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GED (Termo de Abertura do Projeto (Requisitos (Definir a ordem e/ou…
GED
Termo de Abertura do Projeto
Descrição
Sistema que permite
Controle de documentos
Gerenciamento de Documentos
Objetivos
Organizar
Manter integridade
Uso da tecnologia
Eficiência para
Recebimento
Localização
Encaminhamento
Fatores Críticos de Sucesso
Apoio dos executivos da institução
Comunicação e Colaboração dos membros
Conscientização dos usuários sobre a importância da ferramenta
Servidor e hardware compatíveis para funcionamento do sistema
Necessidades de Negócio
Localizar e acompanhar os arquivos
Rapidez
Segurança
Integridade
Compartilhamento do conhecimento
Armazenamento Integrado e Padronizado
Requisitos
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores
Gerente do Projeto
Jean Oliveira
Cronograma
Mapeamento Inicial / Estudo do cenário atual - Inicio: 08/04– Entrega: 11/04
Consultoria - Inicio: 11/04– Entrega: 06/05
Instalação Web - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
Instalação Servidor - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
Implantação - Inicio: 15/06– Entrega: 10/07
Encerramento - Inicio: 10/07 – Entrega: 17/07
Premissas
O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto.
Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
Orçamento
Recursos Próprios
Total: R$ 3.847mil
Mês 2 - R$ 823mil
Mês 3 - R$ 935mil
Mês 1 - R$ 1.254mil
Mês 4 - R$ 835mil
Restrições
Não superar R$ 4mi
Alocação dos participantes por no máximo um ano
Declaração do Escopo
Consultoria
Digitalização
Requisitos
Critérios de Aceitação
Indexação
Escâneres de Mesa
Requisitos
Critérios de aceitação
Premissas
Instalação Web
Requisitos
Critérios de Avaliação
Hardware
Requisitos
Premissas
Critérios de Avaliação
Piloto I
Testes
Apresentação e Analise dos Resultados
Critérios de Aceitação
Usuários e seus Perfis
Perfis
Comitê Variável
Administrador de Documentos
Administrador de Centro de Administração
Comitê Fixo
Redator
Leitor Privado
Processo de Alerta
Critérios de Aceitação
Suporte
Critérios de Aceitação
Instalação Servidor
Software
Requisitos
Características e Funcionalidades
Integração com outros sistemas
Critérios de Aceitação
Instalação
Critérios de Aceitação
Implantação
Instalação
Critérios de Aceitação
Treinamento
Manuais
Critérios de Aceitação
Piloto II
Testes
Critérios de Aceitação
Acompanhamento
Critérios de Aceitação
Encerramento
Controle de Licenças de Uso
Termo de Entrega
Partes Interessadas
Diretoria
João Carlo - Diretor Presidente
Julia Silva - Diretora Financeira
TI
Joaquim Ferreira - Diretor de TI
Rainer Shumacher - Engenheiro de Software
Karla Vasconcelos - Engenheira de Hardware
Engenharia
Joana Prado - Gerente de Engenharia
Consultoria
Jean Oliveira - Gerente de Projetos
Isabela Rocha - Analista Sênior