ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN PARA EL DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PROYECTOS
Guía para el diseño y la Elaboración de Proyectos
- DENOMINACIÓN DEL PROYECTO
1.1 Clasificación de proyecto
1.1.1 Proyectos de tipo económico
1.1.2 Proyectos de tipo social
1.1.3 Proyectos de tipo cultural
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Categoría: prestaciones de servicio
Sub-grupos: institucionales
Clases: Servicio público
1.2 Elegir un título que indique lo que se quiere hacer del proyecto
1.3 Identificar bien el proyecto
1.4 Referencia a la institución, organismo responsable de la ejecución del proyecto
1.2.1 Analiza, Busca sus principales aspectos
1.2.2 Cómo aliviarlos
1.2.3 Cómo solucionarlos
1.2.4 Cómo fundamentarlos: Con razones políticas y técnicas
FASE DE DISEÑO DEL PROYECTO
SE PRIORITIZA A LOS PROBLEMAS Y SE ANALIZA LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO
- NATURALEZA DEL PROYECTO
2.1 Descripción del proyecto: Definiendo y caracterizando la idea central del proyecto: tipo, clase, ámbito que abarca y contexto
2.2 Fundamentación/ Justificación: Argumentación lógica para la solución del problema
2.3 Marco Institucional
2.3.1 Incluir aspectos relacionados directamente con el proyecto
2.3.2 Informar clara y profundamente acerca de la institución responsable
2.4 Finalidad del proyecto
2.4.1 Objetivos, propósitos a alcanzar, ideales
2.4.2 Pasos precisos para resolver el problema: es necesario justificar debidamente el proyecto
2.4.3 Proyecto, plazos determinados, ámbito o espacios: verificar cualitativa y cuantitativa su marcha
2.4.4 ¿Cuánto?, ¿Dónde?
2.5 Objetivos
2.5.1 Destino del proyecto o efectos a alcanzar: preferible un único fin o fines compatibles
2.5.2 Explicación de objetivos a alacanzar
2.5.3 Formulación de objetivos principal, propósito general
2.5.4 No confundir objetivos y medios para alcanzar
2.7 Beneficios
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Directos
Finales
2.7.2 Productos: Resultados específicos de las actividades realizadas a través de insumos planificados
2.7.3 Obtención de proyecto: Resultados materiales, prestados,
2.7.4 Localización: área donde se ubicará
2.6 Métodos
2.7 Beneficios
2.8 Productos
2.9 Localización física y cobertura espacial
FASE DE PLANIFICACION DEL PROYECTO
SE ESTABLECEN PROBLEMAS SE ANALIZAN LOS RIESGOS DEL PROYECTO Y SE USAN LOS RECURSOS
- DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS (Uno de los elementos más complicados de definir y gestionar, tanto materiales como humanos).
6.2 Humanos
6.3 Materiales (Requiere de recursos muy diversos)
6.4 Técnicos
6.5 Financieros (Presupuesto del proyecto)
6.5.1 Estructura financiera
6.5.2 Calendario financiero
- MÉTODOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR
4.1 Diagrama de GANTT
4.1.1 Programar actividades
4.1.2 Situación inicial
4.1.3 Objetivos generales
4.1.4 Objetivos específicos
4.1.5 Metas
4.1.6 Productos
4.1.7 Tiempos
Cumplir en tiempo y forma
4.2 ¿Que es planificar?
4.2.3 Procedimiento
Elaboración del proyecto
4.2.2 Actividades y acciones
Previstas
Anticipadas
4.2.1 Conjunto de procedimientos:
Racionalidad
Organización
- ESPECIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR
3.2 Logro, objetivos y metas
3.2.1 Organización
3.2.2 Racionalidad
3.2.3 Ejecución
3.2.4 ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Para qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿A quienes?, ¿Con qué?
