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Gestão Eletrônica de Documentos (Termo de Abertura do Projeto (Requisitos,…

- - - - Composto por Servidores
      - Composto por Conectividade
      - Composto por Segurança
  - - - Será considerada finalizada com a constatação dos documentos no servidor
    - - Identificação
      - Seleção
      - Organização
        
        Descrição
        
        Indexação
        
        Arranjo
      - Observar os tipos documentais e sua quantificação
      - Observar características físico-químicas
    - - Examinar minuciosamente o suporte original
        
        Considerar suas características físicas
        
        Considerar estado de conservação
        
        Escâneres de mesa (flat bed)
        
        Requisitos
        
        Ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
        
        Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
        
        Realizar documentação com as informações pertinentes do caso necessário utilização de outra “ferramenta”
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
- - - - Decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
  - - - Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
      - Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
      - Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
      - 3 Servidores virtuais
      - Área geográfica dos usuários relacionados no item três
      - 3 Servidores físicos
      - Número de usuários que utilizarão o sistema
      - Definição dos softwares necessários
      - Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
    - - Espaço físico disponível para estrutura de hardware
    - - Após a aquisição e testes dos sistemas da instituição, confirmando o funcionamento conforme especificado
  - - - Revendedor junto ao usuário deve planejar as fases de testes e apresentação
      - Hardware
      - Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
      - Testes de estresses do aplicativo
      - Testes de estresses da rede
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
      - Testes de estresses da Web
    - - O sistema consegue atingir o objetivo?
      - Qual o número máximo de transações realmente possível?
      - Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
      - Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware
    - - Acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto
  - - - Visualizam a criação, revisão ou alteração
      - Emitem parecer sobre o documento, seja para aprovação ou comentário de sugestão ou solicitação de revisão/alteração de um item do documento
      - Aprovação de novos documentos, assim como alterações ou atualizações
    - - Emitem seu parecer sobre o documento
      - Aprovar, reprovar ou sugestionar alterações
      - Recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor
    - - Elaborar documentos novos
      - Revisar ou atualizar os já existentes
      - Solicitar que um documento fique obsoleto
      - Prorrogar data de revisão
    - - Analisa padrões do documento
      - Seleciona a qual comitê o mesmo deve seguir
      - Participa de todos os processos que envolvam a criação, revisão, alteração, correção
      - Devolve documento para o usuário criador caso tenha reprovação
      - Efetua a publicação
    - - Apenas para leitura no portal
    - - Cadastrar portais e pastas
      - Consultar relatórios
      - Configurar perfil de usuários
    - - Finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil
  - - - Finalizado após testes e treinamento com os usuários após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
- - - - Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
      - O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
      - O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
      - Integração com ERP e CRM
      - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
      - Após resultados da análise
        
        Definição dos prazos da tabela de temporalidade
        
        Definição do perfil dos usuários
        
        Definição dos prazos de circulação
        
        Definição dos níveis de acesso
        
        Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
        
        Definição da política e do software de backup
        
        Definição dos tipos de licença
        
        Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
    - - GED
      - OCR
      - SGBD
      - Captura de dados
      - Adotar modelo Software como Serviço (SaaS)
    - - Gerar uma relação de todos os documentos
      - Classificar documentos por tipo e nível de acesso
      - Tempo de arquivamento
      - Definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los
    - - Após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto
    - - Prioridade a documentos específicos
      - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados
      - Gerenciamento do fluxo de papéis
      - Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
      - Velocidade de transmissão
      - Recuperar documentos de um disco óptico
    - - Verificar a portabilidade dos arquivos gerados
      - Verificar a portabilidade dos arquivos gerados
      - Sistemas de discos farão interface com outros sistemas eletrônicos
      - Escolher um software flexível
  - - - Assim que todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado
- - - - Grupo de usuários deve receber instruções necessárias
      - Tempo
      - No local de trabalho
      - Montar grupos com até 10 usuários sem interrupção
      - Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
      - Participação do RH no planejamento e administração
    - - Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
      - Manual para Operação do Software: captura e digitação
      - Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
    - - Segundo treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED
      - Terceiro treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos
      - Primeiro treinamento dos operadores de suporte
      - Treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH
      - A finalização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH
  - - - Assim que 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED
  - - - Hardware
      - Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
      - Testes de estresses do aplicativo
      - Testes de estresses da rede
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
      - Testes de estresses da Web
    - - O sistema consegue atingir o objetivo?
      - Qual o número máximo de transações realmente possível?
      - Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
    - - Finalizar no período final sem haver nenhum incidente em aberto ou pendente referente ao sistema GED, ou problema ainda sem solução