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EAP (Instalação Web (06/05 a 15/06) (Requisitos (Critérios de Aceitação…

- - - - Decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
  - - - Estações de trabalho (computadores para a aplicação)
      - Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento
      - Scanners (Quantidade e tipos)
      - Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos)
      - Nobreaks
      - Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
      - Sistemas de backup
      - Sistema de climatização
      - Sistemas de segurança física
    - - Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
      - Definição dos softwares necessários
      - Número de usuários que utilizarão o sistema
      - Área geográfica dos usuários relacionados no item três
      - Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
      - Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
      - Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério
    - - Espaço físico disponível para estrutura de hardware
    - - Aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado
  - - - Hardware
      - Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
      - Testes de estresses do aplicativo
      - Testes de estresses da rede
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
      - Testes de estresses da Web
    - - O sistema consegue atingir o objetivo?
      - Qual o número máximo de transações realmente possível?
      - Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
      - Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware.
    - - De acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corigido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto
  - - - Usuário Leitor Privado – terá acesso aos documentos através do Portal apenas para leitura
      - Usuário Redator – o usuário com esse perfil poderá elaborar documentos novos assim como revisar ou atualizar os já existentes, pode ainda solicitar que um documento fique obsoleto. Usuário com decisão sobre o documento e ainda pode prorrogar data de revisão
      - Usuário de Comitê Fixo – grupo de usuários fixos responsáveis pela aprovação de novos documentos, assim como alterações ou atualizações. Eles visualizam a criação, revisão ou alteração e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovação ou comentário de sugestão ou solicitação de revisão/alteração de um item do documento
      - Usuário de Comitê Variável - grupo de usuários geralmente responsáveis por um setor, recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor e emitem seu parecer sobre o documento, podendo também aprovar, reprovar ou sugestionar alterações
      - Usuário Administrador de Documentos – este usuário participa de todos os processos que envolvam a criação, revisão, alteração, correção de um documento. Ele analisa padrões do documento, seleciona a qual comitê o mesmo deve seguir, devolve documento para o usuário criador caso tenha reprovação, etc. e efetua a publicação
      - Usuário Administrador de Centro de Administração – o usuário com este perfil pode configurar perfil de usuários, cadastrar portais, pastas, consultar relatórios, ou seja, administrar do sistema
    - - Data; a data de criação é automática, ela segue a data de publicação, sendo assim o documento terá validade conforme parametrização, que pode ser de meses ou anos
      - Palavras chaves: Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no momento de busca no Portal o mesmo aparece será na pesquisa
      - Comentário Adicional: é o texto que ira aparecer junto ao título do documento na navegação no portal ou na busca
      - Tipo de acessos: é necessário informar se o documento será público (todos terão acesso ao documento) ou privado (o acesso ao documento só é possível para um certo grupo)
  - - - Este e-mail contem o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar obsoleto. O usuário ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento
    - - Todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil (feito testes com os usuários administrativos e no mínimo uma pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura)
  - - - Testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria
- - - - Instalação de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED
  - - - Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
      - Treinamento deve ser no local de trabalho
      - Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
      - O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento
      - Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
    - - Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
      - Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
      - Manual para Operação do Software: captura e digitação
    - - Termino de três entregas sendo que a primeira é o treinamento dos operadores de suporte, no qual tem a função de suprir necessidades da operação após a implantação; a segunda é o treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador e o terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finaização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH
  - - - Hardware
      - Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
      - Testes de estresses do aplicativo
      - Testes de estresses da rede
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
      - Testes de estresses da Web
    - - O sistema consegue atingir o objetivo?
      - Qual o número máximo de transações realmente possível?
      - Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
    - - Na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução
  - - - Toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto
- - - - Realizar o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)
      - Definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado
      - Observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a integridade física do original
    - - Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
  - - - Caso aprovado pela mesa à consultoria deve seguir com os procedimentos propostos, caso seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões até que a mesa aprove
    - - Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
      - Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
      - Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
    - - Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
    - - Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
- - - - SGDB (sistema gerenciador de banco de dados)
      - Software GED
      - OCR
      - Captura de dados
    - - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
      - O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
      - O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
      - Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
      - Integração com ERP e CRM
    - - Definição dos tipos de licença
      - Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
      - Definição dos prazos de circulação
      - Definição dos prazos da tabela de temporalidade
      - Definição do perfil dos usuários
      - Definição dos níveis de acesso
      - Definição da política e do software de backup
      - Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
    - - Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos
      - Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento
      - Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
      - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho
      - Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores
      - Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados
    - - Com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile
      - Integração com o sistema de ERP da empresa
      - Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietários
      - Flexibilidade: No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexível reduzirá o custo da adaptação a pequenas mudanças nos processos da empresa
      - Caso, após análise e definição do software, seja constatado que o mesmo, está aquém do esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada)
    - - Confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto
    - - Quando todos da instituição tiverem acesso sistema de documentos implantado