FASE DE EJECUCION Y SEGUIMIENTO
SE REALIZA UN SEGUIMIENTO Y SE CUMPLEN LOS OBJETIVOS PREVIOS
FASE DE EVALUACION FINAL Y CIERRE
SE REALIZA UNA VALORACIÓN DEL PROBLEMA SE ARCHIVA Y SE ELABORA UN INFORME FINAL
Sucesión de objetivos
3.1.1 Quehaceres propuestos:
Actividades y tareas a realizar
Duración: Máxima, mínima
Técnica textual
Gestión de riesgos (Consiste en identificar los riesgos, sus causas, la probabilidad de que sucedan y después de analizarlos y cuantificarlos para responder con una estrategia de prevención o corrección y poder controlarlos).
Análisis de riesgos (Tipos de riesgo)
Riesgo Técnico
Riesgo del negocio
Riesgo del proyecto
ETAPAS PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS
ESTABLECER LA PROBABILIDAD (Definir la probabilidad de que sucedan para tomar medidas
ESTABLECER ACTIVIDADES PREVENTIVAS O ESTRATÉGICAS (Minimizar las consecuencias de un riesgo, planificar acciones preventivas.
IDENTIFICAR LOS RIESGOS (Es aquello que no va a permitir que el proyecto se ejecute.
Definir las funciones de cada perfil que desempeñaran (organigrama)
La planificación del proyecto supone prever: que tipo de recursos se van a usar, en que cantidad, durante cuanto tiempo.
Perfiles competenciales: tipo de recursos humanos necesarios (ingenieros, operadores de máquinas, enfermeros, educadores).
Medios de producción: materias primas, maquinaria, herramientas, instalaciones, material fundible, equipos informáticos y suministros.
Es una descripción de las competencias y cualidades, que se requieren para cubrir las necesidades de un proyecto.
En la definición de un perfil intervienen los siguientes aspectos:
Conocimientos generales requeridos
Conocimientos técnicos especializados
Habilidades de comunicación
Actitudes requeridas en el trabajo
Relación con otros perfiles
El tipo de recursos empleados y su cantidad determinan los costes del proyecto
La nivelación de recursos consiste en asignar los recursos de acuerdo con las necesidades reales, y los costes se minimizen.
Máquinas, especialista en diversas materias, Subcontratista.
Definir las actividades necesarias y los recursos de cada actividad.
Se dispondrá un coste para cada actividad y la suma del coste de todas las actividades será el coste total del proyecto
Materiales que se utilicen, coste de horario, herramientas, maquinaria, locales, agua, luz, gastos de publicidad, seguros.
El mayor coste en el proyecto corresponde a las personas, controlar número de horas.
presupuestos por gastos y de financiación.
Planificación del seguimiento y evaluación
Proceso continuo que empieza con el seguimiento y control, busca realizar ajustes y mejoras del proyecto.
Facilita el proceso de toma de decisiones: posibles cambios, incluso valorar la conveniencia de continuar o interrumpirlo.
Instrumentos para el seguimiento y evaluación: indicadores y fuentes de verificación, cuestionarios.
Indicadores y fuentes de verificación: objetivos plateados, evaluación continua del proyecto y final del mismo. cuestionario: puede ser abiertas o cerrados, recomendable que sea mixto
Técnicas para la detección de necesidades
Identificar problemas para detectar necesidades
Agruparse 3 categorías
Técnicas cuantitativas
Técnicas cualitativas o de búsqueda de consenso
Indicadores
Se utiliza para identificar problemas y necesidades
Socio demográficos: población y cambios sociales, Problemas sociales: evolución, problemáticas sociales, Utilización de servicios, Recursos, Mercado, Producto.
Utilización de cuestionarios o encuestas que sirven para conocer la opinión de la sociedad respecto productos o servicios.
a) Informadores clave: información de sector de actividad o temas en concreto
b) Técnicas DELPHI: información clave
c) Grupo nominal similar Delphi pero si hay contacto entre miembros de grupo de consulta
d) Tormenta de ideas (BRAINSTORMING) tormenta de ideas o lluvia de ideas, sin juzgar
e) Fórum comunitario: reunión abierta participan todas las personas de la comunidad u organización identificar problemas y necesidades
la innovación como herramienta para la generación de ideas de proyectos.
