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GED (INSTALAÇÃO DO SERVIDOR (Inventário e classificação dos documentos…

- - - - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
      - Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares,
      - Definição do local de armazenamento;
      - Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
      - Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
- - - - Testes de hardware;
      - Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
      - Testes de estresses do aplicativo;
      - Testes de estresses da rede;
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
      - Testes de estresses da Web.
- - - - FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
        
        Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
        
        Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
        
        Apoio dos executivos da instituição.
        
        Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
    - - DESCRIÇÃO DO PROJETO
        
        Implantação de um sistema GED para controle e gerenciamento de documentos
    - - NECESSIDADES DE NEGÓCIO
        
        Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade, fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de forma patronizada e que estejam integrados.
    - - REQUISITOS
        
        Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
        
        Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
        
        Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
        
        Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
        
        Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
        
        Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
    - - GERENTE DE PROJETO
        
        Jean Oliveira
    - - CRONOGRAMA
        
        Mapeamento Inicial / Estudo do cenário atual - Inicio: 08/04– Entrega: 11/04
        
        Consultoria - Inicio: 11/04– Entrega: 06/05
        
        Instalação Web - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
        
        Instalação Servidor - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
        
        Implantação - Inicio: 15/06– Entrega: 10/07
        
        Encerramento - Inicio: 10/07 – Entrega: 17/07
    - - PREMISSAS
        
        O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto.
        
        Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
        
        Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
        
        Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
    - - ORÇAMENTO
        
        Mês 3 : R$ 935mil
        
        Mês 1 : R$ 835mil
        
        Mês 2 : R$ 823mil
        
        Mês 1 : R$ 1254mil
    - - RESTRIÇÕES
        
        O investimento não pode ser superior a R$ 4 milhões e o tempo de alocação dos participantes no projeto não poderá ser excedido há um ano.