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Gestão Eletrônica de Documentos (INÍCIO DO PROJETO 1 (Requisitos…
Gestão Eletrônica de Documentos
INSTALAÇÃO WEB 3
Requisitos
Aprovação das partes interessadas, uma interface amigável é essencial no ganho de produtividade.
Integração com o ERP, disponibilização de documentos para todos na empresa.
Desempenho em rede compatível
Transferência dos dados para o computador, podendo gerar baixo desempenho por parte do sistema.
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Critérios de Aceitação
Aprovação das partes interessadas e aquisição de Hardware.
Hardware
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados ( capacidade de armazenamento / processamento)
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Espaço físico disponível para armazenar documentos gerados.
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Requisitos
Inventário, classificação e definição de documentos
Definição de software
Definir quantidade de usuários
Área geográfica dos usuários
Análise da infraestrutura
Estrutura e arquitetura de rede
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Este projeto possui 6 servidores
3 servidores virtuais
3 servidores físicos
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware
Critérios de Aceitação
Será finalizada ao fazer a aquisição e testes dos sistemas da instituição e ter o de acordo do gerente da área de TI
Piloto (1)
Testes
De hardware
De software (de modo geral).
De estresses do aplicativo
De estresses da rede
De estresses dos hardwares de apoio envolvidos.
De estresses da Web.
Apresentação de Resultados
Critérios de Aceitação
Será finalizada após de acordo gerente de TI.
Parametrização
Toda parametrização será feita pela consultoria (tempo determinado em contrato),após implantação será responsabilidade da instituição.
Perfis de Usuários
Usuário Leitor Privado
Apenas leitura
Usuário Redator
Elabora, revisa, atualiza documentos
Usuário de Comitê Fixo
Grupo que aprova todos os documentos
Usuário de Comitê Variável
Grupo responsável por um setor específico, aprovam,reprovam e dão sugestões.
Usuário Administrador de Documentos
Participa de todos os processos e determina o comitê responsável.
Usuário Administrador de Centro de Administração
Configura perfis
Cadastrar documentos
Campos Obrigatórios
Data
Palavras chaves
Comentário Adicional
Tipo de acessos
Processo de Alerta
Solta alerta na data prevista para revisão, para todas as partes
Após revisão encaminha para comitê de aprovação
Critérios de Aceitação
Será finalizada quando todos os usuários forem cadastrados no sistema (Sendo testada com usuários)
Suporte
O suporte deverá acompanhar a implantação
Disponibilizará um técnico da consultoria e um especialista da empresa para dar suporte a operação.
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
INSTALAÇÃO SERVIDOR 4
Software
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
Política de segurança
Política de backup
Mapeamento dos processos
Software via internet, valor recorrente.
Sistema customizado e integrado
Integração com ERP e CRM.
A partir dos resultados de análise definição de :
Tipos de licença
Análise e implantação do fluxo
Prazos de circulação
Prazos da tabela de temporalidade
Perfil dos usuários
Níveis de acesso
Política e do software de backup
Política de mudança de fornecedor
Características / funcionalidades:
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria
Priorizar documentos sensíveis
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização
Integração com outros sistemas:
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos
Integração com o sistema de ERP da empresa.
Formatos proprietários
Flexibilidade
A instituição contratante não arcará com custos adicionais
Critérios de Aceitação
Será finalizado após confirmação que atende os requisitos
Instalação
Instalar em toda a instituição.
Critérios de Aceitação
Quando todos tem acesso ao sistema
ENCERRAMENTO 6
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
CONSULTORIA 2
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos.
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para software.
Definição do local de armazenamento;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Digitalização
Tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação).
O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Indexação
Atualmente existem disponíveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos.
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Escâneres de mesa (flat bed)
Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação.
A consultoria define que tipo de scanner usar, sendo necessária a apresentação de documento para comprovar o porquê da escolha.
Se aprovado dará seguimento, caso não será reavaliado.
Requisitos
Avaliação física dos documentos
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
Premissas
Treinamento de pessoas indicadas
Equipamentos que suportem o software
Critérios de aceitação
Verificação de documentação
IMPLANTAÇÃO 5
Instalação
Instalação de Hardware
Instalação de software
Critérios de Aceitação
Instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas
Treinamento
Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Ensinar os administradores
Disponibilizar manuais
Critérios de Aceitação
Será finalizado após 3 entregas:
1 Treinamento dos operadores de suporte
2 Treinamento administradores
3 Treinamento de usuários que farão para consulta
Piloto (2)
Migração para o site do cliente.
Reinstalação dos equipamentos.
Fazer as configurações de rede.
Definir as permissões de acesso
Testes
Teste de equipamentos
Teste de Hardware
Teste de Software
Testes de estresses
Aplicativo
Rede
Hardware de apoio
web
Critérios de Aceitação
Será finalizado quando não houver nenhum incidente aberto
Acompanhamento
Definir o analista do sistema
Definir analista de suporte do cliente
Critérios de Aceitação
Será finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada
INÍCIO DO PROJETO 1
Descrição do projeto
Implantação de um sistema GED para controle e gerenciamento de documentos.
Objetivo
Organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações
Fatores Críticos de Sucesso
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Apoio dos executivos da instituição.
Necessidades de Negócio
Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade
Requisitos
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição.
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto
Identificação e análise do fluxo das informações
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos
Definir gerente do projeto
Definir Cronograma
Definir Premissas
Orçamento
Restrições