Коммуникации с участниками
Поскольку эффективная коммуникация с участниками может существенно повлиять на их количество и настрой, решила вынести этот аспект подготовки события в отдельный пункт. По большей части это советы, как коммуницировать с гостями до события:
Организуйте «виртуальное представительство события» – сайт или группу в соцсетях, где будет сосредоточена вся информация о событии.
Не забудьте указать контактные данные координатора: кому-то будет удобнее написать вам в контакте, а кто-то предпочтет email, skype или телефон. Поскольку в ваших интересах собрать нужное количество участников, не поленитесь указать несколько разных способов связи с вами.
Промо должно начинаться не позже чем за неделю до даты события. Если вы проводите событие в первый раз, то лучше за две недели уже начать активно говорить о нем. У людей могут быть планы, и ваше событие должно в них вписаться, поэтому лучше начать заранее, чем потом потерять ценных гостей.
Время печатных афиш уже прошло. Взамен используйте соцсети: придумайте хэштэг для своего события, расскажите о нем участникам, включите его в промо, повесьте таблички с хэштэгом в месте проведения события, устройте конкурс на лучший твит или фото в инстаграме — все это поможет увеличить публичность вашего события и совсем ничего не стоит ни вам, ни участникам.