¿Qué es innovación?
Innovar es proponer ideas en valor, se encuentra ligada a la necesidad y por ende a los deseos de cada individuo
¿Por qué innovar?
Es la base de la competitividad que a través de la creatividad generar y concretar ideas de proyecto
¿Cómo lograra ideas? Importante la cantidad de ideas como su calidad.
¿Cómo innovar?: Reconocer una necesidad, Investigar las tendencias (estilo de vida de la comunidad) Mejorar los productos actuales, Tratar de estar informado, Identificar cualidades propias, Intercambiar ideas.
Generación de ideas de proyecto
Tipologías de la necesidad
El proyecto no siempre tiene como objetivo resolver problemas o dar respuestas. Pueden orientar o mejorar productos o servicios
Identificación de necesidad
Que es problema?
Situaciones inesperadas que ocurren en un momento dado y que produce cambios en los objetivos previstos
Existen diferentes tipos de problemas:
Técnicos, sociales, económicos, sanitarios, educativos…
Surgen los problemas por errores:
Técnico, planificación, generales, globalización, tecnología.
Bradshaw: Se distinguen por necesidades, Normativas: técnicos o expertos, Sentidas o percibidas: por personas de una comunidad, Expresadas: sentidas y demandadas.
Abraham Maslow
El ser humano siempre tiene la necesidad de satisfacerse
Que es la necesidad?
Discrepancia de lo que es y lo que debería de ser
Situación actual
Situación deseada
Identificación de necesidad
Existencia de problema o necesidad requiere resolver o cubrir
Una vez identificas las diversas necesidades o problemas, hay que priorizar necesidades y problemas.
Importancia del problema o necesidad, Diferencia entre los objetivos a alcanzar y la situación actual, Número de personas que padecen el problema o necesidad, Tiempo de persistencia de la necesidad o problema, Tiempo requerido para su resolución, Resolución de las necesidades.
DELIMITACION DEL PROBLEMA
Al definir un proyecto existe el riesgo de una formulación demasiado ambiciosa por ello se deben fórmula distintas preguntas
¿Cómo se puede responder a esta necesidad?, ¿Qué puede hacerse para cambiar?, ¿Cómo se puede contribuir?, ¿con cuánto tiempo se cuenta?, ¿Cuánto tiempo se necesita?
Se trata de definir el problema que da origen al proyecto o la necesidad a la que va a dar respuesta de forma clara y concreta
La elaboración y diseño dará respuesta a las preguntas anteriores y supondrá una definición
IDENTIFICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN
Identificar cuáles son las normas legales que pueden condicionar el proyecto y que es lo que se estipula obligatorio
Previene riesgos laborales y regula el ámbito o sector.
IDENTIFICACIÓN DE AYUDAS ECONOMICAS
Esta necesidad de la identificación de fuentes de financiación del proyecto es mucho mayor en el caso de proyectos sociales, ya que en muchas ocasiones están desarrollados por organizaciones no gubernamentales
ELECCIÓN DE POSIBLES ALTERNATIVAS, VIABILIDAD TÉCNICA
Es uno de los aspectos clave a la hora de diseñar y crear ya que nos sirve como un freno si es que el proyecto no está funcionando teniendo alternativas que mejoren y puedan seguir el proceso del proyecto
Es importante valorar si técnicamente se podrá llegar a producir (productos o servicios) que genere el proyecto
REVISIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PROYECTO
Es conveniente la revisión de fuentes de información para así aportar ideas para el diseño
Se puede hacer uso de información importante similar al tema y de esta manera no comenzar desde cero.
ASPECTOS DE LA VIABILIDAD ECONÓMICA
La valoración de la rentabilidad económica del proyecto
Realizar una estimación de los recursos humanos necesarios.
