Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
93_Overview_13_Overview_MDDoc ( Master Data and Documents) (Cách chúng ta…
93_Overview_13_Overview_MDDoc
( Master Data and Documents)
Mục đích
Xem hồ sơ khách hàng
Giải thích khái niệm dữ liệu chủ
Tạo và thay đổi tài liệu
Mục đích của dữ liệu cấu hình (configuration data) và dữ liệu chủ (master data) là để giúp tạo tài liệu cho các giao dịch kinh doanh dễ dàng hơn.
Khái niệm Master Data
Là khối dữ liệu có thể tái sử dụng. Tạo tài liệu từ dữ liệu chủ làm tăng năng suất, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giảm lỗi.
Master Data gồm những thông tin về
Có 3 loại đối tác kinh doanh được sử dụng
Nhà cung cấp
Khách hàng
Khách hàng tiềm năng (Lead)
Hàng hóa
Cách tra cứu Master Data
Trong bán hàng và mua hàng: một biểu tượng danh sách lựa chọn có sẵn trong các đối tác kinh doanh và các trường số mục trong tài liệu tiếp thị.
Biểu tượng danh sách lựa chọn là vô hình cho đến khi bạn nhấp vào một trường. Khi bạn bấm vào trường, trường nổi bật và biểu tượng xuất hiện.
Sử dụng biểu tượng danh sách lựa chọn để mở danh sách lựa chọn.
Bạn có thể cuộn qua danh sách hoặc sử dụng các ký tự có ký tự đại diện để tìm kiếm.
Cấu hình dữ liệu (configuration data)
Cài đặt: vào cửa sổ Business Partner Master Data --> Chọn mũi tên liên kết (mũi tên màu vàng) --> đến cửa sổ điều hướng cấu hình dữ liệu: Payment Tems - Setup --> cho phép người dùng được ủy quyền xác định các tùy chọn mới nếu không có tùy chọn nào phù hợp. Loại cấu hình trực tiếp này là điển hình trong SAP Business One.
Cách chúng ta tạo tài liệu để nắm bắt thông tin về một hoạt động kinh doanh trong bán hàng hoặc mua hàng.
5.1 Marketing Documents
Tất cả các tài liệu trong mua và bán hàng có chung một cấu trúc. Các tài liệu để bán và mua cũng thường được gọi là Tài liệu tiếp thị (Marketing Documents)
Tài liệu được chia thành
Phần trên (tiêu đề) với thông tin chung
Phần giữa với thông tin trên các trang tab khác nhau và dữ liệu cụ thể của mục
Chứa 4 tab
Tab Nội dung (The Contents tab): là nơi nhập tất cả thông tin cụ thể về các mặt hàng hoặc dịch vụ được đặt hàng, chẳng hạn như số lượng, giá cả, số mặt hàng và mô tả. Bạn có thể truy cập thêm dữ liệu cụ thể của mục trong chi tiết dòng bằng cách bấm đúp vào một hàng.
Chọn loại hàng: Giao diện mặc định của hệ thống không có cột loại, nhưng bạn có thể dễ dàng thêm nó vào cửa sổ Cài đặt (Settings). Cài đặt biểu mẫu có sẵn cho các cửa sổ trong SAP Business One và kiểm soát mức độ hiển thị của các trường tùy chọn.
Các tùy chọn cho các loại hàng là:
Blank: đối với một hàng mục thông thường, trường này trống
T: cho một hàng văn bản
S: cho một hàng tổng phụ
A: Nếu tài liệu là báo giá bán hàng, tùy chọn A có sẵn cho một hàng mục thay thế. Một mục thay thế không được tính đến khi tính toán tổng. Khi tài liệu được sao chép vào tài liệu đích, người dùng có thể quyết định xem mục thay thế sẽ được giữ lại hay bị xóa.
Bạn có thể thay đổi định dạng của bất kỳ hàng nào trong tab Nội dung của bất kỳ tài liệu mua hàng nào của SAP Business One để chèn văn bản hoặc tổng phụ của hàng trước đó. Chỉ cần nhấp vào danh sách thả xuống trong trường Loại và chọn T (cho văn bản) hoặc (cho tổng phụ). Khi bạn chọn T, cửa sổ bật lên Trình soạn thảo văn bản sẽ xuất hiện. Từ đây, chèn văn bản được xác định trước từ danh sách thả xuống hoặc chèn văn bản của riêng bạn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn truyền đạt các hướng dẫn cụ thể cho nhà cung cấp của mình về cách các mặt hàng nên được sản xuất, xử lý hoặc vận chuyển.
Tab Logistics: chứa các chi tiết về nơi các mặt hàng hoặc dịch vụ và thanh toán sẽ được gửi. Phương thức vận chuyển cũng được chỉ định ở đây. Hầu hết các dữ liệu được lấy từ các chi tiết của công ty chính được cấu hình sẵn và dữ liệu của nhà cung cấp.
Tab Kế toán (The Accounting tab): chứa thông tin tài khoản sổ cái chung (G / L) có liên quan cho giao dịch mua được lấy từ dữ liệu tổng thể kế toán tài chính.
Tab Đính kèm (The Attachments tab): cho phép bạn đính kèm các tệp bổ sung vào tài liệu của mình
Phần lớn dữ liệu xuất hiện trong các tab này mặc định từ Master Data. Các giá trị có thể được thay đổi trong khi làm việc trong các tài liệu. Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến tài liệu, nhưng không thay đổi các bản ghi Master Data.
