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Tema 9: Tramitación de documentación (3 Requisitos y elementos de los…
Tema 9: Tramitación de documentación
1 Archivos y carpetas digitales.
1.1 Definición
La RAE define archivo, como el <<espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador parta almacenar porciones de información>> En informática se llama carpeta digital al contenedor virtual donde se guardan los archivos.
1.2. Ventajas e inconvenientes del archivo digital.
Ventajas:
Elimina los procesos de impresión
Elimina el extravío físico
Acceso rápido y fácil a la información.
Reduce el tiempo en la búsqueda de datos
Agiliza el servicio a los clientes
Favorece la conservación de originales.
Permite una distribución de documentos.
Permite guardar la información en múltiples formatos.
Optimiza el espacio físico
Permite el uso simultáneo de un documento.
Inconvenientes:
Necesidad de depurar los archivos.
Desgaste y riesgos de rotura.
Perdida de tiempo en la búsqueda.
Incompatibilidad de programas.
Gran complejidad en los documentos.
Control de fiabilidad y autenticidad.
Cambios en la tecnología
Coste de lectores de documentos.
Se puede perder la información.
Tipos de archivos informáticos.
Los archivos informáticos se pueden clasificar:
• Según los datos almacenados.
♣ Ejecutables.
♣ No ejecutables.
• Según su eso.
☻
Permanentes
: La información varía poco a lo largo del tiempo:
♠ Constantes.
♠ De situación
♠ De información.
☻ De movimiento
: son archivos intermedios.
◘ De trabajo o maniobra.
• Según la función.
○Archivo maestro
○ Archivo de transacciones
○Archivo de reporte o noticias.
○ Archivos de trabajo.
○De textos.
3 Requisitos y elementos de los archivos electrónicos.
•
Autenticidad
: Es aquel documento que se puede probar.
◘ Que es lo que afirma ser.
◘ Que ha sido creado por la persona que lo creó.
◘ Que ha sido creado en el momento que se afirma.
•
Integridad
: Es un documento completo.
•
Conservación
: Se puede acceder a él durante un largo periodo de tiempo.
•
Disponibilidad
: La información del documento está a disposición de los usuarios.
•
Confidencialidad
: La información del documento está protegida.
4 Creación de un archivo digital
Las tecnologías de la información (TIC) permiten la creación de archivos que se guardarán en la memoria. Si un archivo en formato PDF es muy pesado, la solución es seccionar el archivo PDF del documento, en este caso se debe:
• No fraccionar el documento más que lo necesario.
•Utilizar una tabla que sirva de guía.
• Seccionar si el documento ocupa más de 25 megabytes.
Operaciones con los archivos digitales.
Las operaciones más habituales son las siguientes:
• Abrir: es establecer un canal de comunicación entre un programa y el archivo. los motivos pueden ser:
◘ El archivo se ha localizado pero el usuario no tiene permiso.
◘ El formato del archivo es incompatible.
◘ El archivo está dañado.
◘ El antivirus lo bloquea por detectar amenaza.
•Cerrar: cancelar el canal de conexión establecido entre el programa del usuario y el archivo.
○ El archivo no está abierto.
○ No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo debido a fallos en el hardware.
○ No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo, por falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento
El archivo está dañado.
•
Asignar
: es asociar un nombre de archivo con un identificador válido en el lenguaje del programa que se creó.
•
Proteger
: establecer permiso sobre archivos para controlar quién puede o no modificar.
•
Actualizar
: escribir o modificar: cambio de contenido.
•
Consultas o lecturas
: acceso a los datos.
•
Eliminar
: suprimir.
•
Clasificar
: organizar.
•
Unir
: combinar dos o más archivos o carpetas.
•
Dividir
: es partir un archivo o carpeta en dos o más.
•
Importar
: ampliar un archivo o carpeta.
•
Exportar
: generar un nuevo archivo
•
Respalda
: Hacer copias de seguridad.
•
Cambiar propiedades
: si se desean establecer restricciones o incluso ocultar para no ser visto.
•
Expurgar
: Se puede decir que es limpiar de contenido.
8 Expurgo en los archivos de oficina o gestión.
Todos los archivos son sometidos al
expurgo
y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán eliminados, pero otros puede que sean guardados como archivos históricos o de memoria de la organización.
11 Los archivos y la Administración Pública.
1.1 Normativa.
La siguiente normativa regula los archivos electrónicos en ámbito de la administración del Estado:
• La
Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
• El
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre
, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
11.2. Agencia Española de Protección de datos.
La
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
es una entidad que vela por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales. De ella depende el
Registro General de Protección de Datos (RGPD)