LA PLANIFICATION CREATIVE DE PROJETS
PRINCIPE
c’est quand on planifie de la façon la plus informelle et la plus naturelle que l’on diminue davantage le stress tout en obtenant de meilleurs résultats
MODELE NATUREL PLANIFICATION
- Brainstorming.
Définition de la raison d’être et des principes
Perspectives générales
Structuration
Identification des actions suivantes
EXEMPLE DINER
La dernière fois que vous êtes sorti pour dîner, qu’est-ce qui vous a conduit à l’envisager? Le désir de vous rassasier, de passer un bon moment entre amis, de fêter une occasion particulière, de signer une affaire, de nouer une relation sentimentale? Dès l’instant où ces intérêts ont abouti à une décision, vous avez commencé à planier. Votre intention était la raison d’être de votre décision, et ceci a automatiquement déclenché votre processus interne de planication. Puis ce sont vos principes qui ont assigné des limites à votre plan. Vous n’avez probablement pas invoqué consciem-ment de principes, mais ceux-ci ont borné votre réexion: la qualité gastronomique, la fourchette de prix, l’accessibilité et le confort ont contribué à déterminer l’ensemble des possibles. De toute façon, la raison d’être et les principes ont été à la fois l’impulsion initiale et les limites acceptées de votre planication.Une fois la décision prise, quelle a été votre première pensée pour concrétiser? Certainement pas «le point II.A.3.b d’un plan». Votre première idée a sans doute été quelque chose comme «manger napolitain chez Gennaro» ou «une table en terrasse au Bistrot des Halles.» En outre, vous avez dû visualiser des éléments de votre soirée: les personnes présentes, l’atmosphère, le résultat… Vous avez mis votre résultat en perspective. La raison d’être était le moteur de votre sortie, votre visualisation en anti-cipait les éléments sensoriels: le cadre physique, les sons et les sensations correspondant le mieux à sa raison d’être.Une fois que vous avez visualisé, qu’a fait votre esprit? Par quoi a-t-il commencé? «Quelle heure choisir?» «Est-ce que c’est ouvert ce soir?» «Est-ce qu’il faut réserver?» «Quel temps fera-t-il?» «Est-ce que je dois me changer?» «Est-ce que je dois faire le plein de la voiture?» «Est-ce que l’on a très faim?» Ces questions qui fusent constituent le brainstorming. Elles font partie du processus créatif naturel qui se déclenche tout seul dès que l’on décide d’obtenir un résultat. Votre esprit a observé un écart entre ce à quoi vous aspirez et la situation dans laquelle vous êtes actuellement; il a entrepris de combler les dissonances cognitives pour remplir les blancs. C’est le début de la phase comment de la planication naturelle. Ce cheminement de pensée est relativement aléatoire et improvisé. De nombreux aspects d’un dîner en ville se sont présentés à vous. Vous ne les avez certes
la PlanIfIcatIon créatIve de Projets103pas couchés noir sur blanc, mais une version de ce processus s’est développée dans votre esprit*.Une fois que vous avez généré un nombre sufsant d’idées et de détails, vous n’avez pu vous empêcher de les structurer. Vous vous êtes dit: «Voyons voir si le restaurant est ouvert» ou «Je vais appeler nos amis Chaponnière et leur demander s’ils seront là». Après avoir généré différentes pensées liées au résultat, votre cerveau en fera automatiquement le tri par élément (sous-projets), priorité et séquence d’événements. Exemple d’éléments: «Il faut s’occuper de la logistique, des gens et de l’emplacement.» Exemple de priorité: «Il faut absolument savoir si le client a vraiment envie de dîner avec moi.» Exemple de séquence: «D’abord savoir si c’est ouvert, puis appeler les Chaponnière, enn se changer.» C’est une section de la planication naturelle qui intègre natu-rellement le stimulus, les comparaisons et l’évaluation. Telle chose est préfé-rable car meilleure, plus grande ou en avance par rapport à telle autre chose.Enn (en supposant que vous êtes vraiment décidé), vous vous focalisez sur l’action suivante pour que le premier élément se concrétise: «Appeler le Bistrot des Halles pour savoir s’il est ouvert et faire une réservation.»Du matin au soir, ces cinq phases de la planication de projet se succèdent naturellement dans votre tête, pour tout ce que vous réalisez. C’est ainsi que vous créez: un repas, une soirée détendue, un nouveau pro
Choisissez un projet nouveau ou bloqué, ou qui demande simplement quelques retouches. Rééchissez à sa raison d’être. Visualisez son éventuel succès: où cela vous mènerait-il sur le plan physique, nancier, par rapport à votre image, que sais-je? Faites-vous un brainstorming des étapes possibles. Structurez vos idées. Décidez quelles sont les actions suivantes. Avez-vous maintenant les idées plus claires sur la ligne d’arrivée et le moyen de la franchir?
