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Servicios de información administrativa Real Decreto 208/1996, de 9 de…

- - - - Esta unidad tendrá una interrelación activa y permanente con los centros directivos, entidades y organismos del Departamento, que deberán transmitir las variaciones que se produzcan en sus bases de datos, y que pudiesen afectar a la información general o particular requeridas por los ciudadanos sobre sus específicas áreas y materias de gestión; sin perjuicio de ello, deberán dar respuesta a las consultas puntuales que la citada unidad departamental les formule.
      - Desarrollarán, dentro de sus respectivos Ministerios, las siguientes funciones:
        
        a) Dirigir las oficinas de información y atención al ciudadano del Departamento, incluidas las sectoriales de ámbito territorial que dependan funcionalmente del mismo, así como coordinar las correspondientes a las entidades de derecho público vinculadas o dependientes del Departamento, sin perjuicio de las funciones de esta índole que tenga atribuidas la Comisión Ministerial de Información Administrativa, así como las oficinas de información y atención al ciudadano dependientes de las Delegaciones del Gobierno en las Comunidades Autónomas, de los Gobiernos Civiles y de las Delegaciones Insulares del Gobierno.
        
        b) Crear y mantener actualizada la base de datos de información administrativa del Departamento, para su explotación conjunta con otros órganos administrativos, desarrollando una relación de cooperación y colaboración en materia informativa.
        
        c) Aportar apoyo documental y técnico preciso a las demás unidades de información administrativa del Departamento.
        
        d) Impulsar y supervisar el intercambio de material informativo entre los distintos centros directivos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes del Departamento.
        
        e) Participar en la elaboración y distribución de las publicaciones y demás medios de difusión informativa del Departamento, y mantener actualizado un catálogo de los mismos, sin perjuicio de las competencias atribuidas a las unidades editoras departamentales.
        
        f) Colaborar activamente con la Comisión Ministerial de Información Administrativa, gestionando los asuntos que ésta le encomiende.
        
        g) Representar al Departamento ante los órganos colegiados de información administrativa.
      - Las unidades departamentales de información administrativa realizarán necesariamente los siguientes cometidos de gestión interna:
        
        a) De obtención, tratamiento y actualización permanente de la información, incluyendo la elaboración de bases de datos propias.
        
        1.º Relación permanente con las fuentes orgánicas de la información.
        
        2.º Tratamiento de las fuentes documentales.
        
        3.º Creación y mantenimiento de las bases de datos propias.
        
        4.º Acceso a los registros, o a la parte de ellos, de las bases de datos del Departamento, necesarias para la prestación de la información referida en el artículo 5.2 de este Real Decreto.
        
        5.º Elaboración de los textos de las publicaciones informativas.
        
        6.º Entrega de dichos textos y de las bases de datos para su explotación y actualización a las fuentes de la información.
        
        b) De distribución y difusión de la información, tanto a las unidades dependientes de la propia organización como a las unidades exteriores.
        
        1.º Recepción de los textos de las publicaciones para su diseño y reproducción, sin perjuicio de las competencias atribuidas a las unidades editoras departamentales.
        
        2.º Distribución a las unidades dependientes de la propia organización.
        
        3.º Distribución a las unidades exteriores.
        
        4.º Difusión general de las publicaciones y de las bases de datos según su destino, con la misma salvedad que en el subpárrafo 1.º de este mismo párrafo.
        
        5.º Mantenimiento de las bases de datos de difusores intermedios o mediadores sociales.
        
        6.º Utilización de la imagen del Departamento.
        
        c) De catalogación de publicaciones informativas, tanto del repertorio de la propia unidad como del resto de publicaciones de otras Administraciones Públicas de interés para la propia unidad. Se incluye también el Informe preceptivo, no vinculante, en el proceso de la elaboración de los impresos y las publicaciones de la unidad destinados al público.
        
        1.º Repertorio de la propia unidad.
        
        2.º Creación y mantenimiento de bases de datos y catálogos de publicaciones informativas del resto de las Administraciones públicas de interés para la información de la unidad.
        
        3.º Informe preceptivo, no vinculante, en el proceso de la elaboración de los impresos y las publicaciones de la unidad destinados al público.
        
        d) De publicidad y difusión de la imagen de la información administrativa.
        
        1.º Promoción de la información administrativa de la unidad.
        
        2.º Colaboración en el diseño y mantenimiento de la imagen de identidad en rótulos y material impreso del Departamento.
        
