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Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (MAPEAMENTO INICIAL (Partes…
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
CONSULTORIA
Armazenamento de Documentos
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Digitalização de Documentos
Tratamento arquivístico
Seleção de documentos
Identificação de documentos
Organização de documentos
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Desempenho em rede
Compatibilidade com os sistemas operacionais
Estabilidade do produto em condição de trabalho
Integração com o ERP
Interface amigável
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Hardware
Definição
Estações de trabalho
Scanners e Impressoras
Servidores de bancos de dados
Hardware para armazenagem de documentos
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Análise da infraestrutura necessária
Estrutura e arquitetura de rede
três (3) servidores virtuais
três (3) serviidores físicos
Definição do tempo de resposta do sistema
Testes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Teste de software (sistema GED)
Testes de estresses dos hardwares de apoio
Hardware
Testes de estresses da Web
Usuários
Perfis
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Redator
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Leitor Privado
Usuário Administrador de Centro de Administração
Campos Obrigatórios
Palavras chaves
Comentário Adicional
Data
Tipo de Acesso
Processo de Alerta
Suporte
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Software
Inventário dos documentos
Análise
Armazenamento
Tempo de arquivamento
Classificação
NORMAS
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos
CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação
Requisitos
Definição dos prazos de circulação
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos tipos de licença
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor
Características / funcionalidades
Prioridade aos documentos sensíveis ao tempo
Estabelecer trilhas eletrônicas
Gerenciamento do fluxo de papéis
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Velocidade de transmissão
Recuperar documentos
Integração
Integração com o sistema de ERP da empresa
Formatos proprietários
Interface com outros sistemas eletrônicos
Flexibilidade
Instalação
IMPLANTAÇÃO
Instalação
software
hardware
Treinamento
Assegurar conforto com o novo sistema GED
Grupos com até 10 usuários
Ser no local de trabalho
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Mecanismos do sistema
Manuais
Operação do Sistema para o Usuário Final
Operação do Sistema pelo Administrador
Operação do Software: captura e digitação
Testes
Apresentação e análise dos resultados
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
O sistema consegue atingir o objetivo?
Acompanhamento
Analista de sistema
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Financeiro
TI
Consultoria
Termo de entrega
Escopo do Projeto
Assinatura dos participantes
Data
Encerramento do projeto
MAPEAMENTO INICIAL
Planejamento dos setores de trabalho
Inventário de documentos
Identificação e análise do fluxo das informações
Definição das etapas do projeto
Padronização das informações dos setores
Partes Interessadas
Diretora Financeira
Julia Silva
Diretor de TI
Joaquim Ferreira
Diretor Presidente
João Carlo
Engenheiro de Software
Rainer Shumacher
Engenheira de Hardware
Karla Vasconcelos
Gerente de Engenharia
Joana Prado
Gerente de Projetos
Jean Oliveira
Analista Sênior
Isabela Rocha
Orçamento
Recursos Próprios
Mês 2
R$ 823 mil
Mês 3
R$ 935 mil
Mês 1
R$ 1254 mil
Mês 4
R$ 835 mil
Restrições
Investimento
Não pode ser superior a R$ 4 milhões
Tempo de Alocação dos Participantes
Não poderá ser excedido há um ano