Herramientas para la planificación
VENTAJAS DE LOS MAPAS MENTALES: Se recogen solo aquellas ideas o conceptos que son interesantes omitiendo otros no directamente relacionados, Al estar el mapa organizado y categorizado se ahorra tiempo en la búsqueda de conceptos y en la revisión de las notas realizadas, Se crean asociaciones claras que facilitaran la comprensión y aprendizaje duradero ya que el cerebro acepta de manera fácil este tipo de diagrama.
EJEMPLO, PROYECTO
CARACTERÍSTICAS ESENCIALES
MAPAS CONCEPTUALES
Conocido también como mapa mental, recoge de manera interrelacionada todos los conceptos asociados a un concepto principal.
Es una herramienta que ayuda a ordenar las ideas que dan surgimiento como una tormenta de ideas.
DIAGRAMA DE GANTT
Permite visualizar de manera rápida cuando debe comenzar y terminar una actividad, que actividades deben estar en marcha y cuales han terminado
Es muy útil para representar la programación del proyecto
Para la realización de estos gráficos es necesario conocer la siguiente información: Actividades de proyecto, La duración de cada actividad, La relación entre las distintas.
Relación de dependencia entre actividades se deben tener en cuenta: Que algunas actividades necesiten. Para realizarlas, resultados de otras actividades que habrán debido comenzar antes; Para ejecutar algunas actividades se precisen recursos que hayan de ser compartidos con otras actividades.
Tipos de actividades o
Como se representan
Tareas paraguas: Representan una fase y que engloban a otras tareas.
Hitos: Sirven para establecer puntos de control y cuya duración es 0.
Tareas operativas: Representan las tareas que hay que ejecutar durante el proyecto.
Tareas repetitivas: Se repiten con cierta periodicidad a lo largo del proyecto.
En el eje horizontal: Se representa un calendario.
En el eje vertical: Una lista de tareas
Lado derecho: Fecha final.
Lado izquierdo: Fecha de comienzo
RIESGOS PARA LA PLANEACIÓN DE MAPAS MENTALES: Organización,
Palabras clave, Utilizar colores o formas
3 PLANIFICACIÓN: Riesgos, Análisis de riesgos, Plan de acción, Herramientas, Definición de actividades, Mapas conceptuales, Mapas mentales, WBS (work breakdown structure), Herramientas de planificación, Diagrama de Gantt, Estimar tiempos de cada actividad, Recursos humanos, Perfiles, Cantidad total y por actividad, S. Financieros, Presupuestos,
Fuentes de financiación.
DISEÑO 2: Análisis inicial, Información asociada, Especificaciones del proyecto, Viabilidad, Definición del proyecto, Objetivos del proyecto.
4 EJERCICIOS Y SEGUIMIENTO: Reuniones, Seguimiento de objetivos, Equipo de proyecto, Toma de decisiones, Resolución de conflictos,
Seguimiento de riesgos.
GESTION 1: Gestión de personas, Gestión del tiempo, Gestión de cortes presupuestos, Gestión técnica, Gestión de riesgos imprevistos, Gestión de la calidad, Comunicación, Documentación
5 EVALUACIÓN Y CIERRE: Evaluación de proyecto, Informe final, Cierre.
El concepto principal está en el centro del mapa de forma destacada.
Es un conjunto de nudos que simula un bloque neuronal
Los conceptos secundarios salen como ramificaciones del centro y a su vez los conceptos relacionados con estos también van formando nuevas
ramificaciones
DEFINICIÓN DEL PROYECTO
JUSTIFICACIÓN/ FUNDAMENTACIÓN: En todo proyecto conviene especificar los antecedentes, la motivación, l justificación y el origen del mismo, es decir, por que se hace
BENEFICIARIOS DEL PROYECTO: En este apartado se concretara precisamente quien o quienes serán las personas, clientes o empresas como beneficiarios del producto o servicios finales realizando además una cuantificación
NATURALEZA DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Se refleja la información general sobre el mismo a modo de resumen.
LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO: En algunos casos el proyecto era interno y se desarrollara en las instalaciones de la empresa en otros como por ejemplo ejemplos sociales generalmente se actúa en un lugar fuera de las instalaciones.
DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS
ESTABLECER LOS OBJETIVOS DE ACCIÓN: Claros, concretos, realistas, pertinentes, evaluables.
NORMAS PRÁCTICAS QUE SERÁN DE UTILIDAD A LA HORA DE FORMULAR OBJETIVOS: Proponer metas y objetivos (viables, pertinentes y aceptables), Establecer prioridades para el logro de los objetivos, Definir objetivos que sean compatibles y complementarlos entre sí, Asignar y usar los recursos en cantidad y tiempo oportuno para cada fase de actividad del programa o proyecto, Determinar los instrumentos y medios adecuados a los fines.
CARACTERÍSTICAS: Son los logros que se quieren conseguir con la ejecución de una acción previamente planificada
AL DEFINIR UN PROYECTO SE INTENTA RESPONDER A LAS SIGUIENTES PREGUNTAS: ¿Qué se quiere hacer?, ¿Qué cambios se desean lograr frente a la situación- problema sobre lo que se va actuar o a la necesidad que se quiere cubrir?, ¿A dónde se quiere llegar, que propósito se desean alanzar dentro de un límite de tiempo?
ESTIMACIÓN DE TIEMPOS
El tiempo de cada actividad se denomina “tiempo estimado”
Nunca se tiene la certeza de la duración exacta de las actividades
Cálculo de tiempos por estimación basada en experiencias anteriores
Te=To+4Tm+Tp/6
Tiempo Estimado (Te). Se calcula como media ponderada de los 3 tiempos
Tiempo Pesimista (Tp). Cuando algo sale mal
Tiempo Optimista (To)
Moda (se presenta más veces) = Tm
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS: Facilitan la creación de diagramas
GOOGLE DOCS: Se puede crear, compartir y editar documentos online.
GOOGLE BOOKMARKS: -Disponer de tus marcadores en cualquier equipo, Mantener organizados tus marcadores, Accesibilidad y organizado las páginas consultadas para todos los miembros.
GANTT PROJECT: Es una herramienta de programación y gestión de proyectos en los que se puede realizar: Diagrama de Gantt, Asignar recursos, Diagrama de PERT, Exportación, Interoperación (importación y exportación a diferentes formatos), Colaborar.
MICROSOFT PROJECT: Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, la cual sirve para organizar y realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz
DOTPROJECT: Es una herramienta para la gestión de proyectos orientada a la gestión de recursos para desarrollar un producto que requieran tareas de forma paralela o independiente.
ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO
WBS (Work Breakdown Structure) o Estructura de División del Trabajo
El éxito de un proyecto, depende en gran medida del acierto a la hora de especificar las actividades necesarias para alcanzar objetivos.
OBJETIVO: Listar las actividades que hay que realizar en el proyecto de manera ordenada y jerarquizada.
SUGERENCIAS PARA LA UTILIZACIÓN
¿QUÉ SE DEBE DE HACER?
Cada "Caja del árbol" se debe referenciar
-Cada elemento de trabajo o actividad se deberá asignar solamente a un nivel
-No se debe de repetir el elemento en otra parte del árbol
-La relación entre tareas debe de estar claramente identificada
-Todos los niveles deben proporcionar resultados medibles para cada aspecto del proyecto
-El trabajo de un proyecto debe de ser desmenuzado en tareas que hagan las cosas más
fáciles de planificar y controlar
-Una estructura como WBS organiza las tareas del
proyecto en jerarquías e hitos
-Una tarea simple es un paquete de trabajo
que se puede controlar
-El hito es un punto en la planificación que indica cuando un grupo de tareas relacionadas han
terminado
-Los hitos dividen un proyecto en segmentos lógicos y medibles. Cuando se completan todos los hitos el
proyecto esta terminado
DOCUMENTACIÓN
La información debe ser recogida de forma que los problemas, decisiones, etc., queden en una memoria final.