Phần dưới (chân trang) với thông tin tổng quát hơn
5.2 Draft Documents
Bạn có thể lưu hầu hết các tài liệu dưới dạng bản nháp trong SAP Business One. Điều này cho phép bạn thực hiện thay đổi hoặc nhập thông tin còn thiếu trước khi thêm chúng vào cơ sở dữ liệu dưới dạng tài liệu thông thường.
Bản nháp tài liệu cũng có thể được sử dụng làm mẫu cho các tài liệu bạn thường tạo.
Bạn có thể hiển thị một danh sách các tài liệu dự thảo. Sử dụng tiêu chí lựa chọn, bạn có thể tìm và xử lý các tài liệu cụ thể. Khi bạn mở một tài liệu nháp, bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào và sau đó thêm tài liệu dưới dạng tài liệu thông thường vào cơ sở dữ liệu.
5.3 Tạo tài liệu liên quan
Khi kinh doanh bạn thường có nhu cầu sao chép thông tin từ tài liệu này sang tài liệu khác.
Sử dụng button Copy to hoặc copy from để sao chép
5.4 Bản đồ quan hệ (Relationship Map)
Xem mối quan hệ giữa các tài liệu trong bản đồ mối quan hệ.
Điểm vào bản đồ mối quan hệ có nền tiêu đề màu vàng.
Nhấp đúp vào biểu tượng bất kỳ để mở tài liệu.
Quan điểm khác nhau có thể được chọn trong hộp lựa chọn.
5.5 Tham khảo một tài liệu không liên quan
Bạn cũng có tùy chọn để tạo mối quan hệ trong bản đồ mối quan hệ bằng cách tham chiếu một tài liệu không liên quan.
Ví dụ: bạn tạo một bản ghi nhớ tín dụng để hoàn lại tiền cho khách hàng đối với một mặt hàng bị phá vỡ sau khi họ đã trả tiền cho nó. Vì bản ghi nhớ tín dụng không được lập thành tài liệu tiếp theo cho hóa đơn, nên không có mối quan hệ nào xuất hiện trong bản đồ mối quan hệ. Sau đó, bạn muốn liên kết hai tài liệu để rõ ràng lý do tại sao tín dụng đã được thanh toán.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng nút Tài liệu tham khảo (Reference Document) trên tab Kế toán (Accounting) của một trong hai tài liệu.
Điều này sẽ mở cửa sổ Thông tin tham khảo nơi bạn có thể chọn một tài liệu hiện có để tham khảo.
Điều này sẽ mở cửa sổ Thông tin tham khảo nơi bạn có thể chọn một tài liệu hiện có để tham khảo.
5.6 Kéo và liên quan (Drag & Relate)
Là một phương tiện đặc biệt hiệu quả để liên kết hai đối tượng kinh doanh để tạo một truy vấn đặc biệt.
Summary
Tạo tài liệu từ dữ liệu chủ giúp tăng năng suất, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giảm lỗi
Ba loại dữ liệu chủ đối tác kinh doanh: nhà cung cấp, khách hàng tiềm năng và khách hàng.
Tài liệu tiếp thị chia sẻ một cấu trúc chung.
Tài liệu tiếp thị có thể được lưu dưới dạng bản nháp.
Bạn có thể dễ dàng sao chép thông tin trong tài liệu tiếp thị sang tài liệu khác.
93_Overview_13_Overview_MDDoc
( Master Data and Documents)
Why
Mục đích của dữ liệu cấu hình (configuration data) và dữ liệu chủ (master data) là để giúp tạo tài liệu cho các giao dịch kinh doanh dễ dàng hơn.
What
Quản lý dữ liệu nền
Who
Where
Cần quản lý
Nhà cung cấp
Khách hàng
Khách hàng tiềm năng (Lead)
Hàng hóa
When
Phát sinh giao dịch
How
Cấu hình dữ liệu (configuration data)
Cài đặt: vào cửa sổ Business Partner Master Data --> Chọn mũi tên liên kết (mũi tên màu vàng) --> đến cửa sổ điều hướng cấu hình dữ liệu: Payment Tems - Setup --> cho phép người dùng được ủy quyền xác định các tùy chọn mới nếu không có tùy chọn nào phù hợp. Loại cấu hình trực tiếp này là điển hình trong SAP Business One.
Cách tra cứu Master Data
Trong bán hàng và mua hàng: một biểu tượng danh sách lựa chọn có sẵn trong các đối tác kinh doanh và các trường số mục trong tài liệu tiếp thị.
Biểu tượng danh sách lựa chọn là vô hình cho đến khi bạn nhấp vào một trường. Khi bạn bấm vào trường, trường nổi bật và biểu tượng xuất hiện.
Sử dụng biểu tượng danh sách lựa chọn để mở danh sách lựa chọn.
Bạn có thể cuộn qua danh sách hoặc sử dụng các ký tự có ký tự đại diện để tìm kiếm.
Cách chúng ta tạo tài liệu để nắm bắt thông tin về một hoạt động kinh doanh trong bán hàng hoặc mua hàng.
Marketing Documents
Draft Documents
Tạo tài liệu liên quan
Bản đồ quan hệ (Relationship Map)
Tham khảo một tài liệu không liên quan
Kéo và liên quan (Drag & Relate)