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Sistema y proceso de control (Puntos de control clave, estándares y puntos…
Sistema y proceso de control
Proceso de control básico
Establecer estándares.
Medir el desempeño contra estos estándares.
Corregir las variaciones de los estándares y planes.
Establecimiento de estándares
Los estándares simplemente son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes.
Medición del desempeño
El administrador que está alerta y tiene visión de futuro puede, en ocasiones, predecir posibles desviaciones de los estándares .
Corrección de desviaciones
Los administradores saben con precisión dónde deben aplicarse las medidas correctivas en la asignación de los deberes individuales o de grupo.
Cuestiones especiales al controlar compañías internacionales: Los estándares de control deben ajustarse al ambiente local, las subsidiarias en países con mano de obra barata pueden tener menores presupuestos de costos que en lugares con una fuerza de trabajo de alto costo, aunque es probable que la productividad de esa mano de obra barata sea menor que la de otros países.
Analítica de negocios
La analítica de negocios se enfoca en sistematizar mejor la recopilación, el análisis y la disponibilidad de los grupos de datos organizacionales para permitir que la empresa actúe y responda con mayor agilidad a los cambios de su mercado y ambiente competitivo.
Puntos de control clave, estándares y puntos
de referencia (benchmarking)
El principio de control de puntos clave, uno de los más importantes, establece que el control efectivo requiere de la atención de aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes.
Tipos de estándares de puntos clave:
Físicos.
De costos.
De capital.
De ingresos.
De programas.
Intangibles.
De metas.
Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.
Estándares físicos: El administrador necesita comparar
el desempeño real con los estándares establecidos.
Estándares de costos: Son medidas monetarias y, al igual que los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo.
Estándares de capital: Se relacionan con el capital invertido en la empresa, más que con los costos de operación y, por tanto, primordialmente con el balance general, más que con el estado de ingresos.
Estándares de ingresos: Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas.
Estándares de programas: Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos o uno para mejorar la calidad de la fuerza de ventas.
Estándares intangibles: ¿Qué estándar puede utilizar un administrador para determinar la competencia de su agente de compras divisional o director de personal?, ¿qué puede utilizarse para determinar si el programa de publicidad cumple los objetivos a corto y largo plazos?, ¿o si el programa de relaciones públicas tiene éxito?, ¿son los supervisores leales a los objetivos de la compañía?
Estándares de metas: os gerentes han encontrado que en las operaciones de programas complejos, así como en su propio desempeño, pueden definir metas mediante la investigación y la reflexión, que luego pueden utilizar como estándaresdel desempeño.
Planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico: El control estratégico requiere del monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos, así como de modificar la estrategia de la organización con base en esa evaluación.
Sony controla Sony-Ericsson: La empresa Sony adquirió la participación de Sony-Ericsson por 1 050 millones de euros con el fin de hacerle frente a Apple y Samsung en la fabricación de teléfonos móviles y tablets.
Puntos de referencia (benchmarking)
El benchmarking estratégico compara varias estrategias e identifica los elementos estratégicos clave para el éxito.
El benchmarking operacional compara costos relativos o posibilidades de diferenciación de productos.
El benchmarking administrativo se enfoca a funciones de apoyo como la planeación de mercados y los sistemas de información, la logística, la administración de recursos humanos, etcétera.
El control como sistema de realimentación
El control gerencial es, en esencia, el mismo proceso de control básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales.
Ejemplos de sistemas de realimentación: El termostato de los hogares es un sistema de realimentación y control de la información: cuando la temperatura de una casa cae por debajo del nivel establecido, se envía un mensaje eléctrico al sistema de calefacción, que se activa; cuando la temperatura se eleva y llega al nivel establecido, otro mensaje apaga el calefactor,
Información y control en tiempo real
información en tiempo real, es decir, la información de lo que ocurre mientras está ocurriendo.
Entrevista con Dan Gordon, cofundador de Gordon Biersch Brewing Company, sobre el control de calidad de productos: Antes de emprender cualquier proyecto, creo que el éxito se fundamenta mucho en la experiencia. Siento de verdad que el factor clave de nuestro éxito es la cantidad de conocimiento y experiencia que Dean Biersch y yo obtuvimos al incursionar en los restaurantes con cervecería, ciertamente mi educación cervecera fue equivalente a la calidad de la cerveza, pero también tuve la oportunidad de trabajar en varias cervecerías alemanas y visité cientos de otras para obtener un conocimiento decisivo
Control preventivo o anticipativo
Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.
