Gestión de las adquisiciones
1.Consideraciones
contrataciones para comprar productos o servicios
DP asegura proactivamente la firma de contratos con proveedores
minimizar riesgos en ejecución
comprador=miembros del equipo
vendedores=proveedor u oferentes
negociaciones ganar-ganar
el DP debe ser asignado antes de la firma del contrato
el DP administra el contrato y los cambios
2.Planificación
Planificar la gestión de las adquisiciones
¿qué y cuándo comprar?
forma de realizar el seguimiento a los contratos
la forma en que serán identificados vendedores potenciales
abastecimiento interno o externo
políticas, procedimientos y procesos de la organización
salidas
Enunciado del trabajo de la adquisición (SOW)
Persona legal
Garantías
Requerimientos técnicos
Propuesta económica
entradas
Acta de constitución
Caso de negocios
planes de alcance, calidad y recursos
trazabilidad de requisitos, hitos, registro de riesgos e interesados
Listas de vendedores pre-aprobados (pre-calificados)
Políticas de adquisición (ej. evaluar min. 4 propuestas)
Tipos de contratos
Precio fijo
Costos reembolsables
Por Tiempo y Materiales
herramientas
Análisis de hacer o comprar
Análisis de selección de proveedores
costo
calificaciones
calidad
tiempo de entrega
Investigación de mercado
Criterios de aceptación
Criterios de selección de proveedores
estrategia para las adquisiciones
Plan de gestión de las adquisiciones
Licitación
Formas de pago
Métodos de entrega
servicios
con subcontratación o sin subcontratación
obras
llave en mano
DB
DBB
BBOM
BOT
Solicitud de Información
Invitación a Licitación
Solicitud de Cotización
Solicitud de Propuesta
RFQ
RFI
IFB
RFP
Decisión de hacer o comprar
Solicitudes de cambio
3. Ejecución
Efectuar las adquisiciones
contactar proveedores
recibir propuestas
seleccionar y adjudicar
entradas
línea base de costo, plan de comunicaciones, riesgos y adquisiciones
cronograma, riesgos, interesados, requisitos y lecciones aprendidas
Documentación de las adquisiciones
Propuestas de los vendedores
herramientas
Publicidad
Conferencias
Evaluación de propuestas=apegadas a la SOW
propuestas técnicas (enfoque) v.s. económicas (precio)
Negociación de las adquisiciones
acuerdos entre comprador y vendedor
salidas
Vendedores seleccionados
Acuerdos (contrato, subcontrato, orden de compra, acuerdo de nivel de servicios)
contrato=acuerdo legal
breach=violación del contrato
solicitudes de cambio
4. Monitoreo y control
pagos acordes al trabajo realizado
cerrar formalmente los contratos conforme se cumpla
analizar si el vendedor será pre-calificado para proyectos futuros
gestionar comunicaciones cuando hay varios contratistas
entradas
línea base del cronograma, gestión de requisitos, plan de riesgos y adquisiciones
lecciones aprendidas, supuestos, hitos, matriz de trazabilidad, etc.
Acuerdos
Documentación de las adquisiciones
Solicitudes de cambio aprobadas
Datos de desempeño del trabajo
herramientas
Administración de reclamaciones
ADR: alternative dispute resolution (mediador)
Revisiones de desempeño de los contratos
cumplimiento v.s. alcance
Inspección (visitas, vídeos, reportes de calidad en proceso, etc.)
Auditorías de la adquisición=rev. formal y sistemática de procesos de las adq.
salidas
Información sobre el desempeño del trabajo
Adquisiciones cerradas= notificación por escrito al vendedor al terminar el contrato
Solicitudes de cambio y actualizaciones