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Conceitos Fundamentais Ciclo Vital dos DOCUMENTOS Classificação…

- - - - .
        
        1) Quanto ao GÊNERO;
        
        conjunto de
        signos ou símbolos
        utilizados para registrar a informação
        
        .
        
        .
        
        Micrográficos:
        
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        .
        
        Sonoros ou fonográficos:
        
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        .
        
        Filmográficos:
        imagem movimento
        
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        .
        
        Informáticos:
        
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        .
        
        Iconográficos ou imagético
        imagem estática
        
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        .
        
        Cartográficos:
        escala reduzida
        
        1 more item...
        
        .
        
        escritos ou textuais
        
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      - .
        
        2) Quanto à FORMA;
        
        “estágio de preparação ou transmissão do documento”
        
        Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia etc.
      - .
        
        3) Quanto ao FORMATO
        
        configuração física de um SUPORTE
        
        :ledger: :notebook:
        
        Ex.: o papel é o SUPORTE
        E o livro é o FORMATO
        
        Exemplos: o papel é um suporte que pode assumir o formato de livro, de caderno, de apostila, de cartão, de ficha, de folha etc.
      - .
        
        4) Quanto à TÉCNICA DE REGISTRO
        
        Refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento.
        
        Exemplos: manuscrito, datilografado, impresso, esculpido etc
      - .
        
        5) Quanto à ESPÉCIE;
        
        é a configuração que assume um documento de acordo com as INFORMAÇÕES nele contidas.
        
        Ex.: Alvará, Certidão, Declaração, Boletim, Diploma, Ata...
      - .
        
        6) Quanto à TIPOLOGIA / TIPO.
        
        é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a ATIVIDADE que a gerou.
        
        espécie + função ou atividade.
        
        Ex.:
        
        Alvará DE CONSTRIÇÃO,
        
        Certidão DE NASCIMENTO,
        
        Declaração DE ÓBITO,
        
        Boletim DE OCORRÊNCIA,
        
        Diploma DE GRADUAÇÃO,
        
        Ata DE REUNIÃO...
        
        BIZÚ
        
        quase sempre que tiver a preposição DE no meio será tipo documental :check:
      - .
        
        7) quanto à NATUREZA DO ASSUNTO
        
        .
        
        Ostensivos:
        
        documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
        
        .
        
        Sigilosos :lock:
        
        documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à custódia (guarda) e divulgação.
        
        graus de sigilo
        
        1 more item...
- - - - .
        
        quanto aos ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO dos DOCUMENTOS;
        
        Correntes (1ª Idade):
        ATIVO
        
        Intermediários (2ª Idade):
        SEMIATIVO
        
        Permanentes (3ª Idade):
        INATIVO
      - .
        
        quanto à ENTIDADE MANTEDORA;
        
        .
        
        Públicos:
        
        arquivos de órgãos e entidades públicas
        
        .
        
        Privados:
        
        mantidos por entidades privadas.
        Podem ser institucionais, comerciais ou pessoais.
        
        .
        
        institucionais
        
        podem ser de instituições educacionais, igrejas, corporações
        
        .
        
        Comerciais
        
        podem ser de firmas, corporações e companhias
        
        .
        
        FamiliaIS \ RES ou Pessoais
        
        .
      - .
        
        quanto à NATUREZA DO DOCUMENTOS;
        
        .
        
        .
        
        EspecialiZADOS: CONTEÚDO
        
        mantêm sob guarda documentos de determinada ÁREA DE CONHECIMENTO
        
        .
        
        EspeciaIS:
        LOCAL
        
        mantêm sob guarda documentos de FORMAS FÍSICAS diversas e que exijam tratamento diferenciado no que se refere à guarda e CONSERVAÇÃO;
      - .
        
        quanto à EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO.
        
        .
        
        Setoriais:
        
        instalados junto aos órgãos operacionais (UNIDADES), cumprindo funções de arquivos CORRENTES;
        
        arquivos correntes
        
        .
        
        Central ou Geral:
        
        RECEBEM em um ÚNICO LOCAL documentos CORRENTES provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando os documentos correntes
        
        Arquivos intermediários
- - - - Cumprimento do Ciclo Vital dos Documentos
        
        .
        
        TRANSFERÊNCIA de Documentos
        
        Doc. encaminhado ao arquivo INTERMEDIÁRIO
        
        Ao encaminhar documentos para o arquivo intermediário, devemos preparar uma listagem desta documentação, que receberá o nome de “Termo de transferência”.
        
        .
        