Fases de diseño y planificación: Documento que recoja los elementos esenciales, en la fase de definición se obtendrá: los objetivos del proyecto, los riesgos, la información, los límites, la memoria técnica y económica: tareas, duración, hitos, recursos humanos necesarios, recursos materiales, cronograma, presupuesto, política de seguimiento, informes.
SISTEMAS DE ARCHIVO: Para la buena gestión de la documentación es necesario: centralizada, organizada y controlada
Fases de ejecución, seguimientos y control: problemas acaecidos, modificaciones realizadas, participantes en el proyecto, modo de actuación, acta de las reuniones, recopilación de datos, fuente de información, documentos que describan la ejecución del proyecto, resumen de problemas encontrados y decisiones tomadas.
Fases de evaluación y cierre: conlleva la generación de documentos en memoria final de proyecto: objetivos planteados, objetivos alcanzados, resultados de trabajo, información técnica sobre los productos, modo de funcionamiento del proyecto.
Diseñar documentos para contener y conservar información
Disponer de un sistema simple y eficaz
DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS
Costos variables: Nivel de prestación de servicios
Costos de capital: Inversiones realizadas
Costos fijos: No sufren variación por el corto plazo
Costos corrientes: Pierden su valor cuando el gasto se ha efectuado
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¿QUE ES UN PROYECTO?
Proceso único que conlleva un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y evaluadas.
Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí que se realizan con el fin de producir determinados bienes o servicios.
Secuencia única y tecnológicamente, determinada actividades, generalmente no repetitiva, que supone la coordinación de múltiples recursos.
Elementos básicos de un proyecto
Logro de unos objetos o resultados
Actividades y/o plan de trabajo
Recursos o elementos necesarios
Tiempo
Coste y recursos financieros
Intención de modificar algo
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OBJETIVOS DEL PROYECTO
Conseguir un resultado final El primer objetivo es el resultado del proyecto final, es decir la obra que se requiere realizar
Buscar un coste económico equilibrado Se tiene que tener en cuenta que recursos económicos van a ser necesarios de forma eficaz y eficiente.
Cumplir un plazo establecido Para la realización de un proyecto se dispone de un tiempo, limitado, por ello es importante realizar un cronograma o planificación del tiempo adecuado
Satisfacer las necesidades del usuario o cliente todo proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente identificadas
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IRREVERSIBILIDAD
En ocasiones es necesario dar marcha atrás a las decisiones que se llegan a tomar.
INFLUENCIA EXTERNAS
*estas presiones pueden afectar al resultado del proyecto aun que técnicamente y en su gestión este haya sido totalmente correcto
RIESGOS
*es necesario analizar para prevenirlos y preparados para tomar medidas que permitan minimizar el impacto
PUNTOS CLAVES DE UN PROYECTO
Tener un conjunto único de objetivos y al lograrlo se consuma el proyecto
Duración limitada y bien definida
*Es importante un jefe un jefe o encargado del proyecto
-cuenta con medios limitados y asifnados y tine un presupiesto para su desarrollo
-Integra esfuerzos de todos los sectores de la empresa afectada por el.
Es un cambio fundamental en la forma de funcionar de la organizacion
CICLO DE VIDA DE UNPROYECTO
DISEÑO:Se analiza la informacion asociada a las posibles actividades y tareas arealizar
PLANIFICACION:Consote en analzar los riesgos o problemas que puedan surgir, esta fase es imprtante ya que si austamos al maximo esta actividad tenemos mas garatias de extio
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Consiste en la puesta en marcha de la planificación realizada en la fase anterior
Es la aplicación del plan de seguimiento establecido en la fase de planificacion.
Se realiza el balance de los resultados alcanzados