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Bitacora (Reglas Generales (Apertura y cierre (Es imprescindible que las…
Bitacora
Reglas Generales
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Seriado de nota
Todas las notas deben seriarse consecutivamente,
respetando el orden sin excepción.
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Errores
Cuando se comete un error de redacción, de intención o de ortografía
la nota debe anularse acompañada de una leyenda que diga “esta nota se anula por
tener error”.
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Retiro de copias
Inmediatamente que se haya llenado cada una de las
hojas de la bitácora, es menester retirar las copias y remitirlas a las oficinas
centrales las de la empresa responsable de la supervisión y las del contratista.
Escritura
Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a
máquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lápiz.
Reglas de la supervisión
Certificaciones
En la libreta de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de
situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia o a solicitud del
contratista.
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Imformaciones
Eventualmente, el supervisor utiliza la bitácora para informar al
contratista sobre alguna situación, evento, cambio de personal, visita oficial,
revisión especial, etc.
Prevenciones
Es muy saludable en asuntos de construcción el prevenir situaciones
o anticiparse a posibles problemas.
Ordenes
El uso más frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es
para ordenar al contratista lo que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier
motivo es menester ejecutar procedimientos distintos o utilizar materiales diferentes
a los señalados en el proyecto ejecutivo.
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Cierre de la bitácora
Tipos de nota
Prevención
Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los
asientos y podemos afirmar que por medio de ella la supervisión crece y cumple
realmente sus objetivos, ya que actuando con carácter preventivo es como se presta
un servicio eficiente y profesional.
Seguimientos
Los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitácora. Son
indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar que se
cumplan en la fecha estipulada.
Sanciones
Añadiremos que cada una de las
sanciones deben ser meditada analizando sus posibles efectos secundarios, sus
consecuencias y su procedencia legal.
Plazo para solución
Inmediatamente después de la solución descriptiva, se
establece un plazo máximo para su ejecución. El plazo determinado debe ser
factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso.
Recomendamos anotarlo señalando una fecha fija.
Solución exigida
El siguiente paso consiste en anotar la solución que debe
efectuarse para subsanar el problema. Es preciso anotar en la bitácora todos los
datos necesarios para su corrección.
Causas del problema
Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo
lo necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de lo que es absolutamente
cierto.
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Clasificación de la nota
Las primeras palabras del asiento deben referirse a la
finalidad de la nota. En este caso se tratara de una orden. Entonces debe iniciarse
diciendo: SE ORDENA. En otros casos: SE INFORMA, o bien SE CERTIFICA,
etc.
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