Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Arhiivihalduse protsessiskeemi koostamine (dokumendi poolpassiivne (alates…
Arhiivihalduse protsessiskeemi koostamine (dokumendi poolpassiivne (alates dokumentide eraldamisest asjaajamisest)ja passiivne etapp).
Korrastab arhivaar, sekretär (väiksem organisatsioon)
Lühiajalised võib ka anda üle arhiivihoidlasse, aga ei pea korrastama
Dokumentide laenutamine ja kasutamine. Kasutamine võib toimuda kohapeal. Laenutamise puhul registreerida (kes võttis, kuna tagastamine).
-
Üleandmiseks tuleb: 1) saata taotlus avalikule arhiivile 2) koostada arhiiviskeem ja nimistu 3) avalik arhiiv kontrollib üleandmisel arhivaalide kirjeldust, korrastatust, olemit ja seisundit ja need fikseeritakse olemiaktis.(Olemikontrolli käigus avastatud puudused kõrvaldab üleandja need omal kulul).
-
Kui ollakse kindlad, et dokumente võib hävitada, tuleks koostada hävitamisakt.
Hävitamisakt peab sisaldama:
1) sarjade tähiseid ja pealkirju
2) piirdaatumeid
3) hulka
4) viidet õigusaktile
5) dokumentide säilitustähtaega
6) kui palju on dokumente kokku, kelle poolt ja mil viisil need hävitatakse
-
Hindamine- arhiivile taotluse esitamine - hindamisprotsessi algatamiseks (vajadusel, kui ei ole hinnatud)
Kooskõlastamine
Liigitusskeemi märkida, et arhiiviväärtuslik
Dokumendid on lõpetatud asjaajamises, eraldamine asjaajamisest.
-
-
(Pikaajalised) Arhiivi korrastamine - mittearhiivisaine eemaldamine, puhastamine ja parandamine, lehtede nummerdamine ja järjestamine, tühjade lehtede asetamine, kinnituskirje vormistamine, kinnitamine.
Karbistamine ja karpide tähistamine. Karbid pannakse laudile(3 karpi ülespoole). 2cm õhuvahe, et lihtne võtta. Alt ülesse hakkad täitma. Paremalt vasakule.
Arhivaalide ettevalmistamine arhiivi andmiseks - arhiivikirjelduse koostamine - arhiivinimistu ja arhiiviskeem.
-
Avaliku arhiivi olemikontroll ja korrastuskontroll - sest võetakse aind nõutekohased arhivaalid vastu.
Vormistatakse üleandmis ja vastuvõtu akt . st, et on üleantud.
Arhiivi ülevaatesse teha märkus, et üleantud RA ja akti nr ja kuupäev kuna on üleantud. Inventuuriks vajalik(olemikontroll)
Otsus, kas hävitamiseks või vajadusel kasutamine
Enne hävitamist tuleks kindel olla, et dokumentide hulgas ei ole selliseid dokumente, millel on veel praktiline või siis nn lisaväärtus. Sellisel juhul säilitustähtaega pikendada.
-
-
-
Arhiiviülevaatesse märk teha, et hävitatud ja hävitamisakt, kuupäev ja number