MODELE ARTIFICIEL PLANIFICATION = CACA
si vous cherchez une bonne idée avant d’avoir défini vos motivations ultimes, visualisé un résultat et ramassé sans discrimination quantité d’idées, votre créativité souffrira sans doute d’une pénible constipation.
5 PHASES PLANIFICATION NATURELLE
LA RAISON D'ETRE
POURQUOI
Le fanatisme consiste à redoubler d’efforts alors que l’on a oublié son but.»
INTENTION DE DEPART
PRINCIPES
QUEL EST LE BUT, POUR QUOI FAIRE
Le fait de mettre au clair la raison d’être de n’importe quelle activité est indispensable pour se concentrer dessus comme il convient, et pour donner libre cours à la créativité et à la coopération.
AVANTAGES DE SE DEMANDER PK
définit le succès
donne des critères pour les prises de décision
mobilise les ressources
motive
libère l’esprit pour mieux se concentrer
multiplie les alternatives
s’il n’a pas une idée claire de ce pour quoi il fait quelque chose, il n’a aucune chance de gagner. C’est la raison d’être qui dénit le succès. C’est le point de référence fondamental pour tout investissement en temps et en énergie
ça motive car nous rappelle qu'on a quelque chose à y gagner
Avant de prendre une décision grave, il vaut souvent mieux revenir à la raison d’être de ce que l’on fait.
Étant donné vos objectifs, tel investissement est-il indispensable?
comment répartir mon budget dépend de ce qu’on essaie vraiment de réaliser, en se demandant pourquoi.
Si vous n’êtes pas sûr de la raison pour laquelle vous faites quelque chose, vous risquez de ne jamais en faire assez.
Quand vous dénichez la raison véritable de faire une chose, elle s’éclaire. Le fait de mettre noir sur blanc en deux minutes la raison principale améliore l’acuité de la vision, comme lorsqu’on règle ses jumelles. Souvent, des projets et des situations vont à vau-l’eau jusqu’au moment où quelqu’un demande: «À quoi cherchons-nous vrai-ment à arriver, là?»
élargit le champ de vision sur la façon de parvenir au résultat souhaité
NORMES MORALES/ VALEURS
«Je donnerai aux autres carte blanche pour faire ça à condition que…»
Quelles normes, explicites ou implicites, sont applicables aux activités de votre groupe ?
Quel comportement risque de saper ce que je fais, et comment le prévenir?» Ce sera une bonne base pour redénir vos normes
point de référence clair en vue d’une conduite positive. Comment faut-il que vous collaboriez à ce projet pour garantir son succès?
La raison d’être fournit l’énergie et la direction
les principes définissent les paramètres d’action et les critères d’excellence.
PARAMETRES D'ACTION / CRITERES D'EXCELLENCE
VISUALISATION
sur les plans sensoriel et affectif.
IMAGINE LA SCENE/ LE RESULTAT FINAL
QUOI
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De quoi aura l’air ce projet s’il est conduit à bonne fin ?
«L’imagination compte plus que la connaissance.»
LE POUVOIR DE LA CONCENTRATION
NOUS RECHERCHONS CE SUR QUOI NOUS NOUS CONCENTRONS
Notre cerveau possède, comme l’ordinateur, une fonction recherche, mais fabuleusement plus performante que celle de la machine. Cette fonction se reprogramme en fonction de ce sur quoi on se concentre, et notamment de ce à quoi on s’identie. C’est le siège de nos systèmes de pensée, de notre conception du monde. On ne tient compte que de ce qui est compatible avec nos convictions intérieures et les contextes que nous connaissons
Notre créativité est téléologique: elle fonctionne en termes de buts et de résultats. Dès lors qu’on lui donne un but précis à atteindre, on peut se fier à son système automatique de guidage pour atteindre un but mieux que la pensée consciente. Je fournis le but en me concentrant sur le résultat final. Mon mécanisme automatique fournit les moyens de l’atteindre.
C'est pour ça que j'ai plus d'inspiration et de créativié pour écrire quand on me donne le sujet d'un discours à préparer, alors que juste écrire comme ça sans avoir un but à atteindre j'ai moins de créativité
VISUALISER CE QUE JE VEUX ET JE TROUVERAI LES REPONSES
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CLARIFIER LES RESULTATS
Il est souvent nécessaire de mettre les choses au clair dans son esprit avant de les concrétiser
on ne sait pas comment faire tant qu’on ne se voit pas le faire.
la façon de l’obtenir.
