Gestión de las adquisiciones

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1.Consideraciones

contrataciones para comprar productos o servicios

DP asegura proactivamente la firma de contratos con proveedores

minimizar riesgos en ejecución

comprador=miembros del equipo

vendedores=proveedor u oferentes

negociaciones ganar-ganar

el DP debe ser asignado antes de la firma del contrato

el DP administra el contrato y los cambios

2.Planificación

Planificar la gestión de las adquisiciones

¿qué y cuándo comprar?

forma de realizar el seguimiento a los contratos

la forma en que serán identificados vendedores potenciales

abastecimiento interno o externo

políticas, procedimientos y procesos de la organización

salidas

Enunciado del trabajo de la adquisición (SOW)

Persona legal

Garantías

Requerimientos técnicos

Propuesta económica

entradas

Acta de constitución

Caso de negocios

planes de alcance, calidad y recursos

trazabilidad de requisitos, hitos, registro de riesgos e interesados

Listas de vendedores pre-aprobados (pre-calificados)

Políticas de adquisición (ej. evaluar min. 4 propuestas)

Tipos de contratos

Precio fijo

Costos reembolsables

Por Tiempo y Materiales

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herramientas

Análisis de hacer o comprar

Análisis de selección de proveedores

costo

calificaciones

calidad

tiempo de entrega

Investigación de mercado

Criterios de aceptación

Criterios de selección de proveedores

estrategia para las adquisiciones

Plan de gestión de las adquisiciones

Licitación

Formas de pago

Métodos de entrega

servicios

con subcontratación o sin subcontratación

obras

llave en mano

DB

DBB

BBOM

BOT

Solicitud de Información

Invitación a Licitación

Solicitud de Cotización

Solicitud de Propuesta

RFQ

RFI

IFB

RFP

Decisión de hacer o comprar

Solicitudes de cambio

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3. Ejecución

Efectuar las adquisiciones

contactar proveedores

recibir propuestas

seleccionar y adjudicar

entradas

línea base de costo, plan de comunicaciones, riesgos y adquisiciones

cronograma, riesgos, interesados, requisitos y lecciones aprendidas

Documentación de las adquisiciones

Propuestas de los vendedores

herramientas

Publicidad

Conferencias

Evaluación de propuestas=apegadas a la SOW

propuestas técnicas (enfoque) v.s. económicas (precio)

Negociación de las adquisiciones

acuerdos entre comprador y vendedor

salidas

Vendedores seleccionados

Acuerdos (contrato, subcontrato, orden de compra, acuerdo de nivel de servicios)

contrato=acuerdo legal

breach=violación del contrato

solicitudes de cambio

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4. Monitoreo y control

pagos acordes al trabajo realizado

cerrar formalmente los contratos conforme se cumpla

analizar si el vendedor será pre-calificado para proyectos futuros

gestionar comunicaciones cuando hay varios contratistas

entradas

línea base del cronograma, gestión de requisitos, plan de riesgos y adquisiciones

lecciones aprendidas, supuestos, hitos, matriz de trazabilidad, etc.

Acuerdos

Documentación de las adquisiciones

Solicitudes de cambio aprobadas

Datos de desempeño del trabajo

herramientas

Administración de reclamaciones

ADR: alternative dispute resolution (mediador)

Revisiones de desempeño de los contratos

cumplimiento v.s. alcance

Inspección (visitas, vídeos, reportes de calidad en proceso, etc.)

Auditorías de la adquisición=rev. formal y sistemática de procesos de las adq.

salidas

Información sobre el desempeño del trabajo

Adquisiciones cerradas= notificación por escrito al vendedor al terminar el contrato

Solicitudes de cambio y actualizaciones

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