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Gestión de tiempo: (Ladrones del tiempo) (Perspectiva para el cambio:…
Gestión de tiempo: (Ladrones del tiempo)
Ladrones de tiempo:
¿ Qué son?
Son aquellas actividades no importantes que nos quitan tiempo para las tareas prioritarias, por eso es tan esencial controlarlos.
Jornadas de trabajo largas.
Fragmentación de la actividad.
Dispersión.
Poco tiempo de reflexión.
Rechazo a la delegación.
" Reunionitis".
Ladrones de tiempo II:
Reuniones:
Al final de las reuniones, resume las conclusiones y comprueba que todos saben lo que deben hacer.
Haz lo posible por favorecer la toma de decisiones.
Termina a tiempo.
Evita las dispersiones.
Verifica la solidez de las afirmaciones. Mucha gente habla por hablar, pero si tienen que justificar lo que dicen, se acostumbrarán a pensar primero antes de decirlo.
Sé puntual con el comienzo y acostumbra a los asistentes a que lo sean.
Prepara minuciosamente las reuniones: objetivo claro y concreto, orden del día, información necesaria, selección de los asistentes, esquema de desarrollo, material de apoyo, tiempo previsto.
Consejos para aprovechar el tiempo en las reuniones
Delegar:
Consejos para delegar
Haz una lista de las tareas repetitivas que realizas y comprueba si es necesario que las lleves a cabo personalmente.
Comprueba la carga de trabajo que tiene la persona sobre la cual vas a delegar una tarea.
Valora los resultados positivos de las tareas delegadas y muéstraselos a los colaboradores que las han realizado.
Explica detenidamente a tus colaboradores las tareas que delegas en ellos y los objetivos que pretendes con dichas tareas.
Valora el riesgo de la delegación antes de asignar la tarea.
Prevé unos momentos para supervisar las delegaciones más complejas.
Descompón los proyectos en tareas menores y analiza cuáles puedes delegar.
Evita la delegación ascendente. Es decir, hacer la tarea de los colaboradore
Organizar el entorno de trabajo:
Consejos para organizar el entorno de trabajo
Ten a la vista única y exclusivamente el proyecto sobre el que estás trabajando.
Usa un cajón “vertedero” donde colocar los asuntos de rendimiento y prioridad bajos.
Mantén una lista de cuáles son los papeles que tienes, a dónde te los llevas o a quién se los dejas.
Deja cada cosa en su sitio.
Antes de guardar un papel pregúntate si es realmente necesario conservarlo.
Analiza qué información necesitas archivar.
Archiva sobre la marcha.
Recomendaciones:
No pierdas el tiempo con el telefóno
Ve siempre al grano.
Antes de llamar, piensa si es necesario.
Delega las llamadas triviales.
Acostumbra a tus interlocutores a que te llamen cuando puede atenderlos sin tener que interrumpir otras actividades.
Agrupa las llamadas. Pon límite de tiempo a tus llamadas.
Evita el “peloteo telefónico”.
Si te llaman y no estás, deja instrucciones sobre la hora a la que pueden volver a llamarte.
Ten los datos o información a tu lado antes de iniciar la llamada.
Evita ser excesivamente perfeccionista
La finalidad del trabajo es la que determina el grado de esfuerzo y perfección.
Céntrate en los asuntos importantes y establece un tiempo ajustado para los de menos relevancia.
Identifica aquellas tareas o cuestiones en las que eres excesivamente perfeccionista. Compáralas con el grado de perfección de los demás.
Contesta la correspondencia con brevedad, a no ser que sea un asunto realmente grave o importante.
Disminuye las interrupciones
Agrupa varios asuntos en las reuniones y acostumbra a tus colaboradores a agrupar las consultas.
Anticípate a ciertas interrupciones yendo tú al despacho de los demás.
Si alguien solicita tu ayuda, asegúrate de que eres tú quien puede asesorarle.
No pidas información a menos que la necesites.
Aprende a decir no, explicando los motivos.
Quédate de pie ante una visita inoportuna, porque así difícilmente se sentará. También puedes colocar algún cuaderno encima de una silla extra, para que no se acomode.
Programa las horas de visita o de entrevista.
Estrés laboral:
Es una respuesta adaptativa de nuestro organismo frente a situaciones intensas, para mantener el bienestar.
Características:
Ante un estresor, la persona emite una respuesta en tres niveles diferentes.
Respuesta cognitiva: Son los pensamientos relativos a la situación que se está viviendo y cómo esta afecta al bienestar de la persona.
Respuesta fisiológica: Ante un estresor nuestro cuerpo responde activándose para afrontar la situación con éxito. Por ejemplo, aumenta el ritmo cardíaco, se dilatan las pupilas, enrojecimiento, tensión muscular, etc.
Respuesta Motora: consiste en poner en práctica diversos movimientos para enfrentarnos, huir o evitar la situación de estrés. Por ejemplo, temblor, rigidez muscular, las expresiones faciales, etc.
Perspectiva para el cambio:
Conciencia del Problema
Ser conscientes de que los problemas relativos al tiempo son nuestros. Aunque parte de ellos están por encima de nuestras posibilidades o no dependen de nosotros, hay muchos otros que nos incumben directamente y sobre éstos debemos actuar con eficacia.
Voluntad
Para resolver el problema es necesario también partir de una voluntad volcada a la acción. No debemos esperar que los demás lo solucionen por nosotros. Querer es estar dispuesto a hacer, a poner remedio a una situación no deseada.
Objetividad
Para hacer un buen diagnóstico del problema debemos estudiarlo con objetividad. Esto implica dejar a un lado prejuicios sobre: nosotros mismos, nuestros colaboradores, nuestros superiores y la empresa en la que trabajamos.
Tiempo
Si no podemos dedicar tiempo al estudio de nuestro tiempo, no podremos obtener algo positivo de él. Necesitamos tiempo para:
Conocer el problema en profundidad.
Hacer el diagnóstico.
Preparar un plan.
Llevarlo a la práctica.