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2.4 TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES SOBRE PROCESSOS. (5W1H*: é uma…
2.4 TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES SOBRE PROCESSOS.
1. Pesquisa:
levantamento de qualquer documentação existente sobre o processo, incluindo registros iniciais, registros de transações, auditorias / levantamento de dados por meio de feedback escrito dos stakeholders
7. Análise de vídeo:
variante da observação direta / registro em vídeo das ações do executor para que possa ser analisado depois./ principal problemas, têm-se a necessidade de adquirir autorizações apropriadas para gravações e a perda de informações que
acontecem fora do campo de visão da câmera
8. Simulação de atividades :
É possível simular como as atividades são feitas durante a entrevista, observando com cuidado os
comportamentos adotados, as entradas e saídas do processo
2. Entrevista:
Levanta informação para analise do processo /entrevistas pessoais ou à distância com diferentes partes interessadas do processo, como seu proprietário, clientes, fornecedores / O formato presencial costuma ser preferível / Na modelagem e documentação de processos de negócio as entrevistas podem criar um sentimento de propriedade e participação nas pessoas. / uso dessa técnica costuma requerer acompanhamento e, algumas vezes, não identifica todas as atividades para descrever um processo por completo
4. Conferência via web:
conferências virtuais / mesmos benefícios que os workshops presenciais/ mas devem ser operacionalizadas com grupos menores Quando os participantes estão muito distantes, ela pode
ser mais conveniente e barata do que a realização de workshops presenciais
5. Observação direta:
simples observação da realidade do processo, sendo uma boa maneira para documentar os procedimentos atuais / possibilita a descoberta de atividades e tarefas, podendo ser efetiva ainda para identificar variações e desvios no trabalho diário em relação ao previsto/ pode não capturar as variações entre grupos e localizações / incorre no risco de a simples presença de um observador mudar o comportamento das pessoas (efeito Hawthorne)
3. Workshop estruturado
:reuniões onde um número suficiente de profissionais com conhecimento e pessoas impactadas pelo assuntosão reunidas com o objetivo de desenvolver o modelo do processo por
meio de suas interações./ É mais rapida que outras tecnicas/ Mais cara/ Em geral, os modelos produzidos em workshops demandam menos
acompanhamento e geram uma descrição de entendimento comum de um processo mais rapidamente e com maior qualidade do que outras técnicas./ pode ainda contar com a participação de um profissional habilitado em técnicas de modelagem.
Survey/questionários
: trata-se da realização de um questionário aplicado pela organização
para levantamento de informações
5W1H*:
é uma técnica de diagnóstico com base em perguntas e respostas/ realizar perguntas-chave (e obter as devidas respostas) no que diz respeito aos processos organizacionais analisados / Utilizada no planejamento operacional
• Where – Onde será executada a ação?
• When – Quando será executada a ação?
Who – Quem irá executar a tarefa?
What – O que deve ser executado?
• Why – Por que será executada a tarefa?
How – Como será executada a tarefa?
6. Fazer em vez de observar :
O observador que levanta informações do processo pode preferir aprender a realizar as atividades, quando isso for viável e útil, para que se compreenda mais profundamente o processo / Trata-se de um método normalmente utilizado para tarefas repetitivas
Brainstorming*:
é uma técnica que consiste na geração de ideias a partir de uma discussão
sem pré-julgamentos/ tempestade cerebral
Brainstorming estruturado
: cada membro dá sua opinião a cada rodada
Brainstorming não estruturado :
cada pessoa pode dar sua opinião a qualquer
momento, não havendo um momento específico como no modelo anterior.
Técnica de auxílio à tomada de decisão e à solução de problemas / utilizada também como ferramenta de qualidade/ Na aplicação específica ao mapeamento, análise e melhoria de processos, a técnica de
brainstorming se relaciona essencialmente à geração de ideias./ O produto final de brainstorming é um elenco de
ideias ordenado.
princípios básicos: 1. Inexistência de críticas / 2. Incentivo à ideia absurda / 3. Estímulo à quantidade / 4. Os melhoramentos e analogias
Alguns autores afirmam que é fundamental que o levantamento das atividades seja feito no local
de trabalho e que as pessoas envolvidas sejam entrevistadas, se possível, onde trabalham
PODEM SER USADAS DE FORMA COMBINADA
podem ser vistas como uma atividade intimamente ligada ao
mapeamento!