Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
U9 TRAMITACIÓN DE DOCUMENTACIÓN (Según la función para lo que se crearon…
U9 TRAMITACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
1.
Archivos y carpetas digítales
Archivo:
espacio que reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de info.
Nombre:
está formado por un nombre, un punto y una extensión.
La extensión
: indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere el ordenador para visualizarlo o editarlo.
Ventajas
:elimina los procesos de impresión,permite un acceso rápido y fácil a la info., reduce el tiempo profesional en la búsqueda de datos manuales.
Inconvenientes
:Necesidad de depurar los archivos fecuentemente, desgaste y riesgo de rotura, pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos.
Carpeta digital
: al contenedor virtual donde se guardan archivos de datos.
Los programas gestores o administradores de archivos
: son utilidades que permiten manipular archivos directamente.
2.
Tipos de archivos informáticos
Según los datos almacenados
Ejecutables
:son aquellos que almacenan instrucciones que inician procedimientos en el ordenador.
No ejecutables
: Son archivos que no contiene instrucciones de procesos para el ordenador y se pueden clasificar de forma
Según su uso
Permanentes
:la info. que contiene varía poco a lo largo el tiempo.
Permanentes
:la info es utilizada para consulta
De situación:
se actualizan para adaptarlos a las nuevas situaciones.
De información
:se guardan para consultar posteriormente
De trabajo o maniobra
: su permanecerá está limitada a la ejecución del programa.
Según la función para lo que se crearon
Archivo maestro:
contiene información global que se actualizará cada cierto tiempo.
Archivo de transacciones
:en el que se van guardando los archivos o las operaciones ccon un sistema
Archivo de reporte o noticias
: archivos imprescindibles para el usuario que son generados en los procesos
Archivos de trabajo:
archivos imprescindibles para el usuario que son generados en los procesos
Archivos de programas
: son ejecutables
De textos:
archivos que contienen informacion de ayuda y del sistema
3.
Requisitos y elementos de los archivos electrónicos
Requisito
Autenticidad
:aquel documento que puede probar que es lo que afirma ser.
Integridad
:es un documento completo e inalterado
Conservación
:se puede acceder a él durante un largo periodo de tiempo
Disponibilidad
: la infor. del documento está protegida frente a los usuarios no autorizados
Confidencialidad
: la info. del documento está protegida frente a los usuarios no autorizados
Un documento electrónico está compuesto
Firma
Metadatos
Archivo
4.
Creación de un archivo digital
Las tecnologías de la información:
permiten la creación de archivos digitales que se guardarán en la memoria del ordenador , un servidor o una unidad de almacenamiento externo.
Trae consigo la necesidad de
organizar y almacenar
la información recopilada.
Como complemento a los archivos PDF crear archivos en
formato
TIFF para que sirvan como copia de seguridad
5.
Operaciones con archivos digitales
abrir
asignar
cerrar
proteger
actualizar
consultas
8.
Expurgo en los archivos
de oficina o gestión
no crear un archivo innecesario es la mejor forma de expurgo
los borradores
los archivos de datos
archivos de apoyo informativo
Expurgo en el archivo general
:reduce espacio y costes
los archivos que la empresa considere que
carecen valor
documentos que hayan pasado el
plazo obligatorio
11.
Los archivos y la Administración Pública
Normativa: Ley 11/2007, de 8 de noviembre
de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servios Públicos reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las adm.públicas
El
Real Decreto 1780/2011, de noviembre
por el que se establece el Sistema Español de Archivos
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Es una entidad que vela por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales y actuá de forma indepedniente de la adm.pública de ella depende el
regristo general de protección de datos.