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Comités, equipos y toma grupal de decisiones (Motivos para utilizar…
Comités, equipos y toma grupal de decisiones
- Naturaleza de los comités y grupos
Como la autoridad que se asigna a los comités varía, ha originado gran confusión respecto de su naturaleza.
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- Motivos para utilizar comités y grupos
Las razones de su existencia van más allá del simple deseo de la participación de grupo: se utilizan mucho incluso en organizaciones autoritarias.
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Lógica dominante
Puede definirse como una mentalidad, un punto de vista o una conceptualización del negocio;2 en una organización puede considerarse como la suma, o el compromiso sutilmente negociado, de la heurística individual o las preferencias individuales de los principales tomadores de decisiones.
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Coordinación de departamentos, planes y políticas
La dinámica de las empresas modernas asigna mucha responsabilidad a los gerentes para que integren planes y actividades, así que un comité permite a estos individuos no sólo obtener conocimientos de primera mano sobre los planes y su propia función en la ejecución de los mismos, sino también hacer sugerencias para mejorarlos.
Consejos consultivos para nuevos proyectos: Los consejos consultivos no tienen el cargo formal de un consejo de administración, pero proporcionan un grupo de ejecutivos de apoyo que pueden asistir al emprendedor con asesoría estratégica, enlaces con clientes y financiamiento.
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- Desventajas y mal uso de los comités
Son costosos, pueden generar compromisos bajo el mínimo común denominador en lugar de una decisión óptima o indecisión y división de responsabilidades, por último, pueden llevar a una situación en la que unas cuantas personas imponen su voluntad sobre la mayoría, sin permitir la participación de otros miembros.
Lo que la gente opina sobre los comités:
• “Un camello es un caballo inventado por un comité.”
• “Un comité está integrado por incapaces seleccionados por quienes están indispuestos a hacer lo innecesario.”
• “Un comité es un lugar donde la soledad del pensamiento es reemplazada por la solidaridad de la nada.”
- La operación exitosa de comités y grupos
Los gerentes dedican mucho tiempo a los comités, su utilización se debe no sólo a la tradición democrática, sino a la creciente importancia de la administración en grupo y la participación de éstos en las organizaciones.
Autoridad
La autoridad de un comité debe especificarse para que sus miembros sepan si es su responsabilidad tomar decisiones, hacer recomendaciones o simplemente deliberar y presentar al presidente algunas ideas sobre el tema que se analiza.
Tamaño
El tamaño de un comité es muy importante. Aquí no
pueden establecerse conclusiones precisas sobre el tamaño apropiado, pero por regla general un comité debe ser lo suficientemente grande para promover la deliberación e incluir la variedad de experiencias requeridas para la tarea,
Membresía
Los miembros de un comité deben seleccionarse con cuidado; para tener éxito, éstos deben ser representativos de los intereses a los que se espera sirvan.
El asunto
El asunto debe seleccionarse con cuidado. El trabajo del comité debe limitarse a un tema que pueda controlar mediante un análisis de grupo, pues cierto tipo de temas se prestan para la acción de un comité.
Crean Comité de Comercio Electrónico en Chile: La finalidad del comité es promover el comercio online en dicho país, generar un diálogo entre los organismos involucrados, promover las buenas prácticas empresariales en el sector,
El presidente
El presidente establece el tono de la reunión, integra las ideas e impide que el análisis se desvíe.
Minutas
La comunicación efectiva en los comités normalmente requiere que se hagan circular minutas y se
verifiquen las conclusiones.
Rentabilidad
Puede ser difícil contabilizar los beneficios, en especial factores intangibles como la moral, el estatus fortalecido de los miembros del comité y su valor como dispositivo de capacitación para fortalecer el trabajo en equipo; pero el comité sólo puede justificarse si los costos se compensan con beneficios tangibles e intangibles.
Estrategias en grupo:
- Asegurarse que los veteranos estén de acuerdo.
- Impulsar el cuestionamiento de las cosas.
- Planear reuniones en las que se revise el estado actual de la compañía y en las que se elogien las ideas creativas.
- Crear grupos para la discusión de ideas.
- Conceptos adicionales de grupo
Un grupo puede definirse como dos o más personas que actúan de forma interdependiente y unificada para conseguir metas comunes.
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Un equipo puede definirse como “…una pequeña cantidad de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común mún, una serie de metas de desempeño y un enfoque de los que son mutuamente responsables”.
Formación de equipos
- Los miembros del equipo, que deben seleccionarse según las habilidades necesarias para lograr el propósito, deben estar convencidos de que éste merece la pena, es significativo y urgente.
- Los equipos deben tener la mezcla correcta de habilidades, como las funcionales o técnicas, para resolver problemas y tomar decisiones y, por supuesto, de relaciones humanas.
- El equipo debe orientarse por reglas de comportamiento, como asistencia regular, confidencialidad, y discusiones con base en hechos y la contribución de todos.
- Las metas y tareas requeridas deben asignarse al inicio de la formación del equipo.
- Los miembros deben alentarse entre ellos mediante el reconocimiento,
Equipos de autogestión
Grupo cuyos miembros tienen una variedad de habilidades necesarias para realizar una tarea relativamente completa.
Equipos virtuales
administración virtual, descrita como “…la habilidad de administrar un equipo cuyos miembros no se encuentran en la misma ubicación, no le reportan a usted y quizá ni siquiera trabajan para su organización”.
Entrevista con el señor Reginald Chatman, gerente
ejecutivo de Corporate Quality Solutions, Cisco Systems, sobre la administración de equipos de trabajo: Para administrar exitosamente equipos y grupos de trabajo en el apresurado ambiente de negocios de hoy, uno debe mostrar destrezas de liderazgo para superar tres desafíos: influir sin autoridad, comunicarse a través de nuevas plataformas y trabajar con miembros del equipo en zonas remotas alrededor del planeta.
- Conflicto en comités, grupos y equipos
El conflicto puede surgir entre los individuos, los grupos y entre la organización y su ambiente.