Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos

  1. Planeacion: Selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para lograrlos; lo anterior requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas.
  1. Tipos de planes
  1. Misiones o propósitos: La función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o de cualquiera de sus partes.
  1. Objetivos o metas: Los fines hacia los que se dirige la actividad.
  1. Estrategias: Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
  1. Políticas: Declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones.
  1. Procedimientos: Planes que establecen un método de actuación necesario para soportar actividades futuras.

6.Reglas: Establecen las acciones —o su ausencia— específicas necesarias en las que no se permite la discreción.

  1. Programas: Complejos de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.
  1. Presupuesto: Informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos.

3.Pasos de la planeación

  1. Estar atentos a las oportunidades: Todos los gerentes deben echar un vistazo preliminar a las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera integral,
  1. Establecer objetivos: Los objetivos especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe hacerse, dónde debe colocarse el interés primario y qué es lo que debe lograrse con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
  1. Desarrollar premisas: Supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan.
  1. Determinar cursos alternativos: El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son muy evidentes.
  1. Evaluar cursos alternativos: Un curso puede parecer el más rentable, pero requerir de un fuerte desembolso de efectivo y tener una lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable, pero suponer menos riesgo; otro más puede adecuarse mejor a los objetivos de largo plazo de la compañía.
  1. Seleccionar un curso: Éste es el paso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisión
  1. Formular planes derivados : Cuando se toma una decisión raras veces la planeación está completa y se requiere un séptimo paso: casi siempre se necesitan planes derivados para apoyar el plan básico.
  1. Cuantificar los planes mediante presupuestos: l presupuesto general de una empresa representa la suma total de ingresos y egresos, con las utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la hoja de balance general, como los gastos de caja y capital.
  1. Coordinación de planes a corto y largo plazos:Los gerentes responsables deben revisar y analizar continuamente las decisiones inmediatas para determinar si contribuyen a los programas de largo plazo.
  1. Objetivos: Fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.

Objetivo verificable : Es cuando al final del periodo puede determinarse si se ha logrado.

Naturaleza de los objetivos:Los objetivos establecen los resultados finales, y los generales deben apoyarse en los particulares. Así, éstos forman una jerarquía, es decir, una red.

Jerarquía de los objetivos

  1. Misión
  1. Objetivos generales de la organización
  1. Objetivos generales mas específicos.
  1. Propósito socioeconómico
  1. Objetivos divisionales
  1. Objetivos departamentales y de unidades
  1. Objetivos individuales

Establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional: El consejo directivo y los gerentes de más alto nivel están muy involucrados en la determinación del propósito, el proyecto y los objetivos generales de la empresa, así como en los objetivos generales más específicos de las áreas de resultados clave.

Multiplicidad de objetivos: Por lo general hay múltiples objetivos dado que las realidades de las organizaciones así lo demandan. Estos objetivos variando dependiendo de la empresa.

Cómo establecer objetivos:

Objetivos no verificables

Objetivos verificables

  1. Mejorar las comunicaciones
  1. Mejorar la productividad del departamento de producción
  1. Obtener utilidades.
  1. Desarrollar mejores gerentes
  1. Instalar un sistema de cómputo.
  1. Aumentar la producción en 5% para el 31 de diciembre de 2011, sin costos adicionales y con el nivel de calidad actual.

  1. Diseñar y realizar un programa interno de 40 horas sobre los fundamentos de la administración.
  1. Publicar un boletín mensual de dos páginas a partir del 1 de julio de 2011, que involucre no más de 40 horas de trabajo en su preparación (después de la primera edición).

  1. Instalar un sistema de control computarizado en el departamento de producción.
  1. Lograr un rendimiento sobre la inversión de 12% al final del año fiscal en curso.

Objetivos cuantitativos y cualitativos: Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables, lo que significa que puede contestarse esta pregunta: ¿cómo sé si al final del periodo se alcanzó el objetivo? Por ejemplo, el objetivo de obtener una utilidad razonable no establece cuál debe obtenerse y qué es razonable para el subordinado, lo que puede no ser del todo aceptable para el superior

Pautas para establecer objetivos: La lista de objetivos no debe ser demasiado larga, pero debe cubrir las principales características del puesto.

6.Conceptos en evolución de la administración por objetivos

Administración por objetivos (APO) Amplio sistema administrativo que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y, por tanto, eficaz, de objetivos organizacionales e individuales.

8.Ventajas y debilidades de la administración por objetivos

Ventajas:
• Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.
• Precisión en las funciones y estructuras, así como en la delegación de autoridad según los resultados esperados de las personas que desempeñan las funciones.
• Fomento al compromiso con las metas personales y las de la organización.
• Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas

Debilidades: El fracaso en la enseñanza de la filosofía de la APO es una de las debilidades de ciertos programas: los gerentes deben explicar a sus subordinados qué es, cómo funciona, por qué se hace, qué función tendrá en la evaluación del desempeño y, sobre todo, cómo pueden beneficiarse los participantes.

Nombre: Cristian Noguera