Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Thiên Sơn Office (D. Các việc cần làm ngay (Đến Thứ 7 - 15/6) :check: (Ông…
Thiên Sơn Office
D. Các việc cần làm ngay (Đến Thứ 7 - 15/6)
:check:
Ông ThànhVT
Thiết lập phân quyền và lập giới hạn tính năng cho các thành viên trong Nhóm. Căn cứ theo phạm vi đảm trách của từng người.
Thiết lập tài khoản cho thành viên BGĐ
Trao đổi và làm việc với đối tác về hệ thống
Ông QuânNV
Phối với với Thành viên Hệ thống kiểm tra lại danh sách nhân sự và thông tin nhân sự đã đăng tải. Hoàn thiện lại hồ sơ.
Chuẩn bị thông tin nhân sự cho các giai đoạn tiếp theo
Trực tiếp truy cặp bằng tài khoản các thành viên đã tạo để kiểm tra việc phân quyền, kiểm thử việc sử dụng các tính năng đơn từ, qui trình. (Xoá dữ liệu sau khi thử)
Bà KhanhNV|
Thiết lập thư viện tài liệu cấp công ty
Phân quyền các tài liệu cho phòng ban truy cập (nếu có)
Qui định về sơ đồ chức tài liệu, tổ chức tài liệu, quản lý tài liệu. Qui định này cũng được đăng tải lên thư viện.
|
Thúc giục và hỗ trợ phòng Marketing đăng tải tài liệu nội bộ lên Văn phòng số
|
Đăng tải các thông tin của Nhóm, bản tin của Công ty
|
Đề xuất về Qui định, qui chế, lịch đăng tải, giới hạn nội dung cho việc sử dụng tính năng Kết nối ở cấp Công ty, Phòng ban và Liên phòng ban.
Ông AnhĐQV
Tạo Project
Chia việc, lập tiến độ
Biên soạn Thông báo của Nhóm, chuyển Thành viên Văn phòng
Bà LoanTP
Phối hợp cùng Thành viên Hệ thống để dựng qui trình cho phòng Marketing. Phân phối quyền sử dụng chính xác.
Bà UyênCT
Hỗ trợ các thành viên Ban giám đốc quản lý tài khoản cá nhân
Báo cáo hoặc hỗ trợ Ban giám đốc theo dõi công việc của Nhóm
Tiếp nhận các ý kiến, câu hỏi, liên hệ với các thành viên liên quan để trả lời BGĐ
Tổng hợp các quan điểm để Nhóm điều chỉnh phù hợp
Tất cả các thành viên
Tất cả các thành viên nhóm Cài đặt, khai báo thông tin cá nhân (hoặc yêu cầu cập nhật thông tin cá nhân), tìm hiểu phần Công việc, Đơn từ, Quản lý công việc.
Tiếp nhận công việc qua Project trên hệ thống và thực hiện các việc được chia
10/6 họp vào 13:30 để xác nhận công việc trong tuần cũng như nhìn lại việc thực hành trên hệ thống
Sáng Thứ 7, 10:30 họp tổng kết và làm việc với Trưởng phòng Marketing để Marketing tiếp nhận việc tham gia Văn phòng số từ 10/6
C.
Vai trò và nhiệm vụ
:red_flag:
5⃣
Thành viên Văn phòng-Đào tạo
Người duy nhất giữ quyền biên tập và xuất bản các Bản tin, Thông báo cấp công ty cũng như cho Nhóm
Đăng tải các Bản tin tổng hợp những thông báo quyết định mới của Công ty hoặc Phòng ban mỗi tuần
Đăng tải các thông báo, cập nhật của nhóm. Nội dung do Trưởng nhóm gửi đăng.
Giám sát và đề nghị nội dung đăng tải trên mục Cộng đồng cho các thành viên nhóm.
Biên soạn quy chế, giới hạn nội dung, điều khoản trong mục Cộng đồng cho các phòng ban
|
Người duy nhất giữ quyền đăng tải và phân quyền Thư viện tài liệu chung của công ty
Tập hợp các tài liệu, văn bản, chung của công ty dành cho công khai và các tài liệu của công ty dành cho từng phòng ban. Đăng tải và thiết lập quyền hạn truy cập trên Văn phòng số
Làm việc với các phòng ban để yêu cầu cung cấp và đăng tải các tài liệu chung của phòng ban đó trước khi phòng ban tham gia Văn phòng điện tử
Biên soạn quy định về thư viện, phân loại, chia mục, quản lý tài liệu
|
Giám sát việc triển khai Văn phòng ảo, nhận xét trực tiếp thông qua bình luận, hoặc phê bình việc sai phạm. Giữ quyền truy cập trực tiếp bằng tài khoản người dùng để sửa cho đúng. Tránh tình trạng cái sai bị hiểu nhầm là được chấp nhận. (Trong giai đoạn dự án)
Biên soạn tài liệu hướng dẫn thực hành 1Office. Đi tới từng trường hợp đặc thù. (Hoạt động lâu dài)
Bà Nguyễn Vân Khanh - NV Đào tạo
1⃣
Thành viên Hệ thống
Ông Vũ Trung Thành - TP Tin học
Người duy nhất giữ tài khoản Admin
Hiểu kiến trúc hệ thống phần mềm, từng phân hệ, cách thức kết nối giữa các phân hệ, hiểu ý nghĩa của các trường dữ liệu
Cấp phát tài khoản theo yêu cầu của Thành viên trong nhóm
Giải đáp và hỗ trợ các thành viên khác cũng như người dùng trong triển khai thực tế
Hỗ trợ Thành viên Đào tạo làm tài liệu hướng dẫn
Sau khi cấp phát tài khoản thì xây dựng tài liệu thể hiện sơ đồ phòng ban và hoạt động của Văn phòng điện tử. Cập nhật thường xuyên sơ đồ này.
