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Sistema y proceso de control (11.Requisitos de los controles efectivos…
Sistema y proceso de control
1.
Control
Medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.
2.
Proceso de control básico
Establecer estándares.
Medir el desempeño contra estos estándares.
Corregir las variaciones de los estándares y planes
Establecimiento de estándares
Criterios de desempeño
Medición del desempeño
la medición del desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas
Corrección de desviaciones
Los estándares deben reflejar los diversos cargos en la estructura de una organización, ya que si el desempeño se mide apropiadamente,
3.
Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia
Principio de control de puntos clave: El control efectivo requiere de la atención a aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes
Tipos de estándares de puntos clave
Físicos.
El administrador necesita comparar el desempeño real con los estándares establecidos.
De costos
Son medidas monetarias y, al igual que los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo
De capital
Hay una variedad de estándares de capital, que surgen de aplicar medidas monetarias a artículos físicos.
De ingresos
Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas
De programas
Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto variable
Intangibles
Más difíciles de establecer son los estándares que no se expresan en medidas físicas o monetarias
De metas
Dada la actual tendencia de las empresas mejor administradas a establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables en cada nivel de la administración
Planes estratégicos como puntos para el control estratégico
Monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos para modificar la estrategia de la organización con base en esa evaluación
Puntos de referencia
Enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria
Tres tipos de benchmarking : estratégico, operacional y administrativo.
4.
El control como sistema de realimentación
En general, el control administrativo se considera como un sistema de realimentación similar al que opera en el termostato de algunos hogares.
5.
Información y control en tiempo real
Información de lo que ocurre mientras está ocurriendo.
6.
Control preventivo o anticipativo
Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas
Corrección anticipativa en los sistemas humanos
Sistemas de corrección anticipativa en relación con los de realimentación
Monitorean los insumos de un proceso para asegurar si son los planeados; si no es así, éstos, o quizás el proceso, se modifican para obtener los resultados deseados.
La corrección anticipativa en la administración
los administradores han de ejercer un control efectivo sobre el inventario, deben identificar las variables del sistema
Requisitos del sistema de corrección anticipativa
Hacer un completo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control e identificar las variables de insumos más importantes.
Desarrollar un modelo del sistema.
Tener cuidado de mantener el modelo actualizado, en otras palabras, éste debe revisarse con regularidad para ver si las variables de insumos identificadas y sus interrelaciones siguen representando realidades.
Recopilar datos sobre las variables de insumos con regularidad e introducirlos al sistema.
Evaluar con regularidad las variaciones de los datos de insumos reales de los insumos planeados, y evaluar el efecto en el resultado final esperado.
Tomar medidas; como cualquier otra técnica de planeación y control, todo lo que el sistema puede hacer es indicar problemas: es evidente que las personas deben realizar acciones para resolverlos.
7.
Control del desempeño general
2. La descentralización de la autoridad (en especial en las divisiones de productos o territoriales) crea unidades casi independientes que deben estar sujetas a un control general para evitar el caos de la independencia completa.
3. El control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de área de manera integral, en lugar de parcial
1. Así como la planeación general debe aplicarse a las metas de la empresa o de una división importante, también debe aplicarse el control general
8.
Control de pérdidas y ganancias
El estado de ingresos de una empresa en su conjunto sirve para importantes objetivos de control
Naturaleza y propósito del control de pérdidas y ganancias
El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones del negocio
Limitaciones del control de pérdidas y ganancias
El control de pérdidas y ganancias padece el costo contable y las transacciones en papel, como la transferencia entre compañías de costos e ingresos,
9.
Control mediante el rendimiento de la inversión
Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital
10.
Auditorías administrativas y empresas contables
Aun cuando muchas empresas de consultoría administrativa han emprendido diversos tipos de evaluaciones de los sistemas administrativos
11.
Control burocrático y de clan
Control burocrático
: Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal.
Control de clan
: Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras variables culturales.
11.
Requisitos de los controles efectivos
Objetividad de los controles
El control efectivo requiere estándares objetivos, precisos y adecuados
Asegurar la flexibilidad de los controles
Los controles han de mantenerse funcionales a pesar de un fracaso o de cambios en los planes inesperados, por lo que deben ser flexibles.
Diseñar controles para señalar excepciones en puntos clave
Una de las formas más importantes de adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y efectividad es diseñarlos para que indiquen las excepciones
Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización
Para ser más efectivo, cualquier sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura de la organización.
Adaptar los controles a cada administrador
Los controles deben adaptarse a cada administrador. Los sistemas de control e información, por supuesto, tienen el propósito de ayudar a cada uno a desarrollar su función de control
Economía de los controles
Los controles deben valer sus costos.
Adaptar los controles a los planes y puestos
Todas las técnicas y los sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseñados y adaptarse a los puestos
Establecer controles que conduzcan a acciones correctivas
Un sistema de control adecuado revelará dónde ocurren las fallas y quién es su responsable, también garantizará que se tome una acción correctiva
Nombre: Cristian Noguera