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Projet "Remise des trophées des champions de Sainte-Suzanne"…
Projet "Remise des trophées des champions de Sainte-Suzanne"
Recenser les asociations
Envoyer le fiche d'inscription
Réceptionner les inscriptions
Dresser la liste des associations et des champions
Choisir le lieu
Visite les 2 lieux potentiels
valider le lieu
Réserver les tables, bancs, chapiteaux, tapis, podium, lumière, nappes.. en fonction du plan du lieu
Faire un plan du lieu
faire le plan du deroulement de la soirée
Commander les trophées
Choisir un prestataire parmi les 2 imposés
Contacter les prestataires
Créer une BDD
Valider le prestataire
Choisir les trophées
Faire une présentation des trophées sélectionné
Transmettre au comité de pilotage pour décisions
Demander un devis
Valider le devis (bon de commande)
Facture et règlements
Réceptionner les trophées (livraison)
Faire une réunion récapitulatif avec l'équipe organisatrice
contacter les personnes du comité
Réserver la salle de réunion auprès du service protocole de la maire
mettre au claire le priorités du jour
faire un tableau récapitulatif de tâches
Répartir l tâches pour le Jour J
Commander les cartes d'invitations
Distribuer les invitations
Appeler le service technique de la mairie pour demander la commande de invitations
Réserver le traiteur
Appeler le service protocole de la mairie
Réserver un buffet (entrée; plats; dessert) pour environ 850 personnes
Fixer un budget par personne
Rappel
Lancer le mail de rappels aux invités
jour j
mettre en place les matériaux (chaises, tables, sono, estrades, banderole, trophées...)
mettre en place l'accueil
décorer le lieu
réceptionner le traiteur
réceptionner les artistes
réceptionner les invités