SE DONNER DES BUTS CLAIRS
À quoi ressemblera ce projet une fois à son terme? Quelle impression voulez-vous lais-ser à votre client, que voulez-vous qu’il sache et fasse après votre présentation? Où en serez-vous de votre carrière dans trois ans? ? Comment serait votre site Internet et quels en seraient les fruits s’il était vraiment tel que vous le voulez?
scénario complet décrivant le futur paysage dans toute sa splendeur
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QU'EST CE QUE JE VEUX
POURQUOI JE LE VEUX
BRAINSTORMING = COMMENT
FONCTIONNEMENT
Votre esprit veut calculer comment aller de A à B, mais initialement de façon assez aléatoire
Les idées surgissent dans votre esprit en vrac, les grandes et les petites, les bonnes et les moins bonnes. Le plus souvent, c’est un processus intérieur, souvent sufsant. Par exemple, on rééchit à ce qu’on va dire à son chef en traversant le hall pour lui parler. Mais dans beaucoup de cas, le fait de noter ses idées ou de les collecter sur un support externe met le turbo à votre créativité et à votre réexion
COLLECTER SES IDEES
La meilleure façon d’avoir une bonne idée, c’est d’en avoir beaucoup.
MAPS
L’avantage du brainstorming collectif, c’est qu’il permet de captu-rer non seulement vos idées originales, mais d’en susciter d’autres qui ne vous seraient peut-être pas venues si vous n’avez pas un outil pour conserver vos pensées et les reéter vers vous comme un miroir.
CONSTRUIRE UNE EXTENSION DE MON CERVEAU
Donc c'est utile d'écrire ses pensées
se vider la tête sous forme objective et accessible: c’est la construction d’un cerveau étendu.
PRINCIPES
e pas juger, évaluer, critiquer ni remettre en question;
préférer la quantité à la qualité
mettre en veilleuse l’analyse et la structuration
Quand on cherche la quan-tité, on garde l’esprit dégagé. Souvent, on ignore ce qu’est une bonne idée jusqu’à ce qu’on en ait une. Et parfois, on comprend seulement après coup que c’est une bonne idée, ou tout au moins son embryon. Quand on fait ses courses dans un grand magasin, on se sent à l’aise avec ses choix. La même vérité s’applique à la réexion sur les projets. Plus important est le volume des pensées sur lesquelles on a à travailler, meilleur est le contexte pour déve-lopper des alternatives et faire conance à ses choix
étape suivante: le désherbage et la structuration.
STRUCTURATION
Si vous videz sufsamment votre tête de toutes les choses qui s’y sont installées pendant le brainstorming, vous remarquerez qu’il se dégage un ordre naturel: les éléments s’organisent, se struc-turent. Comme le disait mon ancien professeur d’anglais au lycée, dès lors que vous sortez les idées de votre tête et que vous les mettez sous vos yeux, vous y décelez automatiquement des liens naturels et des structures.
Un plan de projet identifie les plus petits résultats qui peuvent être naturellement planifiés.
DEF
La structuration, c’est identier des éléments et sous-éléments, des séquences d’événements et des priorités. Quelles sont les choses qui doivent arriver pour parvenir au résultat nal? Dans quel ordre doivent-elles se succéder? Quel est l’élément clef garan-tissant le succès du projet?
DIAGRAMME DE GANTT
diagramme de Gantt, par exemple, matérialise la succession des tâches dans le temps, leurs Un plan de projet identifie les plus petits résultats qui peuvent être naturellement planifiés.
la PlanIfIcatIon créatIve de Projets121interdépendances et des jalons identiés dans leurs relations à l’ensemble.
ETAPES
Identifier les morceaux signicatifs
Trier par
élément
séquence
priorité
Descendre au niveau de détail convenable
QUELLE EST L'ACTION SUIVANTE
Le stade final de la planification est la distribution dynamique des ressources physiques qui mettront le projet en branle.
DECIDER
quelles sont les actions suivantes pour chacune des branches actives du projet
l’action suivante visant à revoir le processus de planification, si nécessaire
Un projet est suffisamment planifié quand chaque action suivante a été décidée sur tous les fronts en mouvement, et que ces actions peuvent être exécutées sans attendre l’achèvement d’un autre élément
Y a-t-il quelque chose que quelqu’un pourrait faire tout de suite en MEME TEMPS?
