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GED (1. Consultoria (Digitalização dos Documentos (Organização (Indexação,…
GED
1. Consultoria
Armazenamento
Definição e Contratação da Empresa Especializada pela Guarda Física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Definição do Local de Armazenamento
Digitalização dos Documentos
Seleção
Identificação
Organização
Arranjo
Descrição
Indexação
Confirmação de que todos os documentos estão no servidor
Instalação dos Equipamentos para digitalização
Tratamento Arquivístico
Verificação da existência de documentos encadernados
Aquisição de outro tipo de Scanner
Verificação se as ampliações fotográficas contemporâneas estão em bom estado
Parametrização
Usuários
Definição dos perfis de usuários
Cadastro de usuários
Processos de alerta
Definição de campos para cadastro de documentos
Testes e treinamentos
Suporte
Suporte à implementação
Teste
Treinamento
Disponibilização de manuais
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Treinamento dos operadores de suporte
Treinamento de usuários
Acompanhamento
Suporte à operação
2. Instalação Web
Definição do Software
Aprovação das partes interessadas
Aprovação do patrocinador da aquisição do Hardware
Hardware
Aquisições
Sistema de climatização
Nobreaks
Scanners
Estações de trabalho
Servidores
Impressoras
Sistema de backup
Sistema de segurança
Testes dos sistemas
Piloto I
Montagem e instalação
Elaboração do Mock-up
Testes
Realização dos testes
Software
Hardware
Testes de estresse
Hardware de apoio
Aplicativo
Rede
Web
Apresentação e análise dos resultados
Atestado de conformidade
3. Instalação Servidor
Software
Análises
Classificação de documentos existentes
Definição da forma de armazenamento
Definição do tempo de arquivamento
Definição do Software
Captura de dados
OCR
SGDB
Software GED
Definição dos tipos de licença
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Integração com outros sistemas
Sistemas eletrônicos
Sistemas de disco ópticos
Integração com o sistema de ERP da empresa
Processamento de dados
Fac-símile
Definição da política de mudança de fornecedor
Aprovação pelo gerente de TI
Instalação
Instalação do software no servidor
Instalação do software nas estações clientes
Confirmação de acesso ao sistema
4. Implantação
Instalação
Instalação do software
Instalação do hardware
Piloto II
Migração para o site do cliente
Definição de permissões de acesso
Definição de novas configurações de rede
Reinstalação do equipamento
Validação da estrutura
Validação dos primeiros testes
Testes
Teste de hardware
Teste de software
Testes de estresse
Aplicativo
Rede
Hardware de apoio
Web
Apresentação e análise dos resultados
5. Encerramento
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
Assinatura dos participantes autorizando o encerramento do
projeto