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Implantação do Sistema GED (Termo de Abertura do Projeto (Requisitos…
Implantação do Sistema GED
Termo de Abertura do Projeto
Requisitos
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Adoção do modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Descrição do Projeto
Necessidades de Negócio
Objetivo
Cronograma
Instalação Web - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
Instalação Servidor - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
Consultoria - Inicio: 11/04– Entrega: 06/05
Implantação - Inicio: 15/06– Entrega: 10/07
Mapeamento Inicial / Estudo do cenário atual - Inicio: 08/04– Entrega: 11/04
Encerramento - Inicio: 10/07 – Entrega: 17/07
Premissas
Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto
isponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento
Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros para posicionamento da situação
Acompanhamento pelos membros que avaliarão cada fase
Fatores Críticos de Sucesso
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Apoio dos executivos da instituição.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Consultoria
Digitalização
Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização.
O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.