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ESTAKEHOLDERS: (DIRETORIA (DOUGLAS(VICE PRESIDENTE), FABIO(PRESIDENTE)),…

- - - - JUSTIFICATIVA >Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade, fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de forma padronizada e que estejam integrados.
        
        Fatores Críticos de Sucesso:
        
        Apoio dos executivos da instituição.
        
        Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
        
        Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
        
        Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
        
        OBJETIVO DO PROJETO:Com o objetivo de organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações, este projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como ferramenta de apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) , que possibilita uma melhor eficiência no recebimento, encaminhamento, localização das informações.
        
        Requisitos:
        
        Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
        
        Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
        
        Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
        
        Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
        
        Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
        
        Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
      - PREMISSAS
        
        O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto.
        
        Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
        
        Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
    - - ESTIMATIVA INICIAL:
        
        Inicial / - Inicio: 07/07– Entrega: 11/09
        
        REUNIÃO- Inicio: 07/07– Entrega: 07/07
        
        ALOCAÇÃO DE RESPONSÁVEIS:início 07/07-entrega:07/07
        
        PROGRAMAÇÃO WEB - Inicio: 08/07– Entrega: 10/07
        
        Instalação Servidor - Inicio: 11/07– Entrega: 11/08
        
        ENTREGA FINAL: 20/11
      - Orçamento
        
        Fundo próprio
        
        1º Mes(150mil)
        
        2ºMês(150 mil)
        
        3ºMês(100mil)
        
        4ºMês(100mil)
        
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        PRECAUÇÕES/RESTRIÇÕES> O TEMPO DO PROJETO NÃO PODE ULTRAPASSAR 6 MESES,E O ORÇAMENTO MÁXIMO ESTÁ ESTIPULADO EM 600 MIL COM TODOS OS EXCEDENTES.
        
        Declaração de Escopo :
        
        OBJETIVO:O sistema também permitirá a manutenção periódica de documentos e controles de prazos de validade automatizados pelo GED, reduzindo significativamente as tarefas de controle necessárias a administração e manutenção dos documentos
        
        REQUISITOS DO TRABALHO:
        
        Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
        
        Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet;
        
        Definição do local de armazenamento;
        
        Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
        
        Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
        
        Digitalização: O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.
        
        *Critérios de Aceitação:Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
        
        INDEXAÇÃO:IAtualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.
        
        Escâneres de mesa
        
        Requisitos:
        
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        Piloto I:Será montada na dependência da instituição, uma estrutura similar de forma a possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes (funcionalidades e velocidades).
        
        Instalação Servidor
        
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        Encerramento
        
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