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Tramitación de documentación (3. Requisitos y elementos de los archivos…
Tramitación de documentación
1. Archivos y carpetas digitales
Es una información almacenada.
El espacio de memoria donde se almacena la información.
Un
archivo digital
o
electrónico
es toda información almacenada en un formato que solamente un equipo electrónico puede procesar.
Carpeta digital
Contenedor virtual donde se guardan archivos de datos.
Son creadas por los usuarios para clasificar y guardar de forma lógica los archivos que tenemos en nuestro ordenador.
Los
programas gestores
o
administradores de archivos
Utilidades que permiten manipular archivos directamente . (Windows) Pueden ser archivos de imágenes, de programas, de texto...etc.
El
nombre
del archivo está formado por un nombre, un punto y una extensión.
La
extensión
indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere el ordenador para visualizarlo o editarlo.
1.2. Ventajas e inconvenientes del archivo digital
Ventajas
Permite guardar la información en múltiples formatos electrónicos. .
Agiliza el servicio a los clientes.
Elimina los procesos de impresión y gastos de papel.
Inconvenientes
Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en su modificación.
Necesidad de depurar los archivos frecuentemente.
Desgaste y riegos de rotura o pérdida por la manipulación.
2. Tipos de archivos informáticos
Según los
datos almacenados
No ejecutables:
no contienen instrucciones de procesos para el ordenador y se pueden clasificar de forma general.
Ejecutables:
almacenan instrucciones que inician procedimientos en el ordenador.
Según su uso
Permanentes:
la información que tiene varía poco a lo largo del tiempo.
Constantes:
la información es utilizada para consultarlo.
De situación:
se actualizan para adaptarlos a las nuevas situaciones.
De información:
Se guardan para consultar posteriormente.
De movimiento:
Son archivos intermedios. Se almacena la info. que se pasará a los archivos permanentes.
De trabajo o maniobra:
su permanencia está limitada a la ejecución del programa.
Según su función
Archivos de trabajo:
imprescindibles para el usuario que son generados en los procesos.
Archivos de programas:
Son ejecutables.
Archivo de reporte o noticias:
sirve para notificar los errores o las incidencias especiales ocurridas en las operaciones con un sistema.
De textos:
Archivos que contienen info. de ayuda y del sistema.
Archivo de transacciones:
Se van guardando los archivos o las operaciones para actualizar el archivo maestro.
Archivo maestro:
contiene información global que se actualizará cada cierto tiempo.
3. Requisitos y elementos de los archivos electrónicos
Autenticidad
Que es lo que afirma ser.
Integridad
Es un documento completo e inalterado.
Conservación
Se puede acceder a él durante un largo periodo de tiempo.
Disponibilidad
La info. está a disposición de los usuarios autorizados para acceder a ella.
Confidencialidad
La info. está protegida frente a los usuarios no autorizados.
Un documento está compuesto por los siguientes
elementos
Archivo
Firma
Metadatos
4. Creación de un archivo digital
La creación de un archivo digital trae consigo la necesidad de
organizar
y
almacenar
la información recopilada.
Es aconsejable crear archivos en
formato TIFF
para que sirvan como copia de seguridad y archivo maestro para futuras modificaciones.
Las
tecnologías de la información
permiten la creación de archivos digitales que se guardan en la memoria del ordenador. Posibilitan el acceso a la información.
Si un archivo PDF resulta muy pesado, la solución es
seccionar el archivo PDF
5. Operaciones con los archivos digitales
Operaciones más habituales
Asignar
Proteger
Abrir, cerrar
8.1. Expurgo en los archivos de gestión
Se confunde expurgo con eliminación: todos los archivos son sometidos al
expurgo
y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán eliminados, pero otros puede que sean guardados.
11. Los archivos y la Administración Pública
La
Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administraciones Públicas.
El
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre
, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos.
11.2. Agencia Española de la protección de datos
Es una entidad que vela por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales y actúa de forma independiente de la Administración Pública.
De ella depende el
Registro General de Protección de Datos
cuyo objetivo es proteger y controlar el derecho de información, el acceso, la rectificación.