        RECOLHIMENTO de Documentos
        
        Doc. encaminhado ao arquivo PERMANENTE
        
        Ao encaminhar documentos para o arquivo permanente, devemos preparar uma listagem desta documentação, que receberá o nome de “Termo de RECOLHIMENTO”.
  - - - .
        
        .
        
        Intermediários (2ª Idade):
        SEMIATIVO
        Valor Primário
        
        arquivos que guardam documentos que JÁ FORAM RESOLVIDOS, mas ainda PODEM ser questionados ADMNISTRATIVA ou JUDICIALMENTE
        
        documentos com BAIXO Valor PRIMÁRIO
        
        ADMINISTRATIVO :check:
        
        .
        
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        .
        
        Correntes (1ª Idade):
        ATIVO
        Valor Primário
        
        arquivos que guardam DOCUMENTOS NOVOS e que estão SENDO RESOLVIDOS.
        
        documentos com ALTO Valor PRIMÁRIO
        
        ADMINISTRATIVO :check:
        
        .
        
        1 more item...
        
        Obs.:
        
        ALGUNS documentos já são eliminados aqui mesmo :warning:
        
        Alguns documentos já saem daqui, para o PERMANENTE (3ª idade) :check: :warning:
        
        .
        
        Permanentes (3ª Idade):
        INATIVO
        
        arquivos que guardam documentos que JÁ PRESCREVERAM e são guardados pelo VALOR HISTÓRICO.
        
        documentos com Valor SECUNDÁRIO (HISTÓRICO)
        Tem valor PROBATÓRIO / INFORMATIVO
        
        .
        
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        .
        
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        .
        
        1 more item...
        
        Patrimônio Arquivistico: Conjunto dos arquivos de valor permanente, públicos ou privados, existentes no âmbito de uma nação, de um estado ou de um município.
        
        Probatório e informativo são sinônimos de histórico. :check:
        
        Atenção
        Não é todo documento que passa para 3° idade :red_cross:
  - - - análise de cada tipo de documento produzido/recebido a fim de definir seus prazos
        
        Essa analise é feita por:
        
        Comissão Permanente de Análise ou
        
        Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPADs.
        
        .
        
        Eliminação do Documentos
        
        Resolução n. 30 do Conarq, de 09/12/2014
        
        Os órgãos e entidades SÓ poderão eliminar documentos caso possuam CPAD :warning: constituídas e com autorização da instituição arquivista pública, na sua específica esfera de competência.
        
        .
        
        DEVEM ser CONSERVADOS documentos que:
        
        1 more item...
        
        .
        
        devem ser ELIMINADOS:
        
        1 more item...
      - .
        
        Tabela de Temporalidade
        
        instrumento de destinação que determina os prazos E DESTINO
        
        também estabelecer se o documento será ou não microfilmado
      - .
        
        Vantagens da Avaliação
        
        Ganho de espaço físico
        
        Maior facilidade na organização
        
        Maior agilidade na localização das informações
        
        Economia de recursos na guarda dos documentos
        
        Preservação da história da instituição e da sociedade (Doc. Permanentes)
- - - - conjunto de documentos acumulados por uma pessoa, física ou jurídica, nos mais diversos suportes, ao longo de sua existência, que servirão de prova de suas transações ou atividades”.
        
        Função e Finalidade
        
        é tornar disponível as informações contidas no acervo documental
        
        1º serve à administração
        2º serve à história
        se inverter a ordem, TÁ ERRADO
        
        .
        
        Diferenças Básicas entre Arquivo e Biblioteca
        
        Arquivo
        
        Biblioteca
        
        .
        
        .
        
        acumulados organicamente
        ACUMULAÇÃO ORGÂNICA
        
        colecionados
        COLEÇÃO
        
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        Informações orgânicas
        Documentos que NASCEM com/pela instituição ou que não podem ser separado dela.
        Característica de documento de ARQUIVO
        
        .
        
        lógica própria
        
        classificação PADRONIZADA
        
        1 more item...
        
        .
        
        fins funcionais
        
        fins culturais
        
        1 more item...
        
        .
        
        ÚNICO exemplar
        (cópias limitadas)
        
        VÁRIOS exemplares
        
        1 more item...
  - - - comprova alguma atividade realizada pela entidade acumuladora
        
        Os documentos são registrados nos mais diversos suportes
  - - - material em que a informação foi gravada no momento de se criar o documento
        
        parte física do documento
        
        Ex.: Documento: certidão de nascimento, suporte: papel
- - - - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde.
- - - - Chamado também de:
        
        bibliografia arquivística de valor PROBATÓRIO
        ou
        
        INFORMATIVO.
        
        É um valor IMPRESCRITÍVEL.
        Compreende os documentos da fase permanente.
        
        Poucos documentos atingirão esse valor.