Dans certains cas, un seul des aspects pourra être concrétisé, et tout le reste dépendra du résultat de cette action. Il n’y a donc qu’une seule action suivante, la cheville ouvrière du projet
noter au vol de nouvelles idées; envoyer un courriel à Fanchon pour avoir son avis; demander à votre secrétaire d’organiser une réunion de planication avec l’équipe produit,
Quand l’action suivante est à faire par quelqu’un d’autre…
’attribuer la responsabilité d’une branche à la bonne personne et lui faire conance pour dénir les prochaines actions pour les éléments qui la concernent
5% des projets nécessitent l’application consciente d’une ou plusieurs des cinq phases du modèle naturel de planication. Ce modèle offre une méthode pratique pour débroussailler les choses, les résoudre et les faire avancer de façon productive. Avez-vous besoin de plus de clarté ou d’action sur un de vos projets? Utilisez ce modèle: cela vous fera souvent faire des progrès décisifs…
BON NIVEAU DE DETAIL
: jusqu’au niveau qui vous libère complètement l’esprit
En général, l’esprit s’encombre parce que le résultat et les actions n’ont pas été dénis comme il convient, et que des rappels ables ne sont pas en place. De surcroît, il est possible que l’on n’ait pas
S’ORGANISER POUR RÉUSSIR124sufsamment développé le détail des perspectives et des solutions pour que l’on ait toute conance dans la pertinence du plan
- DE CLARTE
Si c’est de la clarté qu’il vous faut, portez votre réexion au niveau de la planication naturelle. Trop souvent, on est très occupé (action) et pourtant on vit dans la confusion, sans boussole. Il faut Si un projet vous titille encore les méninges, c’est qu’il mérite davantage de réflexion.
la PlanIfIcatIon créatIve de Projets125alors se référer au plan ou en créer un (structuration). S’il manque de la clarté au niveau planication, il est sans doute nécessaire de faire fuser les idées sans a priori (brainstorming): cela générera un nombre sufsant d’idées et de données à jour pour lancer le plan. Si les séances de brainstorming se perdent dans des généralités trop vagues, l’insistance doit être mise sur la visualisation du résultat (buts): cela ouvrira le ltre de la formation réticulée du cerveau, lequel proposera des idées sur la manière de s’y prendre. Si le résultat et la visualisation sont ous, repartez d’une page blanche et demandez-vous un bon coup pourquoi diable vous vous êtes mis dans cette situation au départ (raison d’être)
De nos jours, pas mal de dirigeants se préoccupent de la qualité de vie, sans se représenter clairement ce à quoi ils veulent arriver. La réexion doit se centrer sur la visua-lisation et sur la question: «À quoi ressemblera le résultat?».Si vous avez une réponse à cette dernière question mais que votre projet est toujours enlisé, le moment est peut-être venu de vous coltiner les problèmes de comment, les détails opérationnels et les perspectives (brainstorming). J’ai souvent eu des clients qui avaient hérité d’un projet structuré de façon relativement nette, par exemple «Mise en place d’un nouveau système d’évaluation des performances»; mais les choses ne bougeaient pas, car ils n’avaient pas pris quelques minutes pour noter ce que ce résultat était susceptible d’entraîner.Si le brainstorming reste stérile – et c’est souvent le cas pour les projets en avance sur leur temps – il faut de la rigueur pour évaluer et prendre des décisions quant au produit ou service principal (structuration). C’est parfois le cas quand une série de réunions
informelles ont accouché de beaucoup d’idées mais de zéro déci-sion sur la façon concrète dont le projet avancera.Et s’il y a bel et bien un plan mais que les troupes restent l’arme au pied, quelqu’un doit évaluer chaque élément en insistant sur l’action suivante et sur le «qui-fait-quoi». Il me souvient d’une dirigeante qui avait pris des mois à l’avance la responsabilité d’or-ganiser une importante conférence annuelle; elle me demanda comment éviter à son équipe les nuits blanches qu’ils avaient passées l’année précédente à l’approche de l’échéance. Quand elle me montra un croquis des différentes branches du projet qui lui était échu, je lui demandai: «Qu’est-ce qui peut se faire tout de suite?». Elle identia une demi-douzaine de branches, et nous avons clarié ensemble l’action suivante pour chacune. C’était parti! Le chaos de l’année précédente ne se reproduisit pas.
Vous n’avez pas besoin de compétences nouvelles pour accroître votre productivité ni pour réduire votre stress: il vous faut simplement prendre de bonnes habitudes.
Ainsi, c’est donc bien à vous qu’il revient de collecter toutes vos boucles ouvertes, de rééchir d’emblée sur chacune d’elles et de gérer les résultats en structurant, en revoyant et en agissant.Pour toutes ces situations que vous avez en charge, il existe un processus naturel de planication qui se met en branle pour vous conduire du point A au point B. En s’appuyant sur le modèle à cinq phases, on arrive souvent à rendre l’évolution plus facile, plus rapide et plus productive.