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MAITRISER SES ACTIVITES EN 5 ETAPES : approche horizontale (COLLECTE…

- - - - ESPRIT EST COMME BOITE DE RECEPTION INTERNE
  - - - Vos outils de collecte doivent faire partie intégrante de votre environnement. Gardez-les à portée de main où que vous soyez pour saisir instantanément une idée qui a du potentiel.
      - PETANQUE
        
        La plupart des gens ne se soucient guère de
        ces outils car ils savent que système incomplet ils disposent donc d’une série incomplète dans leur boîte physique et d’une autre série, non moins incomplète, dans leur cerveau C’est comme jouer à la pétanque sur un terrain accidenté: cela éteint toute envie de jouer.
    - - Mais plus vous en aurez, moins régulièrement vous les viderez. Et on en a vite trop, aussi bien en numérique que sur papier. En général, il y a largement matière à amélioration côté papier, notamment avec le nombre de corbeilles à courrier et de carnets divers. Les notes écrites doivent être recueillies et traitées au lieu de les laisser dans des piles, des cahiers et des tiroirs. Tous les documents physiques et le papier doivent systématiquement passer par la corbeille de réception
        
        TRAITER LES NOTES ECRITES
      - Tous les intrants potentiellement signiﬁcatifs doivent atterrir dans un nombre minimum de boîtes d’entrée faciles à consulter et à revoir.
      - LIEN CREATIVITE
        
        En progressant dans votre carrière par exemple, vous remarquerez sans doute que vos meilleures idées ne vous viennent pas sur votre lieu de travail. La capacité à faire fructifier ces trouvailles dépend de votre accès facile et permanent à de bons outils de collecte.
    - - Le dernier facteur de succès pour votre collecte est évident: si vous ne videz pas vos boîtes pour en traiter le contenu, elles ne servent à rien. Vider votre boîte ne signie pas en nir avec le traitement de leur contenu; cela signie simplement qu’il vous faut décider de façon précise de quoi il retourne et ce qu’il faut en faire; et si cela ne suft pas, il faut structurer cet élément au sein de votre système. Ne remettez jamais rien dans votre boîte d’entrée!
- - - - ?
        
        . Quels sont les projets dont vous vous occupez et quels sont les résultats auxquels vous vous êtes engagé
        
        Il faut saisir ce résultat dans la liste projets. Voilà le jalon que vous plantez dans le sol pour vous rappeler qu’il y a là une boucle ouverte, jusqu’à ce que vous la refermiez. La révision hebdomadaire de cette liste vous rappellera cet élément toujours en souffrance. Il restera présent et vivant dans votre système de gestion jusqu’à ce que vous l’acheviez ou le supprimiez
        
        OBJECTIF DE RESULTAT
        
        Quelle est la prochaine action à exécuter?
        
        DEF :le premier acte visible et concret que vous devez accomplir pour passer de la réalité actuelle à l’achèvement/ la CONCRETISATION
        
        DEFINIR L'ACTION
        
        DEMANDE-T-ELLE MOINS DE 2 MINUTES ?
        
        OUI
        
        FAITES LA
        
        NON
        
        SOUS TRAITEZ LA
        
        2 more items...
        
        DIFFEREZ-LA
        
        3 more items...
    - - POUBELLE
        
        C’est obsolète ou inutile: poubelle
        
        corbeille à papier ou d’une touche «Supprimer»
        
        Les documents n’engageant aucune action potentielle et sans valeur de référence doivent être purement et simplement détruits, c’est-à-dire jetés, déchiquetés ou recyclés. Si on les laisse pour-rir dans des catégories, cela surcharge le système et pollue l’environnement.
      - INCUBATION
        
        Rien à faire maintenant, mais plus tard peut-être…
        
        échéancier ou d’un calendrier
      - REFERENCE
        
        C’est une information potentiellement intéressante qui pour-rait s’avérer utile un jour
        
