Планирование работы отдела (идеология, цели, задачи, мотивация)

Поиск и привлечение новых клиентов (обработка входящих заявок, активный поиск клиентов, переговоры, заключение договоров)

Ведение отчетности по работе с текущими клиентами и поступающим обращениям

Ведение отчетности по работе с поступающим обращениям

Консультирование по ассортименту и техническим параметрам товара (услуги)

Знание ПК, офисных программ и 1С, умение работать с электронными каталогами.

Навыки оформления основных коммерческих документов (договоров, счетов, актов-фактур, накладных и т.п.)

На еженедельной основе планирует график посещений и обзвона клиентов.

Лично принимает заказы всех ключевых клиентов, внося данные в CRM

работа с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей клиента ведущему менеджеру по продажам в зависимости от территориальной принадлежности клиента;

ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы;

выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой Фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе Фирмы;

анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов Фирмы;

предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с регламентом работы отдела и Фирмы.

прием и обработка заказов клиентов, поиск клиентов в телефонных справочниках, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;

осуществление информационной поддержки клиентов;

окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

передача заявок на доставку продукцию клиентам в отдел логистики;

участие в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью отдела оптовых продаж;

взаимодействие с подразделениями Фирмы с целью выполнения возложенных задач;

поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.

контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела учета в оптовой торговле и предупреждение о сроках оплаты.

Поиск и наполнение базы данных (БД) для совершения холодных звонков.

Формирование заявки на техническое решение совместно с заказчиком и передача заявки в технический отдел. (сервис, закупки)

Экспертная оценка технического решения и формирование с заказчиком альтернативных вариантов технического решения.

Согласование с заказчиком и финансовыми службами индивидуальных цен.

Согласование с заказчиком и юристами компании договора на поставку/оказание услуг.

Согласование с заказчиком и юристами компании договора на поставку/оказание услуг.

Обеспечение получения бухгалтерией и архивом оригинала договора.

Подготовка распоряжения на начало производства товара или оказания услуг.

Выписка первичных документов и обеспечение их подписания клиентом.

Обеспечение получения подписанных документов от заказчика.

Получение от заказчика претензий по качеству товара или услуг и передача претензий в требуемый отдел (в зависимости от типа претензии).

Обеспечение доставки товара клиенту или проведения работ на объекте клиента.

Обеспечение ежемесячной доставки первичной документации к клиенту и от него.

Заполнение CRM-системы при любом событии у клиента.

Заполнение CRM-системы при любом событии у клиента.

Заполнение ежедневных отчетов о количестве звонков.

Заполнение отчетов о проведенных встречах с клиентами и отправка клиентам (протоколирование встреч)

Подготовка для отдела маркетинга информации о степени удовлетворенности клиентов товарами или услугами компании.

Подготовка для отдела маркетинга предложений по реформированию товаров и услуг.

Подготовка для отдела маркетинга предложений по реформированию товаров и услуг.

Получение от клиентов коммерческих предложений конкурентов.

Подготовка данных для расчета комиссионного вознаграждения.

Подготовка данных для расчета комиссионного вознаграждения.

Подготовка презентационных и раздаточных материалов и т.д.

Ежемесячное распределение обязанностей между ролями в соответствие с опытом персонала, загруженностью менеджеров и задачами отдела

Предоставление помощи менее квадифицированным сотрудникам

Предоставление помощи менее квалифицированным сотрудникам

предоставление отчетов по принятой в компании форме.

«План оплат на неделю» является базовой формой отчетности и его составление является обязанностью менеджера по продажам. Каждая сделка расписывается по определенной информационное сетке: контакты, вид деятельности, годовой оборот и, самое главное, предположительная дата оплаты. Кроме того, в этом отчете можно указывать уровень вероятности оплаты. Он зависит от того, на какой стадии находится сделка. Чем выше уровень, тем больше усилий необходимо предпринимать при работе с ней.

«План оплат на завтра» собирается ежедневно с каждого менеджера и сверяется с его «планом оплат на неделю». Так достигается сбалансированный контроль планов каждого сотрудника. В итоге мы обеспечиваем ни на день не прекращающийся анализ активности всех менеджеров и оперативную коррекцию тактик подчиненных.

«Факт оплат за сегодня» — отчет, которые можно собирать с сотрудников несколько раз в день. Устанавливаются реперные точки. Это, например, могут быть 12:00, 16:00 и 18:00. В эти часы проверяется, как выполняется ежедневный план оплат.

Сводный отчет заполняется либо вручную, либо автоматически. В разрезе каждого сотрудника в нем прописываются: план на весь период, план до конца недели, факт продаж, остаток плана до конца недели, количество рабочих дней, количество оставшихся рабочих дней, процент выполнения плана на текущий день. Последний показатель демонстрирует темпы продвижения продавца к выполнению плана. Если он меньше 100%, значит менеджер отстает. Показатель считается по формуле:

Факт на текущий момент /(План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце количество отработанных дней за месяц) 100

ПРИЕМ ВХОДЯЩИХ ЗАЯВОК от существующих клиентов

Объем выручки. Показатель представляет собой отношение реальной величины выручки к плановой.

Количество сделок. Обычно считается количество чеков.

Средний чек. Этот показатель очень важен для cross-sale и up-sale. А допродажи в свою очередь самым существенным образом сказываются на общем объеме выручки и прибыли.

Трафик. Количество заходящий в воронку лидов. За это отвечают хантеры.

Конверсия. Доля покупателей в общем объеме попавшего в воронку трафика.

ROI или возврат инвестиций. Показатель представляет собой процентное соотношение между суммами полученной прибыли от вложенных инвестиций.

