probar hechos históricos.
Jurídico administrativos: cuyo contenido encierra un derecho, una obligación o mandato y tienen carácter probatorio.
Documentales en general.
Según su forma y confección:
Gráficos, por ejemplo un manuscrito.
Tipográficos, ejemplo un libro.
Iconográficos, como grabados, fotos, planos, cuadros, etc.
Plásticos, como sellos, monedas, medallas, y objetos de relieve sobre metal, yeso, etc.
Fónicos, como los discos de vinilo, compactos de música, etc.
Audiovisuales, como diapositivas, películas de cine, videos, etc.
Informáticos, como disquetes, discos duros, compactos, etc.
Por su origen:
Primarios: documentos que transmiten la información directamente, como un manuscrito, un libro, un mapa, etc.
Secundarios: documentos elaborados a partir de un documento primarios, como revistas, resúmenes, revistas, BBDD, etc.
Terciarios: documentos elaborados a partir de un documento secundario, como las bibliografías y los thesaurus.
Registro
(Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.)
Archivo
Definición
Se incluye también en el concepto de archivos las entidades
, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen,
conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos
.
Son archivos los
conjuntos
orgánicos
de documentos
,
o
la
reunión de varios de ellos
, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Quedarán sometidos al régimen que la ley establece para los Bienes de Interés Cultural los inmuebles destinados a la instalación de Archivos, así como los bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español en ellos custodiados.
Conceptos relacionados con los archivos:
a)
Sistema archivístico
: conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
b)
Documento de archivo
: ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
c)
Documento electrónico
: la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
d)
Expediente electrónico
: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
e)
Ciclo vital de documentos
: son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.
f)
Calendario de conservación
: es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.
g)
Identificación
: es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
h)
Valoración documental
: es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.
i)
Eliminación de documentos
: consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
j)
Metadato
: se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.
Derecho de acceso a documentos y archivos
procedimiento
común para el
acceso
a los documentos obrantes en los archivos de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella
Los sistemas de información archivística deberán
garantizar el uso de las lenguas cooficiales
del Estado en los términos previstos en la Ley 39/2015.
La
solicitud de acceso
a documentos podrá presentarse a través de los medios y en los términos establecidos en la Ley 39/2015 y
se dirigirá al responsable del archivo
que los custodia.
En todos los archivos existirá un
modelo normalizado de solicitud
a disposición de los interesados, que igualmente estará disponible en la sede electrónica del correspondiente Departamento o entidad de Derecho Público.
En la solicitud deberá
indicarse
con claridad el
documento
o conjunto de documentos a los que se refiere, así como la
identidad del solicitante
y una
dirección
, a efectos de
comunicaciones
.
Las
resoluciones
de las solicitudes de acceso y de consulta directa se
notificarán por escrito
al solicitante, con indicación de los
recursos
que procedan contra las mismas, el
órgano
administrativo o judicial ante el que deban interponerse y el
plazo
para hacerlo.
La
resolución
de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y
notificarse
en el plazo máximo de
1 mes
desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.
Cuando el volumen de lo solicitado, su emplazamiento o las dificultades para su reproducción así lo justifiquen,
el plazo para resolver podrá ampliarse por otro mes
. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin haberse notificado resolución expresa, la solicitud de acceso se entenderá estimada.
La estimación de la solicitud de acceso o de consulta conllevará el derecho a
obtener copia
de los documentos solicitados,
salvo
en los siguientes supuestos:
a) Cuando los documentos
no sean de libre consulta
.
b) Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato determinado debido a la
carencia de equipos apropiados o al excesivo coste de la misma
.
c) Cuando la reproducción suponga vulneración de los derechos de
propiedad intelectual.
No será necesario motivar
la solicitud de acceso a documentos. No obstante, el solicitante
podrá exponer los motivos
de su petición, que se tendrán en cuenta en la tramitación y resolución de la solicitud.
Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos
incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma, en los términos establecidos en el presente capítulo sin perjuicio de las exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes.
El responsable del archivo ofrecerá la asistencia que sea necesaria para facilitar el ejercicio del derecho de acceso, teniendo en cuenta las necesidades especiales de algunos colectivos.
Acceso restringido
Serán de acceso restringido
los
documentos clasificados
según lo dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales,
Los documentos clasificados como secretos oficiales de Estado estarán excluidos de la consulta pública, sin que pueda concederse autorización para el acceso en tanto no recaiga una decisión de desclasificación por el órgano competente para realizarla.
los declarados reservados por una norma con rango de ley
aquellos que contengan datos personales.
La solicitud de
acceso
a documentos que contengan datos personales referidos exclusivamente al propio solicitante
se regirá por la normativa de protección de datos personales
.
El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la intimidad o a la seguridad de las personas, o
que tengan la consideración de especialmente protegidos
en los términos de la normativa de protección de datos personales será posible siempre que medie el
consentimiento expreso y por escrito de los afectados.
El acceso a documentos que contengan
datos nominativos o meramente identificativos
de las personas que no afecten a su seguridad o su intimidad, será posible cuando
o el solicitante acredite la
existencia de un interés legítimo
en el acceso.
A estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística.
el
titular de los mismos haya fallecido
Se concederá el
acceso
a documentos que contengan datos de carácter personal,
sin necesidad de consentimiento
de sus titulares,
cuando se proceda previamente a la oportuna disociación
.
los documentos que contengan información cuya difusión
pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva de ciudadanos e instituciones,
El acceso a documentos excluidos de pública consulta será restringido y quedará condicionado, con las excepciones y especialidades previstas en la ley, a la obtención de autorización previa.
La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado.
Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante. La autorización, que podrá denegarse en razón de las necesidades de organización de los servicios o de la garantía del carácter restringido de determinados fondos obrantes en los archivos, determinará las condiciones en que deba realizarse la entrada
La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse.
Sistema español de archivos
El Sistema Español de Archivos comprende el
conjunto de órganos, centros, sistemas y medios
que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de
desarrollar los servicios archivísticos
para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos.
Forman parte del Sistema Español de Archivos:
a) El Sistema de Archivos de la
AGE y sus organismos públicos
.
El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.
Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.
b) Los sistemas
archivísticos autonómicos, provinciales, locales,
en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.
c) Los archivos de todo tipo de
entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios
.
La
Subdirección General de los Archivos Estatales
, dependiente de la Dirección General de Bellas Artes, adscrita al Ministerio Cultura y Deporte, es la encargada de:
a) La gestión de los archivos de titularidad y gestión estatal adscritos al Departamento, y el asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal dependientes de otros Ministerios.
b) La creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal.
c) La coordinación del Sistema Español de Archivos y la cooperación con otras Administraciones y entidades públicas o privadas en materia de archivos.
La cooperación archivística
La cooperación archivística comprende los vínculos que, con carácter
voluntario
, se establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar información y servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos.
Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos
se regularán en los respectivos convenios de colaboración que se suscriban con las Comunidades Autónomas
. Las Comunidades Autónomas ostentan la titularidad de sus archivos
La Administración del Estado promoverá la comunicación y coordinación de todos los Archivos de titularidad estatal existentes en el territorio español
. A tal fin podrá recabar de ellos cuanta información considere adecuada, así como inspeccionar su funcionamiento y tomar las medidas encaminadas al mejor cumplimiento de sus fines, en los términos que, en su caso, dispongan los convenios de gestión con las Comunidades Autónomas.
Creación de archivos
La Administración del Estado podrá crear, previa consulta con la Comunidad Autónoma correspondiente
, cuantos Archivos considere oportunos, cuando las necesidades culturales y sociales así lo requieran y sin perjuicio de la iniciativa de otros organismos, instituciones o particulares.