        BON SYSTEME DE CLASSEMENT
        
        ARCHIVER
- - - - Pour beaucoup de projets, vous accumulerez des informations pertinentes qu’il vous faudra structurer par thème, par sujet ou par nom de projets. Votre liste de projets en sera l’index. Tous les détails, plans et documents dont vous pouvez avoir besoin dans le cadre de vos différents projets doivent être placés dans des chemises, des fichiers, des carnets ou des classeurs séparés
        
        FAIRE UN TABLEAU DE LA LISTE DE PROJET, ROSE
  - - - Actions à faire à une heure donnée
        
        les rendez-vous.
      - Action à faire un jour donné
        
        C’est tout ce que vous devez faire un jour donné, mais pas forcément à une heure donnée.
        
        appeler aicha vendredi
      - INFO A REVOIR UN JOUR DONNE
        
        les choses que l’on doit consulter un jour donné: pas forcément des actions à exécuter mais des informa-tions qui seront utiles à cette date. Par exemple, le plan d’accès pour un rendez-vous,
        
        EVENEMENT
      - LISTE CHOSES A FAIRE PAS DANS AGENDA
        
        l’arrivée continuelle de nouveaux intrants et les priorités tactiques du moment modient tellement les tâches quotidiennes qu’il est pratiquement impossible de xer à l’avance une date pour des actions données
        
        si on inscrit sur une liste de choses à faire dans la jour-née des actions sans caractère d’urgence, cela dilue l’insistance sur les vraies priorités
    - - Toute action non délégable et durant plus de deux minutes doit être suivie. Leur rappel doit figurer dans les listes correspon-dantes pour être évaluée à tout moment parmi les choses qu’il faut faire;
      - S’il n’y en a que vingt ou trente, autant les garder tous dans une liste prochaines actions à revoir dès que l’on a un instant. Mais bien souvent, leur nombre se situe entre 50 et 150. Dans ce cas, il est logique de les diviser en catégories, par exemple téléphone pour les moments où on en a un sous la main, et ordinateur quand on a accès à celui-ci.
  - - - je lis dans une revue un article qui me donne l’idée d’un éventuel projet à venir. Je souhaite me le remémorer plus tard. Qu’est-ce que j’en fais? Autre exemple: j’obtiens le calendrier «Tout doit être fait aussi simplement que possible, mais pas plus simplement.»Albert Einstein
        S’ORGANISER POUR RÉUSSIR86de la prochaine saison de l’orchestre symphonique du Capitole et j’y vois des événements passionnants qui auront lieu dans quatre mois: je ne peux rien faire pour le moment, faute d’avoir la liste des voyages que je prévois à cette échéance. Mais si je suis à Toulouse à ce moment, j’aimerais en proter. Que faire?
      - LA LISTE UN JOUR PEUT-ËTRE
        
        Liste de choses que l’on désire faire à moyen terme.
        
        ex
        
        Faire un saut à l’élastique M’inscrire à un club d’œnologie Apprendre l’espagnol Passer un mois dans un ashram Suivre des cours d’aquarelle
        
        type particulier d’activités
        
        Livres à lire Vins à déguster Recettes à essayer DVD à louer Week-end à organiser
      - L'ECHEANCIER TOURNANT
        
        a liste de ce que vous souhaitez vous rappeler après une date donnée.
        
        vous adresser un message à une date ultérieure.
        
        M'INDIQUER A L'AVANCE QU'UN EVENEMENT FUTUR VA ARRIVER
        
        à la date du 12 septembre, que le Lac des cygnes sera joué par le Bolchoï à l’opéra dans six semaines
    - - ARCHIVAGE ET CONSULTATION
        
        ’étiquetage des documents de référence autorise l’accès facile à l’information, chaque fois que nécessaire. Les systèmes de référence peuvent généralement prendre deux formes:
        
        1) le stockage par thèmes et domaine
        
        2) les fichiers généraux.
        
        documents qui n’appartiennent à aucune catégorie préconçue.
        