Corrección anticipativa en los sistemas humanos
Hay muchos ejemplos de sistemas de corrección anticipativa en los sistemas humanos: un conductor que quisiera mantener una velocidad constante al subir una colina, casi nunca esperaría que el velocímetro indicara una caída de la velocidad antes de soltar el acelerador.
Sistemas de corrección anticipativa en relación
con los de realimentación
Monitorean los insumos de un proceso para asegurar si son los planeados; si no es así, éstos, o quizás el proceso, se modifican para obtener los resultados deseados.
La corrección anticipativa en la administración
Uno de los problemas en todo sistema de corrección anticipativa es la necesidad de vigilar lo que los ingenieros llaman perturbaciones, o factores que no se han tomado en cuenta en el modelo de insumos, pero pueden tener un efecto en el sistema y el resultado final deseado.
Requisitos del sistema de corrección anticipativa
Hacer un completo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control e identificar las variables de insumos más importantes.
Desarrollar un modelo del sistema.
Tener cuidado de mantener el modelo actualizado, en otras palabras.
Recopilar datos sobre las variables de insumos con regularidad e introducirlos al sistema.
Evaluar con regularidad las variaciones de los datos de insumos reales de los insumos planeados.
Tomar medidas; como cualquier otra técnica de planeación y control.
Control del desempeño general
Así como la planeación general debe aplicarse a las metas de la empresa o de una división importante, también debe aplicarse el control general.
La descentralización de la autoridad (en especial en las divisiones de productos o territoriales) crea unidades casi independientes que deben estar sujetas a un control general para evitar el caos de la independencia completa.
El control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de área de manera integral, en lugar de parcial.
Planear y controlar en el Grupo Modelo: Planear y controlar se relacionan estrechamente: sin planes, el control no es efectivo. El Grupo Modelo mexicano, mejor conocido por su cerveza Corona, tiene presencia mundial; logró su rápido crecimiento mediante alianzas estratégicas seguidas de una estrategia de integración.
Control de pérdidas y ganancias
El estado de ingresos de una empresa en su conjunto sirve para importantes objetivos de control, sobre todo porque es útil para determinar los factores inmediatos de los ingresos o costos que representan el exito o fracaso
Naturaleza y propósito del control de pérdidas y ganancias
El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones del negocio.
Limitaciones del control de pérdidas y ganancias
El control de pérdidas y ganancias padece el costo contable y las transacciones en papel, como la transferencia entre compañías de costos e ingresos, aunque el uso de las computadoras lo ha reducido en mayor grado.
Entrevista con Tom Lounibos, director ejecutivo de Soasta, sobre el control: una compañía de software de Silicon Valley, nos compartió su experiencia. Si bien las empresas de propiedad privada no están bajo el mismo escrutinio que las públicas, son responsables ante sus consejos directivos.
Control mediante el rendimiento de la inversión
Rendimiento de la inversión Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital.
Auditorías administrativas y empresas contables
Uno de los desarrollos significativos ha sido su ingreso en el campo de los servicios administrativos de tipo asesor.
Control burocrático y de clan
El control burocrático se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal.
Control de clan Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras variables culturales.
Requisitos de los controles efectivos
Los administradores que siempre están atentos desean tener un sistema adecuado y efectivo de controles que los ayude a asegurarse de que los eventos se desarrollen conforme a los planes.
Adaptar los controles a los planes y puestos
Todas las técnicas y los sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseñados y adaptarse a los puestos.
Adaptar los controles a cada administrador
Los controles deben adaptarse a cada administrador.
Diseñar controles para señalar excepciones en puntos clave
Una de las formas más importantes de adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y efectividad es diseñarlos para que indiquen las excepcione.
Objetividad de los controles
Si los controles son subjetivos, las personalidades de administrador o subordinado pueden influir en los juicios de desempeño y hacerlos menos precisos.
Asegurar la flexibilidad de los controles
La necesidad de un control flexible puede ilustrarse con facilidad: un sistema presupuestal puede proyectar cierto nivel de gastos y conceder autoridad a los administradores para que contraten mano de obra y compren materiales y servicios a ese nivel.
Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización
Es probable que las personas que son poco participativas o no están acostumbradas a participar quieran estándares y mediciones claras, e instrucciones precisas.
Economía de los controles
Los controles deben valer sus costos; aun cuando este requisito es simple, a menudo es difícil de cumplir en la práctica.
Los controles deben valer sus costos; aun cuando este requisito es simple, a menudo es difícil de cumplir en la práctica.
Establecer controles que conduzcan a acciones correctivas
Un sistema adecuado revelará dónde ocurren las fallas y quién es su responsable, también garantizará que se tome una acción correctiva.