Gegevens die je verzamelt door tellen, wegen en meten (kwantitatief) of door waarnemen en aantonen (kwalitatief) leg je overzichtelijk vast in bijvoorbeeld tabellen. Dat is niet altijd mogelijk. Een goede oplossing is dan om naast een beschrijving ook een tekening of foto te maken. Tekenen en fotograferen gebeurt veel in wetenschappelijk onderzoek. Wanneer het om bewegingen of processen gaat, is tekenen en fotograferen niet handig. Bi het bestuderen van diergedrag, is het eenvoudiger om achteraf een protocol te maken nadat je het gedrag hebt vastgelegd op film. Bij al deze manieren van vastleggen van waarnemingen, gelden afspraken. Bij het tekenen is het belangrijk de vergroting waarbij je het preparaat bekijkt te vermelden. Bij microscopische foto's is een schaalaanduiding nodig. Door een tekening of foto niet alleen te voorzien van namen bij de onderdelen, maar ook van aantekeningen, kun je informatie toevoegen die je niet kunt tekenen. Bij zwart-wit tekeningen wordt de kleur erbij vermeld.