        L’absence d’un bon dossier de référence générale peut être un des pires goulots d’étranglement dans la mise en place d’un système efficace de gestion personnelle. Si l’archivage et le stockage ne sont pas faciles et rapides (voire amusants!), on a tendance à entasser et stocker n’importe quoi n’importe comment, au lieu de trier et ranger méthodiquement. Si les documents de référence ne sont pas parfaitement séparés, la frontière entre les éléments concrétisables et non concrétisables devient oue, visuellement et psychologiquement, et plonge l’esprit dans la confusion.
      - On tombe souvent sur des informations qui n’exigent aucune réac-tion mais ont une valeur informative intrinsèque. On souhaite les conserver, pour revenir dessus quand le besoin se fera sentir. On peut les stocker sur papier ou sur support numérique.
- - - - l’agenda qui vous rappellera le minimum vital, c’est-à-dire les choses qui doivent à tout prix être traitées dans la journée.
      - Dès que vous en finissez avec une action de l’agenda (réunion, coups de fil, brouillon définitif d’un rapport), biffez-la et voyez ce qu’il vous reste à faire: c’est une saine habitude
    - - Après avoir consulté son agenda, on se tourne en général vers la liste prochaines actions. Cette liste est l’inventaire des actions prédénies que vous pouvez exécuter dès que vous avez du temps libre dans la journée. Si cette liste est structurée par contextes (à la maison, devant l’or-dinateur, en réunion avec Philippe), vous ne les mettez en jeu que dans le bon contexte.
  - - - La plupart des gens se sentent à l’aise dans leur métier pendant la dernière semaine avant les vacances, et pas parce que les vacances approchent. Que faites-vous la dernière semaine avant un grand voyage?Vous nettoyez, vous bouclez, vous clariez, vous structurez et vous renégociez tous vos accords avec vous-même et avec les autres. Vous faites cela pour pouvoir vous détendre et être tout entier à la plage, dans un cloître ou sur les sommets, sans souci parasite. Je préconise de faire cela chaque semaine et non chaque année, pour que vous soyez plus présent à votre vie de tous les jours.
- - - - CONTEXTE
        
        ce qu’on a la capacité de faire à un moment donné. Certaines actions peuvent être exécu-tées n’importe où (par exemple faire un croquis avec un crayon sur un carnet), mais la plupart sont liées à un lieu donné (chez soi, au bureau) ou à la disponibilité d’un outil (téléphone, ordinateur). Ce sont les facteurs premiers limitant votre choix quant à ce que vous pouvez faire sur l’instant
      - TEMPS DISPONIBLE
        
        Dans combien de temps serez-vous tenu de faire autre chose? Si vous avez une réunion dans cinq minutes, cela vous empêche d’entreprendre des actions excédant cette durée.
      - ENERGIE DISPONIBLE
        
        Vous êtes en forme? Certaines actions exigent une bonne dose d’énergie mentale créatrice. D’autres sont surtout éprouvantes physiquement; d’autres enn ne consom-ment guère des deux
      - PRIORITE
        
        Compte tenu du contexte, du temps et de l’énergie disponibles, quelle action va vous faire le plus avancer?
    - - QUAND VOUS TRAVAILLEZ VOUS FAITES
        
        TRAVAIL PREDIFINI
        
        vous travaillez à partir de votre liste actions suivantes et de votre agenda: vous exécutez des tâches dont vous avez précédemment décidé de les exécuter ou bien vous gérez votre ux de travail. Vous passez les coups de l nécessaires, vous notez les idées qui vous viennent, vous participez à des réunions ou vous préparez une liste de points à aborder avec votre avocat
        
        TRAVAIL QUI SE PRESENTE
        
        Il arrive souvent que face à un imprévu, on décide, librement ou pas, de s’en occuper tout de Chaque jour a son lot de surprises et rares sont celles qui ne vous coûtent ni temps ni énergie.
        