Холодные звонки клиентам (база данных предоставлена)

Взаимодействие со смежными отделами (маркетинг в первую очередь)

• оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела продаж;

мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;

информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;

вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы, улучшению условий труда;

• запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

своевременное и точное выполнение обязательств компании по отношению к заказчику

переговоры с клиентами в ходе которых происходит выявление потребностей и проблем клиентов;

подготовка подходящих заказчику предложений и их презентация, консультирование клиентов по предоставляемым услугам;

выявление требований клиента и оценка возможностей компании по выполнению задания;

установление с заказчиком партнерских надежных отношений в краткосрочной и долгосрочной перспективе;

составление плана работ и их организация внутри компании по выполнению заказа, распределение обязанностей и установление сроков их выполнения;

регулярное предоставление клиенту информации о ходе работ;

контроль за своевременностью оплаты счетов и документооборота;

постоянная работа по пополнению активной клиентской базы;

создание привлекательных программ лояльности для постоянных клиентов;

оперативный анализ результатов собственной работы по сотрудничеству с клиентами в случае претензий с их стороны и недовольства;

организация переговоров с клиентами и презентаций;

Ведение проекта от начала до конца, ответственность за проект

сопровождение и развитие существующих клиентов;

оказание услуг и выполнение условий договоров;

разработка и реализация программ лояльности клиентов;

выступления на конференциях и участие в выставках.

следить за соблюдением сроков оплаты и наличием документов согласно договорам;

оформлять справки, доклады, визы, дополнительные соглашения, финансовые счета и другие документы по поручению руководства.

Помощник руководителя - его “правая рука”. На это место выбирают сотрудника, понимающего как работает отдел. Его задача - “разгрузить” руководителя, взяв на себя ответственность за рутинные обязанности. Ассистент следит за соблюдением графика встреч, своевременным поступлением информации и отчетности, отвечает на письма и звонки начальника.

ответственность за документооборот и решение ежедневных задач, сопровождающих продажи

Администратор контролирует готовность бумаг на подпись, ведет протоколы совещаний, следит за соблюдением сроков, а также оформляет справки для сотрудников, дополнительные соглашения и другие бумаги.

Ведение документооборота (составление служебных записок, согласование);

Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам выплаты заработной платы.

Опыт работы с Excel (формулы, сводные таблицы, макросы);

Задачи, связанные со стратегией продаж. Эти задачи связаны с положением товара на рынке, позиционированием компании, портретом клиента, планом продаж и планов действий по их достижению. А начинается все со стратегии или бизнес-плана.

Какие клиенты в приоритете? Как к ним заходим? Чем их берем? Как их удерживать?

Ежедневный контроль активности, результативности менеджеров;

Оценка эффективности работы каждого менеджера, всего отдела;

Задача этих обязанностей, держать отдел и продажи в тонусе, обеспечивая его оперативную деятельность. Это скорее административная работа. При правильно налаженном отделе продаж, эта работа требует не более одного часа в день.

подключиться к сделке с «трудным» клиентом, помогая менеджеру и обучая его на конкретном кейсе.

Задачи, связанные с бизнес-процессами, затрагивающими продажи. Бизнес-процесс продаж, это не единожды нарисованная умным человеком красивая картинка. Это реально живущий организм, который постоянно должен совершенствоваться, развиваться и соответствовать действительности. Наиболее важными являются обязанности по взаимодействию с другими подразделениями: бухгалтерией, юристами, производством, логистикой, маркетингом и т.д.

прослушивание записей их разговоров (хотя данную функцию лучше отдать отдельному человеку т.к. это занимает много времени, не требующего высокой квалификации прослушивающего)

Бизнес-процесс должен быть понятным после прочтения, минимум, тремя сотрудниками различных подразделений и после единичного прочтения восприниматься одинаково.

Именно начальник отдела продаж должен играть ключевую роль при найме сотрудников и их увольнении.

составление и редактирование Должостных инструкций

Будучи на своем рабочем месте начальник отдела продаж имеет право принимать решения, подписывать документы, контролировать своих подчиненных и ставить им задачи (в рамках своей компетенции), быть в курсе всех решений, связанных с работой его отдела, и т.д.

Делегирование процессных задач подчиненным

планирование работы отдела (идеология, цели, задачи, мотивация);

контроль ведения, поддержание и развитие клиентской базы.

представление компании на конференциях и демонстрационных мероприятиях.

участие в анализе эффективности стратегии рекламы компании;

осуществление контроля над отгрузкой партий заказов по договорам;

распределение клиентов и заявок на продукцию по менеджерам;

участие в разработке ценовой, скидочкой и бонусной политики компании;

участие в анализе спроса и потребностей клиентов в продукции для реализации в будущем;

контроль над обеспечением чёткого и быстрого информационного взаимодействия с другими подразделениями предприятия;

внесение предложения руководству по оптимизации работы;

организация тренингов и обучения персонала отдела продаж;

общий контроль над платежами, отгрузками, сальдо по компаниям, потребностям клиентов, эффективностью рекламы;

формирование для утверждения планов продаж;

обеспечение нормальных условий труда персонала отдела продаж.

В любом случае начальник отдела продаж должен точно знать, на что он имеет право, что может требовать от руководства, что от подчиненных. И лучше, если он будет иметь право влиять на свои мотивации.

Менеджеры отдела должны понимать не только личные задачи, но и цели, к которым движется компания в целом в настоящий момент и в долгосрочной перспективе.

Кроме этого персонал отдела обязаны поступать так, как это определено правилами, которые определил руководитель. Так же каждый сотрудник должен понимать, что он является структурной частью отдела и выполняет одну из функций общего дела.

При получении вознаграждения работник должен быть удовлетворен его ценностью. Если сотрудник не чувствует пропорциональности между приложенными усилиями, достигнутым результатом и мерой поощрения, то мотивация будет низко эффективной.