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U.9 Tratamiento de documentos (Tipos de archivos informáticos (Según la…
U.9 Tratamiento de documentos
Archivos y carpetas digitales
1.1 Difiniciones
Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tiene la misma estructura y que puede manejarse mediante una instrucción única
De esta dos definiciones podemos deducir que el archivo puede ser:
Una información almacenada
El espacio de memoria donde se almacena la información.
Así pues, un archivo digital o electrónico es toda información almacenada en un formato que solamente un equipo electrónico puede procesar
1.2 Ventas e inconvenientes del archivo digital
Ventajas
Agiliza el servicio a los clientes
Favorece la conservación de originales al no ser manipulados
Reduce el tiempo profesional en la búsqueda de datos manuales e incrementa la productividad
Permite una distribución masiva de documentos vía Internet o intranet
Permite un acceso rápido y fácil a la información
Permite guardar la información en múltiples formatos electrónicos
Elimina el extravió físico de documentos
Optimiza el espacio físico
Elimina los procesos de impresión y gastos de papel
Permite el uso simultaneo de un documento por varios usuarios
Inconvenientes
Incompatibilidad de programas porque no existe un estándar universal
Existencia de fiabilidad y autenticidad
Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en su modificación
Cambios en la tecnología digital
Desgaste y riesgo de rotura o perdida por la manipulación
Coste de adquisición de lectores de documentos
Necesidad de depurar los archivos frecuentemente
Se puede perder información al migrar de una tecnología a otra
Tipos de archivos informáticos
Según los datos almacenados
Ejecutables
No ejecutables
Según su uso:
Permanente
De situación
De información
Constantes
De movimiento
De trabajo o maniobra
Según la función para la que se crearon
Archivo de reporte o noticias
Archivo de trabajo
Archivo de transacciones
Archivo de programa
Archivo maestro
De texto
Requisitos y elementos de los archivos electrónicos
Requisitos
Integridad
Conservación
Autenticad
Disponibilidad
Confidencialidad
Un documento electrónico esta compuesto por los siguientes elementos:
Firma
Metadatos
Archivo
Creación de un archivo digitales
Las tecnologías de la información (TID) permite la creación de archivos digitales que se guardan en la memoria del ordenador, un servicio o una unidad de almacenamiento externo
Cuando se quiere almacenar y recuperar la información es importante que se afectue en el mayor tiempo posible y se recupere exactamente igual que cuando se guardo
Si un archivo en formato PDF resulta muy pesado y difícil de manejar por un usuario, la seccionar el archivo PDF del documento
Utilizar una tabla que sirva de guía para no olvidar ninguna parte seccionada
Seccionar si el documento ocupa mas de 25 megabytes
No fraccionar el documento mas que lo necesario
Operaciones con los archivos digitales
Las operaciones mas habituales son las siguientes:
Proteger
Actualizar, escribir o modificar
Asignar
Consulta o lectura
Cerrar
No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo
El archivo esta dañado
El archivo no esta abierto
Eliminar
Abrir
El formato del archivo es incomparable con los programas instalados
El archivo esta dañado
El archivo se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder a este
El antivirus lo bloquea por detectar amenazas de la presencia de algún virus
Clasificar
Unir
Dividir
Importar
Exportar
Respaldar
Cambiar propiedades
Expurgar