        Quand vous décidez de réagir à chaud, c’est que vous estimez ces imprévus plus importants que tout le reste de votre programme
        
        DEFINITION D UN TRAVAIL A FAIRE
        
        Cela comporte le vidage de vos boîtes d’entrée, la lecture de vos messages numériques et de vos notes de réunion, et la fragmentation de nouveaux projets en étapes concrétisables. Pendant que vous traitez vos intrants, vous accom-plissez au passage certaines actions de moins de deux minutes, vous jetez et vous archivez beaucoup de choses
        
        dentier les choses qu’il faudra faire plus tard et pas tout de suite. Vous complétez donc au fur et à mesure les listes correspondantes
        
        Une fois que vous avez déni tout votre travail, vous avez la garantie que vos listes de choses à faire sont à jour.
    - - PRINCIPE
        
        Vos priorités doivent inspirer vos choix, mais la plupart des modèles permettant ce tri ne sont pas ables pour la majorité de votre vrai travail quotidien. Pour savoir ce que sont vos priori-tés, vous devez savoir en quoi consiste votre métier. Et il y a au moins six points de vue différents à partir desquels vous pouvez le dénir. Quand on regarde le paysage à partir d’un bâtiment, on observe des choses différentes selon l’étage auquel on se trouve.
      - REZ DE CHAUSSEE = ACTION EN COURS
        
        C’est la liste de toutes les actions que vous devez accomplir: coups de l, courriels, courses, ordres du jour et conjoint. Si le monde s’arrêtait de tourner pour vous permettre de les dénombrer, vous en compteriez proba-blement plus de cent, sans nouvel intrant de votre part ni de quiconque
      - HORIZON 1 : PROJET EN COURS
        
        Les actions qui vous incombent appartiennent à vos projets en cours, qui sont sans doute entre trente et cinquante. Ce sont les résultats à relativement court terme que vous voulez atteindre
      - Horizon 2: domaines de responsabilités et d’intérêt
        
        ous créez ou acceptez vos projets et vos actions du fait du personnage que vous êtes, de vos intérêts et de vos responsabilités. Ce sont les domaines clefs de votre vie et de votre métier, dans le cadre desquels vous souhaitez arriver à des résultats conformes à certaines normes. Votre travail comporte de façon au moins implicite des domaines comme la planication stratégique, le soutien administratif, l’épa-nouissement du personnel, le marketing, la satisfaction client et la gestion d’actifs. Votre vie personnelle a un nombre à peu près égal de pôles: santé, famille, nances, maison, spiritualité, loisirs, etc. Ce ne sont pas des lignes d’arrivée à franchir mais des critères pour évaluer vos expériences et vos actions, de façon équilibrée et durable. Recenser et revoir ses responsabilités donne un cadre plus complet pour évaluer sa liste de projets.
      - Horizon 3: buts
        
        Le fait de savoir ce à quoi vous voulez arri-ver d’ici un an ou deux donnera une autre dimension à la façon dont vous dénissez votre métier. Souvent, pour tenir vos objec-tifs professionnels, vous devrez expliciter votre cœur de métier, en tenant compte de vos nouvelles responsabilités. Sur le même horizon mais dans le domaine personnel, il y a probablement des choses que vous voulez accomplir ou mettre en place, qui augmenteraient l’importance de certains aspects de votre vie et en diminueraient d’autres
      - Horizon 4: perspective
        
        En vous projetant trois à cinq ans dans l’avenir, vous désignerez des catégories plus générales: straté-gie d’organisation, tendance environnementale, changement de carrière et de style de vie. Les facteurs internes sont la carrière à long terme, la famille, le patrimoine et la qualité de vie. L’évo-lution du monde comporte des changements qui affecteront votre emploi et votre employeur: par exemple la technologie, la mondialisation, les tendances du marché et la concurrence. Les décisions à cette altitude peuvent facilement changer à bien des niveaux la façon dont vous voyez votre travail.
      - Horizon 5: raisons d’être et principes
        
        Pourquoi votre entreprise existe-t-elle? Pourquoi existez-vous? Qu’est-ce qui compte vraiment pour vous? Les réponses à ces questions fournissent la dénition ultime de ce qu’est réellement le travail: tous les buts, perspectives, intérêts, projets et actions en découlent, et y retournent.