Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

สรุป การจัดเอกสาร (ระบบการเก็บเอกสาร (1. การเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร…

- - - - การเก็บรักษา
        
        1.การเก็บในระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้
        
        2.เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา
      - การควบคุมงานเอกสาร
      - 2.การกำหนดหน้าที่และ
        โครงสร้างของงานเอกสาร
      - 1.การวางแผน
        
        การเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร วัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร กำลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งกำหนดนโยบายปฏิบัติงานต่าง ๆ
      - การทำลายเอกสาร
        
        อายุการเก็บเอกสาร
        
        เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 5 ปี
        
        หลักฐานการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน
        
        สัญญาเงินกู้ที่ชำระเสร็จสิ้นแล้ว
        
        เอกสารที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป
        
        ทะเบียน
        
        หุ้นส่วนทะเบียน
        
        เอกสารก่อตั้งบริษัท
        
        ข้อปฏิบัติต่าง ๆ
        
        รายงานการประชุม
        
        เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10 ปี
        
        เอกสารการชำระภาษีอากร
        
        ใบเสร็จรับเงิน
        
        เอกสารประกอบการลงบัญชี
        
        เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 2 ปี
        
        บริการ
        
        ค่าเช่าต่างๆ
        
        หลักฐานการจ่ายค่าแรง
        
        ทะเบียนประวัติพนักงานที่ออกแล้ว
        
        เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 1 ปี
        
        เอกสารทั่วไปที่ไม่มีความสำคัญ
        
        ขั้นตอนการทำลายเอกสาร
        
        ขั้นที่สอง ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลาย
        
        ขั้นที่สาม ควบคุมการทำลายตั้งต้นจนจบ เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา เช่น ไม่ปรากฏข้อความใด ๆ
        
        ขั้นแรก ต้องทำเรื่องของอนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้น ๆ แล้ว
        
        คุณค่าของเอกสารลับ 5 ประการ
        (เก็บไว้ไม่ทำลาย)
        
        คุณค่าทางวิจัย ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้ สามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงาน หรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการ
        
        คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย ไม่ว่าบริษัทนั้น ๆ จะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้ว
        
        คุณค่าทางด้านการบริหาร มักได้แก่ ระบบคำสั่งคู่มือ การปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน เก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติต่อ ๆ ไป
        
        คุณค่าทางกฎหมาย มีคุณค่าในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งสิ้น สามารถนำไปแสดงต่อศาลได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น
        
        คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร เช่น คำปราศรัย สุนทรพจน์ ฯลฯ ซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี
      - 3.การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร
    - - การจัดเก็บเอกสาร (Filling) หมายถึง จำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในการนำมาใช้เมื่อต้องการ
      - เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม และวัตถุอื่น ๆ เช่น จดหมายโต้ตอบ บัตร เทป หรือไมโครฟิล์ม เป็นต้น
      - การบริการงานเอกสาร (Records management) หมายถึง ดำเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอน
      - เครื่องทำลายเอกสาร (Shredder)
        
        เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายเอกสารทั่วไปได้ประมาณครั้งละ 11 แผ่น โดยใช้ความเร็วประมาณนาทีละ 11 เมตร เหลือเอกสารที่ถูกทำลายแล้วเพียง 2 มิลลิเมตร
        
        ระบบครอสคัทจากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลิปกระดาษหรือลวดเย็บ ซึ่งติดไปกับเอกสารได้โดยไม่ทำให้ใบมีดสึกหรอ
    - - เอกสารที่ไม่เป็นรูปเล่ม
        
        จดหมาย
        
        บันทึก
        
        แบบฟอร์ม
        
        ใบปลิว
        
        แผ่นพับ
        
        โปสเตอร์
      - เอกสารที่เป็นรูปเล่ม
        
        หนังสือ
        
        นิตยสาร
        
        วารสาร
        
        จุลสาร
- - - - ของไทยเรียงจาก ก-ฮ
      - ของอังกฤษเรียงจาก A-Z