        3.º Participación en las campañas informativas y de publicidad del Departamento, para asegurar la coordinación en ellas de su estilo y de la imagen de identidad.
      - En cada Ministerio el titular de la Subdirección General que tenga encomendada la competencia sobre la información administrativa ostentará la jefatura de la unidad departamental de información administrativa.
    - - El Centro de Información Administrativa del Ministerio de Política Territorial y Función Pública se halla adscrito a la Subdirección General de Transparencia y Atención al Ciudadano, dependiente de la Dirección General de Gobernanza Pública.
      - Desarrollará las funciones propias de las unidades departamentales de información administrativa, y además:
        
        a) Mantener actualizadas y distribuir las bases de datos de la Administración General del Estado.
        
        b) Sostener un sistema de información administrativa al ciudadano, sobre los servicios públicos y trámites de toda la AGE, mediante el establecimiento y coordinación de centros y oficinas centralizadas de información.
        
        c) Cooperar en el desarrollo de las unidades y oficinas de información de los demás Departamentos y organismos de la Administración General del Estado, manteniendo la coordinación entre ellos.
        
        actuará también como coordinador territorial de la información administrativa para asegurar la conexión funcional permanente de las unidades de información administrativa territoriales entre sí y con el propio Centro de Información Administrativa.
        
        Para ello dirigirá grupos de trabajo con los representantes de la información administrativa de las Delegaciones del Gobierno en las CCAA
        
        Los Delegados del Gobierno en las Comunidades Autónomas designarán los representantes de la información administrativa que deben formar parte de los grupos de trabajo
        
        cuyas funciones consistirán principalmente
        
        en el estudio y mejora de las condiciones de la información administrativa en las oficinas territoriales de la AGE
        
        y en especial la mejora de la comunicación para el mantenimiento y explotación conjunta de las bases de datos necesarias para proporcionar al ciudadano la información que demande en cualquiera de las oficinas.
        
        d) Actuar como órgano ejecutivo permanente en relación con las iniciativas y reclamaciones que reciba sobre la función informativa.
        
        e) Promover y organizar, en colaboración con el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), cursos de capacitación en materias relacionadas con las funciones propias de las unidades de información administrativa.
  - - - Oficinas de información y atención al ciudadano en los servicios centrales.
        
        Existirán dos tipos de oficinas de información y atención en los servicios centrales:
        
        a) Las oficinas centrales de información y atención al ciudadano, que radicarán en la sede de cada Departamento ministerial, salvo que circunstancias singulares aconsejen otro emplazamiento. Pueden tener oficinas delegadas o puntos de información en otros edificios con la misma consideración de oficinas centralizadas.
        
        b) Las oficinas de información y atención al ciudadano de entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración General del Estado de sus centros directivos y demás servicios cuya entidad y especialidad justifique la existencia de oficinas de información especializada o sectorial en los edificios donde se ubiquen los servicios u otras dependencias.
      - Oficinas de información y atención al ciudadano de los órganos territoriales de la AGE.
        
        Tipos de oficinas
        
        Podrán existir también, con carácter de oficinas sectoriales, en los servicios y dependencias provinciales de los Departamentos ministeriales y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ellos, cuando el volumen y la especialidad de la demanda informativa justifiquen su existencia.
        
        Existirán, con el carácter de oficinas centrales, oficinas de información y atención al ciudadano dependientes de las Delegaciones del Gobierno en las Comunidades Autónomas, de los Gobiernos Civiles y de las Delegaciones Insulares del Gobierno.
        
        asumirán, respecto a las demás que puedan existir en su ámbito territorial, las funciones de COORDINACIÓN, APOYO y TUTELA propias de las unidades informativas departamentales.
- - - - La información general se facilitará obligatoriamente a los ciudadanos, sin exigir para ello la acreditación de legitimación alguna.
      - Cuando resulte conveniente una mayor difusión, la información de carácter general deberá ofrecerse a los grupos sociales o instituciones que estén interesados en su conocimiento.
      - Se utilizarán los medios de difusión que en cada circunstancia resulten adecuados, potenciando aquellos que permitan la información a distancia, ya se trate de publicaciones, sistemas telefónicos o cualquier otra forma de comunicación que los avances tecnológicos permitan.
      - Es la información administrativa relativa a
        
        la referente a la tramitación de procedimientos, a los servicios públicos y prestaciones,
        
        a cualesquiera otros datos que aquellos tengan necesidad de conocer en sus relaciones con las Administraciones públicas, en su conjunto, o con alguno de sus ámbitos de actuación.
        
        la referida a los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que los ciudadanos se propongan realizar;
        
        la identificación, fines, competencia, estructura, funcionamiento y localización de organismos y unidades administrativas;
    - - Es la concerniente
        
        a la identificación de las autoridades y personal al servicio de las Administración General del Estado y de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos procedimientos.
        
        Esta información sólo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de interesados en cada procedimiento o a sus representantes legales
        
        Igualmente podrá referirse a los datos de carácter personal que afecten de alguna forma a la intimidad o privacidad de las personas físicas. La información sobre documentos que contengan datos de esta naturaleza estará reservada a las personas a que se refieran con las limitaciones y en los términos establecidos en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, y en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
        
        al estado o contenido de los procedimientos en tramitación,
        
        Esta información sólo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de interesados en cada procedimiento o a sus representantes legales
      - Esta información será aportada por las UNIDADES DE GESTIÓN de la AGE. No obstante, para asegurar una respuesta ágil y puntual a los interesados, podrán estar dotadas de las oportunas conexiones con las unidades y oficinas de información administrativa que colaborarán con aquéllas cuando así se establezca.