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行政計畫與行政決策 (行政計畫 (計畫的障礙 (計畫經費的障礙, 地區差異的障礙:地域觀念與習俗不同影響計畫擬定與配合困難,…
行政計畫與行政決策
行政計畫
計畫訂定的程序
陳德禹:確認機會或問題(規劃之真正起點)→建立目標(正式規劃的第一步驟)→決定及選擇行動方案→建立沿伸計畫→編制計畫預算
張潤書:瞭解現況→解釋事實→擬定草案→決定計畫
計畫的種類
依發展的步驟分:目標計畫、策略計畫(差距分析-SWOT.策略課題取向)、政策計畫、作業計畫(程序計畫.預算計畫.時序計畫-甘特圖/工作計畫表)
依功能分:業務性(經常性)、擴充性(擴充機關業務而擬定)、改良性(檢討改進)、效用性(有效運用人力.物力.財力)、預防性(應付事故)、備用性計畫(應付情況變遷)
依層級分:上層(高階層人員之策略性計畫)、中層(中層管理人員之管理性計畫)、下層(基層人員之作業性計畫)計畫
依時間分:即時計畫(具急迫性)、年度計畫(1年)、短期計畫(1-2年)、中期計畫(2-6年)、長期計畫(6年以上)
依時間、範疇及目標分:策略性(時間較長3年以上.範疇廣泛.須設定目標)、營運性(時間較短-日.月.年.範疇特定.目標已知不須規劃;分為單一用途計畫與常備性計畫)計畫
計畫的原則:實際性、具體性、可行性、適應性、可受性(能接受變局)、整體性、普及性、繼續性、時間性
計畫的障礙
計畫經費的障礙
地區差異的障礙:地域觀念與習俗不同影響計畫擬定與配合困難
使用資料的障礙:資料蒐集不全、不正確,產生扭曲誤解,使計畫人員不正確判斷
計畫目標的障礙:目標的多元性、衝突性
時間的障礙:時間限制計畫、時間幅度的限制
其他因素的障礙:法規限制、技術與知識不足、人類的惰性、習俗與信仰、自私心、不合理建議、部屬反抗、偶發事件、障礙因素的隱藏性與易變性
計畫人員的障礙:專家知偏不知全,固執己見,用專業術語難以理解;計畫機構(幕僚機構)常與業務機構衝突
計畫的本質(特性)
張潤書:領先性、抉擇性(利用現代管理科學之方法:線性規劃.博弈理論.作業研究等)、思維的邏輯性、整體性、效率性與效果性、管理性與管制性
陳德禹:一種過程、準備過程(思維設計之過程)、一組有關執行的決定(未來行動的安排)、行動取向、將來取向、目標取向
計畫執行的技術
作業管理:最常使用之工具是透過流程圖彰顯整體作為的相關活動,可簡化流程、有效分配組織資源
作業評核術(PERT):以網狀作業圖為整個技術之中心,運用圖表和計算方法,對複雜問題訂出一套完整的計劃(行政三聯制-計畫.執行.考核)
計畫的重要性:可抵銷不確定與變動的影響、使注意力集中在目標上、使作業符合經濟要求、使工作易於管制
計畫的意義:計畫為一切管理工作的基礎(行政過程最重要之一環),是一種過程,由目標開始,繼之以達成目標所需策略、政策和詳細計畫(程序.時程.預算)的確定
-凡事豫則立,不豫則廢(豫-計畫.設計)
決策的障礙與強化之道
決策的可能障礙
全.心.沉.法.理
理性限制的障礙(Simon-人是有限理性的-行政人)
法令規章的障礙(僵化.保守)
沉澱費用sunk cost的障礙(沉澱成本-決定時受已投入成本.時間之限制.不能隨心所欲做決定)
心理上的障礙(偏見.意識型態.價值之影響)
全體參與的障礙(人多口雜.議而不決)
做出理性決策之限制與強化之道
理性決策的限制(Simon-注意力的限制.多元價值.不確定性)
