Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ (для обнаружения и…
КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Контроль
процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Это критически важная и сложная функция управления.
Одна из важнейших особенностей контроля то, что он должен быть
всеобъемлющим.
Контроль –неотъемлемая часть должностных обязанностей любого менеджера.
Аспекты управленческого контроля
Установление стандартов
— точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
Измерение
того, что было достигнуто за период, и
сравнение
достигнутого с ожидаемыми результатами;
Подготовка
необходимых
корректирующих действий
Технология контроля
Выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
Определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
Установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
Выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
Определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).
ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ
для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными
может использоваться для стимулирования успешной деятельности
Диагностическая
изучает положение дел в организации
Стимулирующая
заинтересованность в результатах труда, является основой вознаграждения
Информационная
обратная связь
Корректирующая
выявляет нарушения и ошибки
Ориентирующая
формирование приоритетов деятельности
ВИДЫ КОНТРОЛЯ
По времени осуществления
Текущий контроль
(ПРОСЕИВАЮЩИЙ)
Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.
Базируется на измерении фактических результатов, полученных в ходе проведения работы (т.е. это контроль работы подчиненного его непосредственным начальником).
Чтобы осуществлять текущий контроль, аппарату управления необходима
обратная связь.
Заключительный контроль
(ОБРАТНЫЙ)
осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное на неё время.
Предварительный контроль (НАПРАВЛЯЮЩИЙ)
Осуществляется до фактического начала работ.
Обычно реализуется в форме определенной политики, процедур, правил, линий поведения.
Т.к. правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение –это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.
3-х ключевые области:
В области материальных ресурсов:
очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно – устанавливают обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям (ГОСТы, ОСТы и т.п.)
В области финансовых ресурсов:
важнейшее средство предварительного контроля здесь –бюджет(или текущий финансовый план) –он определяет наличные средства, а также устанавливает предельные значения затрат, не позволяя тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.
В области человеческих ресурсов
предварительный контроль достигается
за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных навыков и знаний, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей (уровень образования, опыт, стаж)
и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей (должностные инструкции и т.п.)
По степени охвата
Общий контроль
предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.
Выборочный контроль
получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве.
По срокам проведения
Систематический контроль
организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно
периодические формы контроля:
проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.
Разовый контроль.
Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.
По форме осуществления
Финансовый контроль
проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.
Административный контроль
осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов.
Технический контроль
используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.
Этапы процесса контроля
Выработка стандартов и критериев
–определение показателей результативности.
Производственный климат
совокупность характерных признаков предприятия в том виде, в каком они воспринимаются и оцениваются его работниками.
Объективные данные
текучесть кадров,
неявки на работу,
частота поступления жалоб,
Субъективные оценки
межличностные отношения,
взаимоотношения внутри рабочих групп или подразделений,
отношение к руководителям и их поведение (стиль руководства),
организационные моменты — организация труда и заработной платы, возможности для полу¬чения информации и участие в принятии решений, загрузка, а также внешние по отношению к данному предприятию раздражители.
Сопоставление достигнутых результатов со стандартами.
Шаги:
Установить масштаб отклонений (например, из 100 шт. максимально допустимый брак –2 шт.).
Использовать принцип исключения. Он гласит: система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой
Измерить результаты.
Эффективно проинформировать о стандартах и результатах.
Принятие необходимых корректирующих действий.
Варианты:
Ничего не предпринимать
Устранить отклонения
Пересмотреть стандарт
МОДЕЛИ КОНТРОЛЯ
Традиционная модель
предполагает
Ясность целей организации
Измеримость этих целей
Возможность измерения результатов деятельности.
Этапы традиционного контроля
установка стандартов - конкретных поддающихся измерению показателей
информирование о них сотрудников;
установление масштаба допустимых отклонений;
измерение результатов и сравнение их со стандартами;
сообщение полученных данных сотрудникам;
оценка результатов;
действия:
а) ничего не предпринимать,
б) устранить отклонения,
в) пересмотреть стандарт.
Политическая модель
контроля основана на идее, что решения являются результатом переговоров и суждений больше, чем на согласованной информации.
Главную роль в политической модели играют индивидуальные ценности и групповые нормы в распределении ресурсов и оценке направления деятельности, которое используется.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОНТРОЛЯ
Цели
сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;
своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;
обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.
Задачи
соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;
устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;
сохранность ресурсов и потенциала организации;
безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур — положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.
должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для принятия эффективных управленческих решений;
ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ
Стратегическая направленность
Ориентация на результаты, а не на сбор информации ради неё самой
Соответствие контролируемому виду деятельности и требованию объективности
Широта
Гибкость
Простота
Своевременность
Экономичность
КОНТРОЛЬ ВОЗДЕЙСТВУЕТ НА ЛЮДЕЙ И ПРИ ЭТОМ МОЖЕТ:
стимулировать большую собранность и аккуратность
формировать поведение, ориентированное на контроль
побуждать людей выдавать организации непригодную информацию
СТРАТЕГИИ КОНТРОЛЯ
Внешний контроль
основан на применении метода «кнута и пряника»
Он стоится с учетом
трех условий
:
Подчиненным не ставятся труднодостижимые цели
В систему оценок встраиваются меры защиты от манипулирования контролем
Система поощрений должна быть связана с результатами работы каждого работника
Внутреннее стимулирование
основывается на теории “Y”
В рамках такого подхода рекомендуется:
Обеспечивать участие исполнителей в разработке своих целей
Не использовать оценку результатов для наказания подчиненных
Увязывать уровень заработной платы с качеством работы и не ставить его в зависимость от частных оценок
При выборе стратегии контроля необходимо учитывать
Совместимость стратегии контроля и стиля управления
Микроклимат в коллективе и структуру системы вознаграждения
Возможность получения достаточно надежных оценок качества работы подчиненных
Особенности характера подчиненных
Тип отношений в организации
Структуру и сущность принятой системы вознаграждения
Заинтересованность подчиненных в разработке управленческих решений
Желание подчиненных принимать на себя часть ответственности за свои решения