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PROJETO GED (CONSULTORIA (Digitalização (Tratamento arquivístico, Seleção,…
PROJETO GED
TERMO DE ABERTURA
Necessidades do negócio
Fatores críticos de sucesso
DECLARAÇÃO DO TRABALHO
Objetivos do
projeto
Ferramenta de apoio
Encaminhamento
Uso da tecnologia
Localização das informações
Eficiência no recebimento
Facilitação do acesso à internet / intranet
INSTALAÇÃO WEB
Hardware
Interface amigável
Integração com o ERP para disponibilidade de documentos
Hardware para armazenagem física
Desempenho em rede: Avaliação da estabilidade do produto
Nobreaks
Transferência das atividades para o computador
Backup
Realização de testes de estresses
Climatização
Estações de trabalho
Servidores de banco de dados
Físico
Virtual
Impressoras
Segurança física
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Instituição
Empresa
Prestadores de serviço: Validade de 1 ano
Termo aditivo de contrato
Termo de entrega
Entregas conforme escopo
Informações de questões em aberto
Termo de aceite da entrega
Assinatura dos participantes
INSTALAÇÃO DE SERVIDOR
Software
Política de segurança: Já estabelecida
ERP e CRM
Política de backup: Já estruturada
Inventário e classificação dos documentos a serem digitalizados
Software via internet, pagando pelo uso
Mapeamento dos processos e dos tipos de documentos do inventário
Customizado e integrado aos aplicativos existentes
Características
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo dos papéis
Expedição do sistema
Trilhas eletrônicas de autoria
Recuperação de documentos
Definição de referências cruzadas
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Aceitação
Testes
Treinamento
Acompanhamento
Piloto II
Migração para o site do cliente
Reinstalação de equipamentos
Permissões de acesso
Query change
CONSULTORIA
Adotado modelo SAAS: Responsável por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema
Definição do local de
armazenagem
Inventário e classificação dos documentos
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física
Instituição da comissão permanente de avaliação de documentos
Digitalização
Tratamento arquivístico
Seleção
Organização
Identificação
Critérios de
aceitação
Indexação
Escâneres de mesa