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Implantação de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (MAPEAMENTO INICIAL,…
Implantação de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
MAPEAMENTO INICIAL
1.1 Separação da Documentação
1.2 Inventário e Classificação dos Documentos
1.3 Definição do Local de Armazenamento
1.4 Cotação em 3 Fornecedores
1.5 Definição e Contratação de empresa especializada em guarda fixa
1.6 Instituição de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
IMPLANTAÇÃO
4.1 instalação do hardware
4.2 Instalação do Software nas Máquinas dos funcionários
4.3 treinamento
4.3.1 Disponibilização do Manual do Usuário Final
4.3.2 Disponibilização do manual do Administrador
4.3.3 Disponibilização do manual para Utilização do Software
4.3.4 Disponibilização para Captura de digitalização de Documentos
4.4 Piloto 2
4.4.1 Migração para o Site do Cliente
4.4.2 Reinstalação de todo equipamento
4.4.3 Novas Configurações de Rede
4.4.4 Definição de Permissões de Acesso
ENCERRAMENTO
5.1 Controle de Licença de Uso
5.2 Execução do Termo de Aceite de Entrega
INSTALAÇÃO
3.1 Instalação da WEB
3.1.1 Requisitos
3.1.1.1 Interface Amigável
3.1.1.2 Integração do o ERP
3.1.1.3 Desempenho de Rede
3.1.1.4 Realização de testes de Stress e Conexões de Rede
3.2.1 definição do Software
3.1.3 Especificação do Hardware
3.1.4 Piloto 1
3.1.4.1 Elaboração do Mockup em PowerPoint
3.1.4.2 Aprovação do Mockup
3.1.5 Testes
3.1.5.1 Testes do Hardware
3.1.5.2 Teste do GED no Servidor e Estações
3.1.5.3 Teste de Stress do APP, Rede e WEB
3.1.6 Processo de Alerta
3.1.6.1 Alerta via E-mail Revisões, Obsolescências e Atualizações de Documentos
3.1.7 Finalização de Instalação WEB por Meio de Decisão e Aprovação das Partes Interessadas e do Patrocinador da Aquisição do Hardware Especificado
3.2 instalação do Servidor
3.2.1 Requisitos
3.2.2.1 Definição do Tipo de Licença
3.2.2.2 Análise e Implantação do Fluxo dos Documentos no Sistema
3.2.2.3 Definição dos Prazos de Circulação e da tabela de Temporalidade
3.2.2.4 Definição dos Perfis de usuários
3.2.2.5 Definição de Níveis de Acesso
3.2.2.6 Definição da Política e Software de Backup
3.2.2.7 Definição da política de Mudanças de Fornecedor
3.2.3 Finalização
3.2.3.1 Confirmação que o Software Atende aos Requisitos Citados na Especificação
3.2.3.2 Aprovação do Gerente de TI Confirmando o Funcionamento Correto
CONSULTORIA
2.1 Digitalização
2.1.1 Arranjo
2.1.2 Descrição
2.1.3 Indexação
2.1.3.1 Definição do Tipo de Equipamento para Digitalização
3.1.4 Definição dos Tipos e Quantidades de Documentos no Acervo
2.1.5 Definição das Características Físico-Químicas de Cada Tipo de Documento
2.1.6 Confirmação dos Documentos no Servidor Conforme sua Identificação
2.2 Parametrização
2.2.1 Definição do Usuário leitor Privado
2.2.2 Definição do usuário Redator
2.2.3 Definição do Usuário de Comitê Fixo
2.3.4 Definição do Usuário de Comitê Variável
2.3.5 Definição do Usuário Administrador de Documentos
2.2.6 Definição do Usuário Administrador do Centro de Administração
2.2.7 Definição de Data (AUTOMÁTICO)
2.2.8 Definição de palavras Chaves e Comentários Adicionais aos Documentos
2.2.9 Tipo de Acesso (PÚBLICO/ PRIVADO)