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U9: Tramitación de documentación (Archivos y carpetas digitales (Carpeta…
U9: Tramitación de documentación
Archivos y carpetas digitales
Un archivo informático que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información.
Carpeta digital
Un archivo digital o electrónico es toda información almacenada en un formato que solamente un equipo electrónico puede procesar
En informática se llama carpeta digital al contenedor virtual donde se guardan archivos de datos.
Las carpetas son creadas por los usuarios para clasificar y guardar de forma lógica los archivos.
Los gestores o administradores de archivos
son utilidades que permiten manipular archivos directamente; permiten mover, crear, borrar y renombrar archivos y carpetas.
Los archivos pueden ser de diferentes tipos:
El nombre del archivo.
formado por un nombre, un punto y una extensión.
La extensión
indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere el ordenador para visualizarlo o editarlo.
Inconvenientes
Riesgos de rotura y desgaste.
Perdida de tiempo en la búsqueda.
Depurar archivos frecuentemente.
Ventajas
Elimina extravíos físicos de documentos.
Acceso rápido a la información.
Elimina procesos de impresión.
Tipos de archivos informáticos.
-Según su uso:
Permanentes:
su información varía poco a lo largo del tiempo.
Constantes: la info. es utilizada para consultar.
De situación: adaptarse a las situaciones.
De información: consultar posteriormente.
De movimiento:
-De trabajo o maniobra.
-Archivo maestro.
-Archivo de transacciones.
-Archivo de reporte o noticias.
-Archivos de trabajo.
-Datos almacenados:
No ejecutables: no contienen instrucciones y se pueden clasificar de forma general.
Ejecutables: aquellos que almacenan instrucciones que inician procedimientos.
Requisitos y elementos de los archivos
Conservación
Se puede acceder a él.
Disponibilidad
A disposición de los usuarios.
Integridad
Documento completo e inalterado.
Confidencialidad
Información protegida.
Autenticidad
Documento que afirma ser creado y enviado.
Creación de un archivo digital
Tecnologías de la información (TIC) permiten la creación de archivos digitales que se guardaran en la memoria .
En formato TIFF para que sirvan como copia de seguridad y archivo maestro para futuras modificaciones.
Utilizar una tabla que sirva de guía para no olvidar ninguna parte seccionada
Seleccionar si el documento ocupa más de 25 megabytes.
No fraccionar el documento más que lo necesario
Operaciones con los archivos digitales.
Más habituales:
Abrir: es establecer un canal de comunicación entre un programa y el archivo.
Cerrar: cancelar el canal de conexión establecido entre el programa del usuario y el archivo.
Asignar: es asociar un nombre de archivo con un identificador válido.
Proteger: permisos sobre archivos para controlar quién puede o no modificar, borrar o crearlos.
Expurgo en los archivos de oficina o gestión.
No crear un archivo innecesario es la forma de expurgo para la eficacia en la gestión de los archivos digitales.
8.1. Expurgo en los archivos de gestión.
Los borradores
Los archivos de datos
Los archivos de apoyo informativo
Archivos múltiples
Los archivos establecidos por la organización
8.2. Expurgo en el archivo general
El archivo electrónico reduce espacio y costes de mantenimiento.
El registro digital de documentos.
Para poder enviar documentos o entidades que reclamen una seguridad de la identidad del firmante o quien lo envía se necesita DNI electrónico (DNle).
Para utilizar el DNle se necesita:
Un hardware
Un software
Los archivos y la Administración Pública.
11.1. Normativa.
La Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
11.2. Agencia Española de Protección de Datos.
La (AEPD) es una entidad que vela por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales.
1.2.Ventajas e inconvenientes del archivo digital.