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Declaração do Escopo (Instalação,Implatação e Encerramento (Instalação Web…

- - - - Descrição, Objetivo e Fatores Críticos de Sucesso
        
        Descrição do Projeto
        
        Implantação de um sistema GED para controle e gerenciamento de documentos.
        
        Objetivo
        
        Com o objetivo de organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações, este projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como ferramenta de apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
        
        Fatores Críticos de Sucesso
        
        Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
        
        Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
        
        Apoio dos executivos da instituição.
        
        Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
      - Necessidades, Requisitos e Gerente do Projeto
        
        Gerente do Projeto
        
        Jean Oliveira
        
        Necessidades de Negócio
        
        Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade, fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de forma patronizada e que estejam integrados.
        
        Requisitos
        
        Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
        
        Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
        
        Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
        
        Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
        
        Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
        
        Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
      - Cronograma, Premissas, Orçamento e Restrições
        
        Cronograma
        
        Instalação Web
        
        Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
        
        Instalação Servidor
        
        Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
        
        Consultoria
        
        Inicio: 11/04– Entrega: 06/05
        
        Implantação
        
        Inicio: 15/06– Entrega: 10/07
        
        Mapeamento Inicial / Estudo do cenário at
        
        Inicio: 08/04– Entrega: 11/04
        
        Encerramento
        
        Inicio: 10/07 – Entrega: 17/07
        
        Premissas
        
        Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
        
        Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
        
        O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto.
        
        Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
        
        Restrições
        
        O investimento não pode ser superior a R$ 4 milhões e o tempo de alocação dos participantes no projeto não poderá ser excedido há um ano.
        
        Orçamento
        
        Fonte de Recursos
        
        Recursos próprios
        
        Mês 3: R$ 935mil
        
        Mês 4: R$ 835mil
        
        Mês 1: R$ 1254mil
        
        Mês 2: R$ 823mil
        
        Total: R$ 3847mil
    - - Julia Silva
        
        Diretora Financeira
      - Joaquim Ferreira
        
        Diretor de TI
      - João Carlo
        
        Diretor Presidente
      - Karla Vasconcelos
        
        Engenheira de Hardware
      - Joana Prado
        
        Gerente de Engenharia
      - Rainer Shumacher
        
        Engenheiro de Software
      - Jean Oliveira
        
        Gerente de Projetos
      - Isabela Rocha
        
        Analista Sênior
- - - - Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades.
        
        Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
    - - Definição do software que será utilizado
        
        Requisitos
        
        Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
        
        O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
        
        O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
        
        O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
        
        O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
        
        Integração com ERP e CRM.
        
        Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
      - Características / funcionalidades
        
        Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
        
        Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
        
        Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
        
        Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
        
        Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
        
        Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
      - Integração com outros sistemas
        
        Integração com o sistema de ERP da empresa
        
        Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietários
        
        Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
  - - - Toda parametrização de funcionamento do sistema assim como de usuários serão feitos pela consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição. A consultoria ainda dará suporte pelo tempo determinado em contrato.
        
        Processo de Alerta
        
        É iniciado pelo próprio sistema na data prevista para o documento sofrer revisão
        
        Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil (feito testes com os usuários administrativos e no mínimo uma pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura).
        
        Usuários e seus perfis
        
        É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração de documentos, sendo que para visualização e pesquisa a parametrização é default para todos da empresa
        
        Perfis de Usuários
        
        Usuário de Comitê Fixo
        
        Usuário de Comitê Variável
        
        Usuário Redator
        
        Usuário Administrador de Documentos
        
        Usuário Leitor Privado
        
        Usuário Administrador de Centro de Administração
        
        Campos obrigatórios para cadastro
        
        Palavras chaves
        
        Comentário Adicional
        
        Data
        
        Tipo de acessos
    - - Será montada na dependência da instituição, uma estrutura similar de forma a possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes (funcionalidades e velocidades).
        
        Apresentação e análise dos resultados
        
        O sistema consegue atingir o objetivo? Qual o número máximo de transações realmente possível? Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará? Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware
        
        Critérios de Aceitação
        
        Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
        
        Testes
        
        Deverão ser realizados testes de
        
        estresses do aplicativo
        
        estresses da rede
        
        software
        
        estresses dos hardwares de apoio envolvidos
        
        Hardware
        
        estresses da Web
    - - Premissas
        
        Espaço físico disponível para estrutura de hardware
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado
      - Requisitos
        
        Área geográfica dos usuários relacionados no item três
        
        Análise da infraestrutura necessária
        
        Número de usuários que utilizarão o sistema
        
        Estrutura e arquitetura de rede
        
        Definição dos softwares necessários
        
        Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
        
        Inventário
      - Entenderemos por hardwares
        
        Nobreaks
        
        Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
        
        Impressoras
        
        Sistemas de backup
        
        Scanners
        
        Sistema de climatização
        
        Servidores de bancos de dados
        
        Sistemas de segurança física
        
        Estações de trabalho
    - - Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
    - - A área de suporte deve acompanhar toda implantação e após a entrega do projeto um técnico da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível para dar suporte à operação.
    - - Integração com o ERP
      - Desempenho em rede
      - Interface amigável
      - Realização de testes de estresses e conexões de rede
    - - Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria
  - - - Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos.
        
        Critérios de Aceitação
        
        Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED.
    - - Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema.
        
        Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
        
        Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
        
        Manual para Operação do Software: captura e digitação.
    - - O programa de treinamento deve ser baseado nos diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações conforme Parametrizações.
      - Critérios de Aceitação
        
        Neste item vamos considerar como finalizado após o termino de três entregas
        
        primeira
        
        é o treinamento dos operadores de suporte, no qual tem a função de suprir necessidades da operação após a implantação
        
        segunda
        
        é o treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador
        
        terceiro
        
        é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finaização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH.
    - - Após validação da estrutura e validação dos primeiros testes, ocorrerá a migração para o site do cliente. Todo equipamento será reinstalado, as novas configurações de rede feitas e as permissões de acessos definidas. Com todo o sistema funcionando, serão refeitos os testes de funcionalidades e velocidade.
      - Testes
        
        Deverão ser realizados testes de
        
        Testes de estresses do aplicativo;
        
        Testes de estresses da rede;
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes;
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
        
        Hardware;
        
        Testes de estresses da Web.
      - Critérios de Aceitação
        
        Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
    - - Após validação do sistema por parte do cliente, a consultoria colocará a disposição um analista de sistema para suportar os usuários
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
  - - - Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema.
    - - O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução.
        Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto.
- - - - Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor
    - - Garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual
      - Escâneres de mesa (flat bed)
        
        Avaliação da dimensão do item documental
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
      - Treinamento de pessoas
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor
    - - Arranjo
      - descrição
      - Tratamento arquivístico
      - Indexação
    - - Definição do local de armazenamento
      - Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
      - Adotar o modelo SaaS
      - Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
      - Inventário e classificação de documentos