3⃣
Thành viên Nhân sự
Ông Nguyễn Việt Quân - NV Nhân sự
Đề nghị cấp phát tài khoản đúng theo tiến độ, mô tả chính xác về phân quyền
Bảo đảm về hồ sơ, thông tin người dùng chính xác
Bảo đảm về sự tương tác của các thành viên tham gia. Một cách tích cực, đầy đủ, đúng yêu cầu.
Đại diện Nhóm tương tác trực tiếp với người sử dụng (cấp nhân viên)
Ghi nhận các vướng mắc từ người dùng, để đề xuất cải tiến cho Nhóm
Tham gia xây dựng bộ Qui chuẩn thực hành Văn phòng điện tử
2⃣
Thành viên Qui trình
Người duy nhất giữ quyền tạo qui trình
Thiết lập sẵn qui trình đã duyệt cho từng phòng ban trước khi phòng ban đó đến lượt tham gia Văn phòng số
Thực hiện đánh giá trước khi phổ toàn phòng ban, với Trưởng phòng của phòng ban thực hiện Văn phòng số (cùng các thành viên khác của Nhóm)
Phối hợp cùng Phòng ban để kiểm thử qui trình chuẩn
Ghi nhận các trưởng hợp nhỏ hơn trong qui trình chuẩn để tạo qui trình trên hệ thống
Đại diện Nhóm thúc đẩy sự phối hợp của các Trưởng phòng ban trong triển khai Văn phòng số
Hỗ trợ Thành viên Văn phòng có được các tài liệu liên quan tới qui trình và biểu mẫu để đăng tải.
Bà Trần Phương Loan - PP Hành chính
6⃣
Trưởng Nhóm
Người duy nhất quản lý Project trên 1Office
Trao đổi, lấy ý kiến với các thành viên và tính toán tiến độ để tạo mục việc, phân đoạn để các Thành viên cũng như các phòng ban cùng thực hiện.
Tổng hợp các tài liệu, qui định, qui chế
Biên soạn các thông báo, cập nhật để chuyển đăng tải trên Thông báo của công ty về tiến độ dự án
Báo cáo Ban giám đốc
Ông Đỗ Quốc Việt Anh - PP Tiếp thị
B.
Giai đoạn triển khai tại Thiên Sơn
:checkered_flag:
Giai đoạn I (T1): Nhóm Project bắt tay làm việc trên 1Office
Nhóm Văn phòng điện tử đăng tải thông tin, thực hiện dự án
Ban Giám đốc theo dõi, tương tác và chỉ đạo
Thành viên Văn phòng đăng tải các thông tin của công ty
Giai đoạn II (T2-4): Triển khai cuốn chiếu từng phong ban. Chưa phối hợp giữa các phòng.
Triển khai thực hiện từng phòng chuyên môn
Trưởng, phó phòng và một nhân viên tổng hợp làm việc trực tiếp với Nhóm. Cùng họp trước khi phổ cập cho phòng
Kho chứa dữ liệu, qui định đăng tin nội bộ, qui trình xuất phát từ phòng ban trước khi họp Trưởng phòng
|
Triển khai trong phòng đến từng nhân viên để: kết nối, lưu trữ, giao nhiệm vụ, báo cáo tiến trình thực thi, tổng hợp nhiệm vụ.
Toàn bộ nhân sự kết nối được với bảng tin và tài nguyên của công ty
|
Trong quá trình triển khai, biên soạn tài liệu hướng dẫn, phân quyền, trách nhiệm trong vận hành và chịu trách nhiệm Văn phòng điện tử cho nội bộ phòng
Giai đoạn III (T5-6): Triển khai phối hợp liên phòng, theo qui trình. Giải quyết các vướng mắc cấp công ty.
Triển khai kết nối các phòng ban về mặt qui trình
Xử lý công việc các khắc phục các phát sinh khi quản trị qui mô công ty
A.
Các thành viên Nhóm
:explode:
Cùng thực hiện:
Tham gia vào Hệ thống 1Office: ts.1office.vn
Được phân quyền phù hợp (bởi Thành viên Hệ thống)
Thực hành thao tác trên hệ thống, với tài khoản cá nhân, với các tính năng cơ bản
Nhận phần việc từ Project Văn phòng số, do Trưởng nhóm thiết lập
(Nếu cần) Bổ sung thêm đầu việc vào Project chung
Thảo luận chung trong Project về quá trình triển khai
Trong quá trình làm việc cho Project, cập nhật thường xuyên các phần việc đang làm, đã làm lên hệ thống
Tự quản lý công việc cá nhân
Đối với những việc ngoài Project, tự tạo việc cá nhân cho mình
Han chế sử dụng Email, Viber Chat, chỉ sử dụng Hệ thống
Hiểu rằng:
Nhóm Văn phòng số được tạo ra để chuyển đổi và phổ cập phần lớn giao dịch văn phòng, hành chính, qui trình, và giao tiếp công vụ của doanh nghiệp sang nền tảng trực tuyến.
Mục tiêu của Văn phòng số là giảm chi phí, tăng năng suất và chất lượng thực hiện công việc. Giúp ban lãnh đạo có cái nhìn xuyên suốt hệ thống về mặt quản trị, vận hành.
Thời gian tồn tại của Nhóm sẽ kết thúc khi hệ thống được phổ biến tới toàn công ty và vận hành thông suốt. Dự kiến sau 6 tuần.
Công việc của Nhóm sẽ nằm trong Project Văn phòng số
Bởi: Đỗ Quốc Việt Anh
Ngày cập nhật cuối: 17:10 06/06/2019