批判理論的分析:Habermas(新馬克思主義)-溝通行動理論認為資本主義會造成扭曲的溝通造成正當性危機(合法性危機),唯有透過實踐.解放.批判.反思達到理想的言談情境(無扭曲的溝通)
強化制度理性的途徑
大.專.技.組.抗.社.政
大眾媒體、專家、處理決策的技術工具、組織與市場、抗辯的程序、社會設計(參與)、對政治制度的認識
有利於決策者創新的組織結構設計
創造平坦式的組織
促進彈性與自由
發展促進企業精神與承擔風險的結構
建立小團體(小型團體或團隊,並非指非正式組織)
給予直接有關的員工權力與自主性(授權授能)
採用遙遠控制的方法
行政決策者的思維修練
(決策者的思維傾向)
前瞻的思維傾向(看得遠看得深)
超越物化的思考(避免過度客觀化的思考)
了解未來發展趨勢,建立社會責任意識
全局的觀點
非均衡的思考(橫向思考)
系統思考(看見整體)(槓桿作用)
決策者要成為通才者而非專才者
自我指涉與自我超越的能力
決策前先以否證論的方法從負面去批評它可能引發的不良後果,而非不斷鼓吹其優點,事後再來批判打擊反對意見
決策與行政決策
決策的概念
決策的意涵:為達成一目的,從多個可行方案中,選擇一定方案(或手段)之合理過程
決策的種類
依決策內容分:政治決策(大原則.概括性之決定)、行政決策(執行性具體之施行決定)
依決策對象問題之性質分:策略決策、管理決策、業務決策
巴納德依決策者之多寡而分:組織決策/團體決策(工作情況及周遭環境之產物.可被委任)、個人決策(心理過程之產物.不能委由他人為之)
以作為或不作為分:積極決策、消極決策
決策的一般模式:三個部分構成-決策者、圍繞決策者的特殊環境、決策者懷有一個主觀的目的
三個方面判斷-價值判斷(應否)、事實判斷、後果判斷
決策理論:傳統型模(經濟人-極大化/最佳策略)、行政型模(行政人-滿意策略)、漸進型模(政治人-持續有限度的比較策略)
決策的模型
有限理性的決策模型(行政型模)
政治協調的決策模型(漸進型模)
全然理性的、最佳的決策模型(傳統型模)
非理性決策模型-受宗教、倫理思想、意識型態或觀念支配的決策途徑
混合(綜合)的決策模型(權變)
行政決策的意義與程序
Simon手段與目標的連鎖-高層次目標之達成是以低層次目標為手段
合理行政決定的步驟(理性決策程序)
張潤書:清晰瞭解問題→尋求有關事實→分析事實資料→擬訂可行方案→選擇最佳方案
陳德禹:確認並診斷問題→尋求解決問題的各種途徑→分析比較各種途徑(方案)→做最後的決定或選擇
情報-設計-抉擇
行政決策的意義:一個組織為達成任務及解決問題時,就若干可能的行動與方法做最佳的抉擇的過程(Simon-行政就是組織的整個決策活動)
行政決策的方法
非理性的決定方法:求神問卜、訴諸權威(權威人士決定)、直覺判斷
理性的決定方法:常識判斷(經驗之累積)、邏輯推理(科學思維)、科學方法(科學儀器或數學公式-模擬.線性規劃.博弈理論.機率理論.作業研究)
影響決策的因素
決策環境的因素
決策環境的種類
確定環境:大部分因素都可掌握,適合理性決策
風險環境:成敗的機率可以掌握(決策樹)
衝突-競爭環境:敵我對立,決策需考慮競爭者的策略(賽局/博弈理論)
不確定環境:無法掌握後果、機率(掌控程度低)
不確定環境下的決策準則
憾事準則(大中取小)(遺憾最小原則):用每一方案的最大報酬去算每一情境之機會成本,再從每方案之機會成本中選出最大者,從中再選取最小值
重視決策行為錯誤所造成的遺憾或反效用所表示的機會成本