Los Archivos de titularidad estatal y carácter nacional serán creados mediante Real Decreto
Los Bienes integrantes del Patrimonio Documental y Bibliográfico custodiados en Archivos no podrán salir de los mismos sin previa autorización, que deberá concederse mediante Orden ministerial.
Con carácter general, los archivos integrados en el Sistema desarrollarán las siguientes
funciones
, en todas las fases del ciclo vital de los documentos:
a)
Garantizar el acceso
de los ciudadanos a los documentos públicos.
b)
Facilitar a las unidades productoras el acceso
a sus documentos.
c)
Dar
a los documentos el
tratamiento técnico archivístico adecuado.
d)
Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación
, en cuanto a los plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de archivo.
e)
Colaborar
en el desarrollo de los
programas de digitalización, reproducción, descripción, planes archivísticos y otras actuaciones
que puedan impulsarse desde los órganos de decisión del Sistema.
f)
Emplear
las
nuevas tecnologías
en el desarrollo de sus funciones y actividades.
g)
Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación
de los documentos y expedientes electrónicos recibidos o almacenados.
<=Archivo electrónico de documentos
(Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.)
La Coordinación archivística
Cada Departamento ministerial asegurará la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los Organismos a él vinculados para el mejor cumplimiento de lo preceptuado en la ley y en los reglamentos que se dicten para su aplicación.
Igualmente, cada Departamento podrá constituir un
Grupo de Trabajo para la coordinación de los archivos
que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos.
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos está adscrita al Ministerio de Cultura y Deporte, a través de la Dirección General del Bellas Artes.
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como finalidad el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la
calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella
, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
Le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:
a) Los
plazos de permanencia
de los documentos administrativos
en cada uno de los diferentes tipos de archivos
de oficina o gestión, central, intermedio e histórico.
b) Las
transferencias
, una vez cumplidos los plazos de permanencia,
entre cada uno de los tipos de archivos
.
c) La
accesibilidad y utilización de los documentos
y series documentales.
d) Las
propuestas de eliminación de documentos
o series documentales y, en su caso,
de conservación
de su contenido en
soporte distinto
al original en que fueron producidos.
CLASES DE ARCHIVOS
Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en:
A) Archivos de oficina o de gestión:
Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones:
Apoyar la gestión administrativa.
Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
Transferir los documentos al Archivo central.
Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.
Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los
documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.
Una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento.
B) Archivos generales o centrales
de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos:
Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los
documentos, una vez finalizada su tramitación
.
El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:
1.º Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.
2.º Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.
3.º Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
4.º Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.
5.º Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados.
6.º Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
7.º Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.
8.º Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.
Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian, comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
C) Archivo intermedio:
El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos,
una vez finalizada su fase activa
.
El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura y Deporte, tiene las siguientes funciones:
1.º Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
2.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.
3.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
4.º Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.
5.º Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
6.º Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
7.º Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.
D) Archivos históricos:
Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos
pertenecientes al patrimonio histórico documental español
.
Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura y Deporte.
El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado.
Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura y Deporte, son:
a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración.
b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas.
e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.
CRITERIOS DE ORDENACIÓN
La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación.
Lo primero será ordenar las secciones, entendiendo por sección la documentación resultante de las actividades de la entidad productora.
Las secciones deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas (nivel jerárquico)
Si se ordenan funcionalmente se hará cronológicamente
Si son similares, por un orden lógico
A continuación se ordenarán las series dentro de las secciones, siguiendo el orden determinado por su importancia o por otros criterios como el volumen o por el orden alfabético de los tipos documentales.
Por último es preciso ordenar los documentos dentro de las series.
Criterios de ordenación:
Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos – años – meses – días. Ej: Libros de Registro de Entrada y Salida.
Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej: Expedientes personales.
Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. La numeración correlativa hay que hacerla para cada serie y anualmente.
Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Muy válido cuando hay un gran volumen documental, por ejemplo en el caso de la correspondencia; aquí los documentos se ordenan por conceptos y dentro de ellos por orden cronológico.