主觀主義準則:假設機率相等,推算每一策略之期望報酬值,從而選取最大的方案
樂觀準則(大中取大):選每一方案的最大報酬,再從中選最大報酬者
悲觀準則(小中取大):選每一方案的最小報酬,再從中選最大報酬者
決策情境的因素
決策的相對重要性
時間的壓力
受組織體系中之上級限制、下級影響、平級之限制
受例行法規制度與程序(已制度化或習慣化的程序政策)所加影響
現存相關實質政策(如已投入之成本)對新決策的影響
現存決策組織或制度對決策的影響
決策者本身的因素
決策模式:決策者之態度-理性決策者、有限理性的滿足決策者、直覺-情感決策者
決策者之多寡:群體決策(減少錯誤具精確性)、個人決策(速度快錯誤較多)
決策者之政治考慮:決策者決策時會考慮到有關人員的看法,從而修改決策
決策的類型特徵
個人決策
問題(結構良好、結構不良)與決策(程式化決策-手續.規定.政策、非程式化決策)
有效決策的個人條件:經驗、判斷(對於非結構性問題最有用-需要直覺判斷)、創造力、數量技巧
個人決策的標準:價值觀、政黨歸屬、選區利益、民意、服從、決策規則
影響決策者的主觀因素:開放心靈、態度.價值與信念、衝突的價值、合理化
簡化決策:個人決策的實際模型
理性決策:個人決策的理想模型
理性途徑(左-封閉的.可計劃的.計算的情境)與直觀途徑(右-開放的.不可計畫的.判斷的情境)
團(群)體決策
團體決策的副作用:團體迷思(groupthink)、團體偏移(團體迷思之特例)
團體決策的優點:集思廣益、成員參與滿足感、增加決策合法性避免獨裁、有助成員認識問題
團體決策的實際:從眾性(群體盲思症/團體迷思症.順適)、風險移轉(群體比個人會做更帶來風險性的決策,因團體決策較大膽冒險)
團體決策的缺點:成員動機複雜、浪費時間、社會壓力影響決策品質、由少數人把持、責任模糊
團體決策的方法:面對面的會議(常見)、腦力激盪法(可大膽想像.提出不切實際之觀念)、具名/名目團體技術(克服團體壓力.整合個人思考與團體互動)、得菲技術/不見面的群體互動(不面對面開會.匿名)
個人、團體決策與效能區辨:正確性、速度、創造力、接受程度、群體人數多寡、效率
集體決策的型態:議價協商型(妥協法-各退一步、滾木法-互相支持、副報償法-支持換報酬)、論證說服型、層級命令型
團體盲思(groupthink)-透過群體思考(高度凝聚力)之方式卻產生錯誤決策
VS
集思廣益(group think)-三個臭皮匠,勝過一個諸葛亮
組織決策
組織的決策情境從目標之偏好(問題認定、因果關係的信念(問題解決.手段-目標)來討論
四種決策情境
第二格Cell 2 :政治、卡內基模式(衝突.議價.協商.妥協)(目標不一致、因果關係明確一致)
第三格Cell 3 :滿意、漸進決策模式(試誤.摸索)(目標一致.因果關係不一致)
第四格Cell 4:創新、垃圾筒決策模式(創造力.靈感)(目標不一致高度不確定.因果關係不一致)
第一格Cell 1 :理性、科學管理模式(目標.因果關係都一致=問題認定和問題解決都很確定)
團體盲思之徵兆
一致壓力
成員自我檢查與團體意見的一致性,將自己的疑慮及反對意見極小化
全體一致之幻想,認為彼此意見相去不遠
對不同意見之成員施以壓力,迫其順從團體意見
成員具自我委任的防衛心態,不願聽取別人對團體之批評,容不下別人對團體的任何騷擾
團體高估
團體充滿無懈可擊的幻想
堅信團體本身的道德信念
封閉心態
成員合理化對團體的不愉快與不確定資料
具有競爭對手衰落、愚笨可惡的刻板印象